Effizientes Dokumenten Management im Unternehmen mit PDF

PDF ist das Standardformat, mit dem Dokumente und das Management dieser insbesondere in Unternehmen beherrschbar werden. Das PDF-Format ermöglicht einen effizienten Austausch von Informationen im Unternehmen, ob intern oder extern, und es ermöglicht auch die rechtssichere Archivierung von Dokumenten inklusive von E-Mails. Der große Vorteil von PDF ist, dass dieses Format praktisch aus jedem Programm heraus erzeugt werden kann, mit geeigneten Lösungen auch nicht digital vorliegende Dokumente nachträglich ins digitale PDF-Format überführt werden können und nicht zuletzt, dass der Empfänger nicht unbedingt im Besitz des jeweiligen Ursprungsprogramms sein muss.

Dokumenten-Workflow mit PDF

Dokumente & Dokumentenmanagement

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Mit PDF lässt sich so ein effizienter Dokumenten-Workflow in Unternehmen aufbauen, womit Arbeitsprozesse optimiert werden können und wichtige Informationen Abteilungen und Mitarbeiter jederzeit zugestellt werden können bzw. bereitstehen. Hocheffektiv zum Aufbau eines solchen Dokumenten-Workflows mit PDF als Dokumentenformat sind zentrale serverbasierte Lösungen wie webPDF, die alle Werkzeuge bereitstellen, um den verschiedenen Anforderungen in einem Unternehmen gerecht zu werden:

Mit Scan und OCR-Funktion auch Nicht-digitale Dokumente nach PDF konvertieren

In Papierform vorliegende Dokumente, inkl. Fax, können per Scan Funktion erfasst und per OCR in Textform umgewandelt werden, um an Ende ins PDF-Format konvertiert zu werden. In Kombination mit einem Dokumenten-Management System können alle Dokumente damit zentral zum Abruf für berechtigte Mitarbeiter bereitgestellt werden, was die Effektivität beim Dokumentenabruf deutlich reduziert.

Bearbeiten im Team

PDF Dokumente lassen sich jederzeit (wenn gewünscht) bearbeiten und anpassen und sind damit ideal um Unternehmensprozesse im Team gemeinsam zu bearbeiten und zu dokumentieren.

Mit PDF zur rechtssicheren Archivierung

Das PDF-Format eignet sich optimal zur rechtssicheren Archivierung. Eine professionelle Lösung wie auf webpdf.de angeboten, bietet hier verschiedene Optionen, so lassen sich Dokumente auf eine Weise signieren, die deutschen und auch europäischen Vorgaben entspricht (Signaturgesetz / Sig-Ril), sie können mit Zertifikaten abgesichert werden, mit Zeitstempel versehen werden und sie erfüllen durch das PDF/A-Format auch die Anforderungen an eine Langzeitarchivierung. Mit dem PDF/A-Format wird sichergestellt, dass die langfristige Lesbarkeit von Dokumenten gewährleistet wird, was wiederum die ISO-Standards 19005-1:2005 (PDF/A-1), 19005-2:2011 (PDF/A-2) und 19005-2:2012 (PDF/A-3) erfüllt.

Nachvollziehbarkeit durch Signierung und Zeitstempel

Die Möglichkeit der Signierung oder das Versehen mit Zeitstempel ist nicht nur wichtig und vorteilhaft, wenn es um die rechtssichere Archivierung von Dokumenten aufgrund gesetzlicher Vorgaben geht, sondern auch, wenn es um unternehmensinterne Prozesse inklusive der klaren Zuordnung von Verantwortlichkeiten geht. Signierung und/oder Zeitstempel machen Unternehmensprozesse durch die Dokumentation auch langfristig zuordnungsfähig und nachvollziehbar.

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Das PDF-Format und die vorhandenen angesprochenen Werkzeuge (Zeitstempel, PDA/A für langfristige Lesbarkeit, Scan und OCR – Funktionen) bieten Unternehmen nicht nur die Garantie gesetzliche Auflagen zur erfüllen, sondern die Werkzeuge helfen auch Unternehmensprozesse zu optimieren. Dokumente und Informationen können zentral bereitgestellt werden, im Team bearbeitet werden oder auch vor Veränderung geschützt langfristig archiviert werden. Unternehmensprozesse bleiben durch die verbesserte Dokumentation jederzeit und auch in der Zukunft nachvollziehbar, selbst wenn Originalprogramme nicht mehr vorhanden sind oder nicht mehr funktionieren.

Lösungen wie webPDF stellen die notwendige Funktionalität als zentrale Serverlösung bereit, sodass bei entsprechender Berechtigung jeder Mitarbeiter darauf zugreifen kann. Praktisch jedes Ausgangsdokument kann dabei ins PDF-Format konvertiert werden. Die Lösung kann dabei auch unternehmensintern etabliert werden, ohne dass ein externer Cloud-Dienst benötigt wird.

PDF Entwickler Schnittstelle

Besonders interessant und deswegen habe ich webPDF ausgewählt, ist auch die zur Verfügung gestellte flexible API-Schnittstelle mit der Entwickler über verschiedene Wege, darunter mit Entwicklungssystemen wie Java, C, C++, C#, .NET, PHP oder Delphi die Lösung in eigene Programme einbinden können und sich die Funktionalitäten so zunutze machen können. Die offene Architektur ermöglicht auch die Anbindung etwa an Shopsysteme, wo Rechnungsdokumente oder Lieferscheine dann automatisiert im PDF-Format ausgegeben werden können. Ebenso ist die Integration in die in Unternehmen häufig verwendeten großen Anwendungen wie SAP®, IBM® Domino, Microsoft® Exchange oder SharePoint möglich. Auch ein Software Development Kits (SDK) steht für Entwickler zur Verfügung.

Neben den ohnehin und ohne Programmierung angebotenen Möglichkeiten, mit denen Unternehmen alle Tools zur Dokumentensicherung und Management im PDF-Format zur Hand haben, inklusive Rechtssicherheit, Langlebigkeit, Teamarbeit, OCR, Signierung, Zeitstempel, bietet eine Lösung wie webPDF dank der Programmierschnittstellen auch die Möglichkeit individueller Lösungen, womit auch ganz eigene unternehmensspezifische Anforderungen abgedeckt werden können.

Das PDF-Format und darauf basierende Lösungen bieten Unternehmen so heute alle Möglichkeiten und Freiheiten für ein sehr flexibles Dokumentenmanagement, welches rechtliche Anforderungen abdeckt und Arbeitsprozesse, auch im Team, nicht nur optimiert, sondern oftmals auch ganz neue Arbeitsverfahren ermöglicht. Das PDF-Format bietet dabei den Vorteil, dass es für jeden lesbar ist und die Originalprogramme nicht zwingend benötigt werden.

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