Mobiles Büro: Von überall einen guten Job machen

Business Man mit Notebook und TelefonWer als Freelancer arbeitet, selbstständig ist oder zahlreiche Kundentermine wahrnehmen oder Geschäftsreisen unternehmen muss, weiß, wie vorteilhaft mobiles Arbeiten sein kann. Denn dieses ermöglicht es, die Zeit effektiv zu nutzen. Während der Zugfahrt, auf dem Flug, beim Cappuccino im Café oder Mittagessen im Restaurant kann im mobilen Büro gearbeitet werden. Dies ist nicht nur effizient, sondern bedeutet für viele inzwischen auch einen besonderen Luxus, da sie nicht länger an ein Büro oder Homeoffice gebunden sind. Solche Freiheiten sind für viele Arbeitnehmer sehr wichtig und wirken sich daher motivierend auf die Arbeitsleistung aus.

Wie funktioniert das mobile Arbeiten?

Um produktiv sein zu können, ist das Equipment entscheidend. Am wichtigsten ist ein mobiles Gerät wie Smartphone Tablet oder Netbook, das portabel ist, eine gute Akkulaufzeit besitzt und mit den wichtigsten Programmen ausgestattet ist.

Dazu gehören:

  • Browser (z.B. Chrome, Safari, Internet Explorer)
  • Office Programme (z.B. Apple iWork, Open Office, Microsoft Office365)
  • Kommunikationstools (z.B. Skype, Outlook, Apple Mail)
  • Cloud Speicher (z.B. Dropbox, Evernote, One Drive)

Abgesehen von mobilen Business Applikationen, die einen Zugriff auf ERP, CRM und weitere Unternehmenssoftware ermöglichen, sind Cloud-basierte Lösungen eine weitere Option. Diese sind sehr flexibel, weil der Anwender die Nutzung ganz individuell an seine Bedürfnisse anpassen und beispielsweise die Zahl der Nutzer einfach erhöhen kann.

Sichere Verbindungen nutzen

Zwar gibt es an vielen öffentlichen Orten wie beispielsweise am Bahnhof, im Flughafen sowie in Hotels kostenloses WLAN. Allerdings sind solche Internetverbindungen nicht sicher und sollten daher für geschäftliche Tätigkeiten nicht genutzt werden. Eine Alternative ist das VPN (Virtual Private Networks), das sich wie ein privates Netzwerk verhält. Es wird zwar über das öffentliche Netzwerk abgebildet, jedoch ist es von anderen Usern nicht einsehbar. Die Kommunikation ist verschlüsselt und erfüllt damit den Sicherheitsaspekt eines mobilen Büros. Ein VPN ist zum Beispiel über IPsec auch für Smartphones nutzbar. Am besten funktioniert dies mit iOS, Business-Mobile-OS Blackberry oder Windows Mobile.

Ergebnisse sichtbar machen durch mobiles Drucken

Wer unterwegs Aufträge, Rechnungen oder Kalkulationstabellen erstellt hat, möchte diese bei seiner Rückkehr ins Büro gerne bequem und schnell unterschreiben, dem Vorgesetzten vorlegen oder in den Kundenordner abheften. Zu einem mobilen Büro passt daher mobiles Drucken. Dies ist inzwischen mit Smartphone, Tablet und Notebook relativ unproblematisch möglich. Zumindest bei Geräten von Apple: iPhones und iPads sind ab Werk bereits mit der Druckfunktion AirPrint ausgestattet, welche den Auftrag via WLAN an den Drucker sendet. Voraussetzung dafür ist, dass das Gerät ebenfalls über WLAN kommunizieren kann. Neben der einfachen Bedienung punktet AirPrint außerdem damit, dass verschiedene Druckoptionen einstellbar sind (z.B. Anzahl der Ausdrucke, der zu druckende Bereich, schwarz-weißer oder farbiger Druck, etc.). Eine drahtlose Drucker-Schnittstelle ist ab Version 4.4 auch bei Google Android verfügbar. Ein mobiles Drucken ist dann problemlos möglich, wenn das Gerät AndroidPrint, so der Name dieser Druckfunktion, unterstützt.

Anwender von mobilen Endgeräten, die nicht ab Werk mit einer Drucker-Schnittstelle ausgestattet sind, können Apps der Druckerhersteller oder von Drittanbietern installieren. Ob sie mit dem Drucker kompatibel sind, ist normalerweise in den Beschreibungen der Apps nachzulesen. Darüber hinaus sind auch kostenpflichtige Anwendungen erhältlich wie beispielsweise Printer Pro für ca. 6,99€ (in Lite-Version kostenfrei). Solche Apps bieten meistens mehr Funktionen, lassen eine Bearbeitung der Dokumente zu und können zum Beispiel auch Daten aus der Zwischenablage und dem Online-Speicherdienst Dropbox ausdrucken.
Auf diese Weise wird das mobile Büro mit dem tatsächlichen Büro verbunden und mit wenigen Klicks können Sie Dokumente ausdrucken, die anschließend im Fach Ihres Druckers auf Sie warten.

Dieser Artikel ist mit freundlicher Unterstützung von TonerPartner entstanden.

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