Effizienzsteigerung durch Business Apps und Organisation

Selbständigkeit, ob als Einzelkämpfer oder als Unternehmer mit mehreren Mitarbeitern, bringt Vorteile, aber auch Nachteile. Für den Selbständigen als Einzelkämpfer ergeben sich mitunter Probleme bei Kreditbedarf, manchmal sogar bei der Wohnungssuche. Für den Unternehmer, der Verantwortung für sein Unternehmen und Mitarbeiter trägt, steigt die Komplexität der Anforderungen natürlich allgemein an. Während der Unternehmensführer schon alleine durch diese Verantwortung zeitlich stark eingebunden sein wird, kämpft der Einzelkämpfer auch mit der Gefahr, dass eine der Vorteile, nämliche die freie Zeiteinteilung, zu einer Gefahr werden kann, wenn man nicht die benötigte Selbstdisziplin aufbringt, die verhindert, dass aus freier Zeiteinteilung eine Vernachlässigung der geschäftlichen Notwendigkeiten wird.

Eine Herausforderung, welche unabhängig von der Unternehmensgröße besteht, ist die der Effizienz. Unternehmerische Tätigkeit besteht leider nicht immer nur aus den Kernaufgaben, mit denen man Markt aktiv ist, sondern bringt auch einiges an Verwaltungsaufgaben mit sich. Der wesentliche Unterschied zwischen einem Unternehmen und einem einzelnen Selbständigen liegt vor allem in der Komplexität bzw. in der Auslagerung. Während der Selbständige mitunter auch selbst die Buchhaltung übernimmt, oder wenn Zusatzkräfte ins Spiel kommen, auch quasi Leiter der Personalabteilung ist, ist dies in Unternehmen natürlich organisiert in entsprechenden Abteilungen und Unternehmensstrukturen. Die Effizienzfrage bleibt davon aber unberührt ebenso wie der Wunsch, dass man mehr Zeit für andere Tätigkeiten hat, sei es für ein ausgewogeneres Verhältnis von Arbeitszeit und Freizeit oder um sich besser auf seine Kernaufgaben konzentrieren zu können.

Moderne Softwarelösungen zur Effizienzsteigerung

Damit sowohl die sogenannte Life-/Work Balance gewahrt werden kann, als auch die notwendige Effizienz garantiert werden kann, braucht es nicht nur Selbstdisziplin und Organisation, sondern auch die sinnvolle Nutzung von moderner Hardware und Applikationen. Beispiele für nicht notwendige Zeit- und Effizienzverschwender, die durch Nutzung der modernen Möglichkeiten, leicht vermieden werden können, sind:

  • Mitarbeiter erfassen Zeitaufwendungen oder Spesenabrechnungen/Reisekosten immer noch händisch, die dann von der entsprechenden Abteilung nachträglich mühsam per Hand erfasst werden
  • Rechnungen werden immer noch auf Papier gedruckt, in Briefumschläge gesteckt und zur Post befördert
  • Urlaubswünsche werden mündlich übermittelt und müssen von der zuständigen Stelle erfasst und koordiniert werden
  • es gibt kein koordiniertes Aufgabenmanagement, alles wird mühsam mündlich besprochen oder gar nach Belieben ausgeführt
  • statt einem zentralen Kalender gibt es diverse Kalender, die gepflegt werden

Ursache ist meist, dass Mitarbeiter unzureichend an die IT-Infrastruktur angebunden sind, was insbesondere im mobilen Einsatz den Arbeitsaufwand für jeden Einzelnen erhöhen kann, ganz zu schweigen von dem für das Unternehmen meist nachteiligen Informations- und Datendefiziten.

Basis – Anforderungen an Business Apps

Moderne Softwarelösungen mit verbundenen Business – Apps auf Smartphone oder Tablet können, wenn richtig eingesetzt, die Effizienz im Büroalltag, für Mitarbeiter und Abteilungen, und auch für den Einzelkämpfer erheblich steigern.

Die Grundanforderungen für Business – Apps sind dabei:

  • Smartphones und Tablet

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    Anbindung an die Unternehmens-IT, sodass Daten zentral gespeichert werden und Informationen zeitnah übermittelt bzw. abgerufen werden. Ein einfaches Beispiel ist die direkte Übertragung von Zeitaufwendungen über eine App vom Mitarbeiter oder auch das Abrufen von Lagerbeständen

  • Ein Wildwuchs von Apps für verschiedene Zwecke sollte vermieden werden. Besser ist eine zur Unternehmenslösungen angepasste APP. SAP bietet hierzu etwa abgestimmte Lösungen wie FIORI oder Neptun. Zwecks Lern- und Schulaufwand, aber auch aus Gründen der Koordinierung, sollten besser 1 oder 2 Apps eingesetzt werden, die die wesentlichen Anforderungen abdecken als eine Vielzahl von Apps mit jeweils nur einem Schwerpunkt.
  • Sicherheit der Apps, auch bei kleinen Unternehmen und auch bei Selbständigen spielt die Datensicherheit eine wesentliche und zunehmende Rolle. Datensicherheit ist ein bedeutender Kostenfaktor. Gerade bei im Unternehmen verteilten Smartphones, oder wenn Mitarbeiter gar ihr Privatgerät verwenden sollten, ist besondere Umsicht geboten, siehe auch „App Sicherheit im Unternehmen“.

Eines der wichtigsten Merkmale in einem effizienten Büroalltag ist die schnelle und einfache Verfügbarkeit oder Übermittlung von Informationen, bei denen aufwendige Zwischenschritte oder händische Vorgehensweise, zumindest für Routineaufgaben vermieden werden. Die Erfüllung diese Anforderungen kann – bei sorgfältiger Wahl – durch Business – Apps erfüllt oder zumindest ergänzt werden und kommt dabei unabhängig von der Unternehmensgröße allen zu Gute.

Fester Rahmen für den Büroalltag

Neben der Effizienz bei Verfügbarkeit und Übermittlung von Informationen ist es auch vorteilhaft, soweit möglich, seinen Büroalltag zumindest in der Grundanlage zu optimieren, etwa feste Zeiten für Mitarbeiterbesprechungen, feste Tage, wann die Buchhaltung erledigt wird, eine gewisse Routine, zu welchen Zeiten E-Mails abgerufen und beantwortet werden, feste Zeiten für die Planung von Aufgaben und natürlich Zeiten, wo die eigentlichen Kernaufgaben erledigt werden. Natürlich sollten Routinen auch nicht zur Erstarrung führen, dennoch aber einen gewissen Rahmen setzen.

Umso einfacher dann zudem relevante, heute meist digitale Informationen zur Verfügung stehen, umso mehr Zeit bleibt für die Erfüllung der Kernaufgaben. Abteilungen, Mitarbeiter, Unternehmensführung und auch der einzelne Selbständige haben so mehr Zeit und werden entlastet.

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