Archivierung von Dokumenten sicher auslagern

Geschäftsunterlagen sicher outsourcen ist eine clevere Alternative, die für Sicherheit sorgt, Arbeitszeit einspart und auch wertvollen und teueren Büroraum einspart, zudem trägt es zur Rechtssicherheit bei. Das Outsourcing von Akten, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen oder von sonstiger hoher Bedeutung für ein Unternehmen sind, ist eine clevere Idee, die nicht nur für laufende Unternehmen interessant ist, sondern auch im Insolvenzfall oder bei Geschäftsaufgabe.

Büro und Aktenordner

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Jedes Jahr fallen bei Unternehmen, aber auch bei Selbständigen und Gewerbetreibenden wie auch Freiberuflern eine Unmenge von Unterlagen an, nicht nur Rechnungen, sondern auch Geschäftsbriefe, Jahresabschlüsse, Kontounterlagen, Anlagespiegel und vieles mehr, was ganze Aktenordner füllt, die alle Platz zur sicheren Aufbewahrung benötigen und zudem nach Ablaufzeit der Aufbewahrungspflichten termingerecht entsorgt werden wollen. Viele dieser Unterlagen gilt es für bestimmte Zeiträume aufzubewahren, mindestens 6 Jahre, viele Unterlagen sogar 10 Jahre und manche auch noch länger. In gewisser Hinsicht noch gravierender gilt dies natürlich für Unternehmen in Insolvenz oder auch bei gewöhnlicher Geschäftsaufgabe, denn auch hier müssen dennoch die Unterlagen weiter aufbewahrt werden, andererseits sind aber oft die Geschäftsräume dazu nicht mehr vorhanden.

Clevere Lösung: Archivierung von Dokumenten bei BlitzArchiv

Eine Alternative / Lösung ist hier der Service von BlitzArchiv zur Archivierung von Dokumenten, einer äußerst cleveren und innovativen Idee, die aus der Erfahrung mit einem eigenen Schaden des Gründers entstanden ist und die auch bereits verdientermaßen einen Innovationspreis erhalten hat. Das BlitzArchiv löst viele Probleme rund um die sichere und fristgerechte Archivierung und Einlagerung von Geschäftsunterlagen:

  • Sicherheit: Die Unterlagen werden „verschlossen, anonym (Zahlencode statt Firmenname), beschützt, getrennt, überwacht, versichert“ aufbewahrt. Zäune, Tore, verschlossene Sicherheitstüren, Sprinkler-, Brandschutz -, Alarm- , Video- und Zugangskontrollanlagen wiederum sorgen für Schutz gegen kriminelle Aktivitäten sowie Risiken durch Schäden. Mehr noch: der Datenschutz ist so durchdacht, dass Verwaltung und Lager voneinander getrennt sind, vielmehr kümmert sich ein Robotersystem um die eingelagerten Kartons mit den ja oft sensiblen Daten. Unternehmensdaten sind also anders als oft bei Lagerung in eigenen Räumen sehr sicher gelagert bzw. es entfallen die Kosten für vergleichbare Sicherheitsmaßnahmen in eigenen Räumlichkeiten, sofern überhaupt umsetzbar.
  • Zeitersparnis: Der Service beinhaltet sowohl die fristgerechte Aufbewahrung als auch die fristgerechte Entsorgung (wenn gewünscht) der Geschäftsunterlagen unter Berücksichtigung gesetzlicher Auflagen, was hohen zeitlichen Aufwand und damit auch Personalkosten in den eigenen Räumen einspart.
  • Senkung des Raumbedarfs / eigene Mietkosten Einsparung: Büroraum ist mitunter knapp, gemieteter Büroraum oft auch teuer, daher möchte man diesen möglichst optimal für die aktuelle Geschäftstätigkeit nutzen und nicht für raumfüllende Lagerung. Noch deutlicher tritt dieser Aspekt natürlich zutage, wenn die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens und damit auch eventuell die Büro- oder Lagerräume aufgegeben wurde und dennoch Lagerraum für die ja nach wie vor aufzubewahrenden Unterlagen benötigt wird. Auf der Webseite von BlitzArchiv erhält man umfangreiche Informationen zum Thema unter dem Artikel „Aktenarchivierung im Insolvenzverfahren – ein Ratgeber“.

