Der Geschäftsbrief als Visitenkarte von Unternehmen

Potenzielle Mitarbeiter, zukünftige Vertragspartner und die internen Arbeitsprozesse müssen den Anforderungen und Kriterien des Geschäftsführers genügen und entsprechen. Doch umgekehrt sollte auch die eigene Außenwirkung ansprechend für Klienten und Bewerber sein. Dazu gehören kleine Formalitäten wie die hochwertige Gestaltung eines Geschäftsbriefes, der einen Teil der repräsentativen Funktion für das Unternehmen einnimmt.

Das Äußere: Der passende Umschlag

Geschäftsbrief Papier BriefumschlägeFür jeden Geschäftsbrief, der herausgeschickt wird, gilt das Prinzip der Einheitlichkeit. Dabei ist nicht nur das Layout des Anschreibens uniform zu gestalten ? Kunden und Geschäftspartner sollten darüber hinaus stets die gleichen Briefumschläge erhalten. Generell gilt, hochwertiges und festes Briefpapier zu verwenden, das in verschiedenen Designs und Stückzahlen mitunter bei http://www.brief-huellen.de/ zu finden ist. Damit der Brief auch wirklich eingeht und einen guten Eindruck hinterlässt, sollte der Absender in der linken, oberen Ecke, der Empfänger rechts unten platziert und die Adressblöcke mit dem Computer erstellt werden. Um den Vorgang zu erleichtern, ist vorzugsweise ein Briefumschlag mit Sichtfenster zu verwenden.

Das korrekte Layout des Anschreibens: Schrift, Ränder und Betreffzeile

Egal, ob man einen Werbebrief verfasst, Mahnungen erteilt, Angebote erstellt oder Geschäftsideen vermittelt ? als Visitenkarte des Unternehmens sollte ein Brief stets kundenfreundlich und seriös gestaltet werden. Die optimale Größe entspricht der Norm eines Standardbriefes von DIN 5008. Hinsichtlich der Seitenränder wurde im November 2011 eine Neuregelung verfasst, die einen linken und unteren Rand von 2,5 Zentimetern, einen oberen von 4,5 und rechten Seitenrand von zwei Zentimetern vorschreibt. Die Schriftgröße kann je nach Text zwischen elf und zwölf Punkt variieren ? ebenso wie die Schriftart, wobei Arial und Times New Roman als seriös gelten. Wichtig ist auch die Positionierung der Betreffzeile, die jeweils zwei Zeilen zwischen dem Datum und der Anrede platziert wird.

Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief

Selbstverständlich müssen Angaben zum Unternehmen gemacht werden, das den Geschäftsbrief in Sendung gibt. Hierbei kommt es darauf an, ob es sich im Handelsregister befindet oder nicht. Ist dies der Fall, muss neben dem Firmennamen die Handelsregisternummer, das Registergericht sowie die Rechtsform genannt werden. Handelt es sich bei der Firma um eine GmbH, sind der Aufsichtsratsvorsitzende sowie der oder die Geschäftsführer anzuführen. Im Falle einer Aktiengesellschaft muss zusätzlich der Vorstandsvorsitzende angegeben werden.

Der Inhalt: Präzise und positiv

Geschäftsbrief Papier StiftEs existieren keine exakten Vorschriften, wie ein Geschäftsbrief zu verfassen ist. Dies ist sowohl von der Art des Unternehmens als auch vom Anliegen abhängig. Grundprinzipien sind unter anderem eine ansprechende Leserfreundlichkeit, die durch verständliche und pointierte Sätze gegeben wird sowie das generelle Aussparen negativ wirkender Phrasen, die durch Fragen ersetzt und aufgelockert werden können. Darüber hinaus sind die sprachliche Gleichbehandlung der Geschlechter, eine Aktiv- statt Passivformulierung sowie die generelle Vermeidung des Konjunktivs beim Formulieren des Briefes ratsam.

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