Alleine diese Vorteile der Archivierung von Dokumenten machen das Angebot von BlitzArchiv bereits zu einer attraktiven Lösung für viele Unternehmen

Wie funktioniert die Archivierung von Dokumenten bei Blitzarchiv?

Um das BlitzArchiv zur Einlagerung der eigenen Geschäftsunterlagen zu nutzen, benötigt man im Wesentlichen nur einen PC mit Internetzugang, mit dem sich dann alle Prozesse steuern lassen.

Mit dem angebotenen Preiskalkulator lassen sich die Kosten für den benötigten Zeitraum je nach Anzahl der Kartons oder Ordner und je nach Anwendungsfall bereits stabil kalkulieren. Der Anwendungsfall, z. B. Liquidation oder nach einem Jahresabschluss, ist dabei wichtig, damit die benötigte Aufbewahrungspflicht kalkuliert werden kann, man kann aber natürlich auch eigene Zeiten vorgeben.

Praktischerweise stellt der Anbieter auch sogenannte Blitzkartons zur Einlagerung bereit, welche inklusive einer Versiegelung zum Schutz gegen Manipulation kommen, wobei die Kosten aber erst ab dem Tag der Einlagerung berechnet werden. Hat man seinen Bedarf geordert, gilt es nur den gewünschten Abholtermin zu vereinbaren, die sogenannten Blitzkartons, wenn benötigt, werden natürlich vorher zugestellt. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht kann man seine Daten wahlweise zurückordern oder nach BDSG durch den Servicegeber vernichten lassen.

Und wenn man ein Dokument benötigt?

Büro Office Arbeitsplatz

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Benötigt man ein Dokument vorher, so kann man den entsprechenden Karton natürlich anfordern. BlitzArchiv stellt ein Softwareportal bereit, mit dem man seine Kartons bzw. Unterlagen bis hin zum Einsehen und Ausdrucken eines Vernichtungszertifikats einsehen und verwalten kann. Auf der Anbieterseite gibt es hier auch entsprechende Tipps, etwa zur Kennzeichnung, zum Vergeben von Stichwörtern etc.

Fazit BlitzArchiv: eine clevere Lösung zum sicheren und komfortablen Lagermanagement von Geschäftsunterlagen

Der Archivierungsdienst BlitzArchiv erhielt 2014 von der Software-Initiative Deutschland e.V. den „Innovationspreis 2014“ in der Kategorie „Prozessautomatisierung. Verdientermaßen, denn die Idee ist sehr durchdacht von der Abholung über die rechtssichere Lagerung und bei Bedarf Vernichtung bis hin zur Umsetzung von Sicherheit und Privatsphäre / Datenschutz der eingelagerten Daten auch durch die Trennung von Verwaltung und Lager, wobei der Anbieter die Möglichkeiten der heutigen Prozessautomatisierung und Robotik hier geschickt nutzt.

Der Service spart nicht nur Personal- und Lagerkosten ein, sondern sorgt auch automatisiert dafür, dass Daten rechtssicher aufbewahrt und eventuell zum richtigen Zeitpunkt vernichtet werden. Er entlastet damit das eigene Personal und die eigene Bürokratie – mehr Zeit, mehr Platz und weniger Kosten für das eigene Unternehmen, zumal das Sicherheitsniveau auf diesem Niveau auch nur zu hohen Kosten von kleinen Unternehmen umsetzbar wäre.

Besonders hervorzuheben sind auch die umfangreichen Informationen nicht nur zum eigenen Angebot, sondern auch zu den Themen Aufbewahrungspflichten, was geschieht mit Unterlagen bei Unsolvenz oder Liquidation und vielen mehr auf der Webseite des Anbieters, sodass die Seite auch vorab bereits sehr hilfreich ist.

Man kann all dies vom eigenen PC aus managen und wer jetzt interessiert ist, der sei darauf hingewiesen, dass es auch ein kostengünstiges Starterset gibt.

Das Angebot von BlitzArchiv ist nach unserer Meinung innovativ und vor allem ein sehr durchdachtes Lösungsangebot zum Thema Akteneinlagerung, welches konkrete Vorteile für Unternehmen und auch manchen Selbständigen bringt.

STRATO