Personalplanung und Zeiterfassung 4.0

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Die Art wie und mit was wir arbeiten ist im 4.0 Zeitalter im Wandel. Die Digitalisierung und auch die damit verbundenen Möglichkeiten Softwarelösungen auch im Bereich Personalplanung und Zeiterfassung auf ganz neue Weise zu nutzen, ermöglicht nicht nur eine effizientere, schnellere und einfachere Erfassung und Auswertung von Daten wie Arbeits- und Projektzeiten wie auch Personaleinsatzzeiten, sondern sie ermöglicht bei Bedarf auch die leichtere Umsetzung von flexiblen Arbeitszeiten bei Mitarbeitern selbst.

Viele Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitern heute sehr flexibel, auch von zu Hause aus zu arbeiten. Fähige Mitarbeiter mit individuellen Anforderungen z. B. in der Familie können so dauerhaft an ein Unternehmen gebunden werden. Gleichzeitig arbeiten Mitarbeiter heute zunehmend flexibler und entsprechend Zweck und Einsatzort mit verschiedenen Geräten, wobei Tätigkeiten oftmals einfach auf einem anderen Gerät fortgesetzt werden. Die eingesetzte Software wie Desktop – Lösung, App oder webbasiert kann sich dabei zwar unterscheiden, aber die Daten selber müssen natürlich zentral angerufen werden können.

Kostensenkung und mehr Flexibilität

Moderne Softwarelösungen wie die Zeiterfassung edtime oder die erweiterte Version edpep mit zusätzlicher Personaleinsatzplanung bieten dank Cloud-basierter Bereitstellung die Möglichkeit nicht nur Arbeitszeiten, auch mobil und auf verschiedenen Geräteklassen, zu erfassen, sondern auch die Auswertung und Analyse kann von zuständigen Mitarbeitern überall erfolgen. Mietlösungen wie auf www.ed-portal.de, einem Angebot von eurodata, haben dabei für Unternehmen zusätzlich den Vorteil, dass teure Hardwarekosten wie auch finanzieller und zeitlicher Aufwand für die Implementation von Softwarelösungen wie aus dem wichtigen Bereich Personalplanung und Zeiterfassung reduziert werden. Zusätzlich erlauben die flexiblen Lizenzierungsmöglichkeiten in diesem Bereich ein kostengünstiges und effizientes Lizenzmanagement nach Bedarf ohne teueren Overhead, wie dieser bei klassischer Softwarelizenzierung mitunter auftreten kann.

Moderne Personalplanung und Zeiterfassung 4.0 ermöglicht es also nicht nur Daten überall zu erfassen und auszuwerten, sondern sie kann Mitarbeitern, wenn vom Unternehmen gewünscht, auch flexible Arbeitszeiten, wie auch Arbeitsorte ermöglichen.

Tablet mit Business Daten

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Durch die Verbindung der technischen Möglichkeiten von Notebooks, Tablets oder Smartphones mit entsprechenden Apps oder auch webbasierten Lösungen können Arbeitszeiten flexibel, auch vom Mitarbeiter selbst, überall eingetragen werden. Die gesammelten Daten können dann zentral ausgewertet werden, womit der Arbeitsaufwand bei der monatlichen Berechnung erheblich minimiert wird. Es versteht sich dabei von selbst, dass moderne Lösungen wie edtime (Zeiterfassung) oder edpep (Zeiterfassung + Personaleinsatzplanung) auch aktuelle gesetzliche Anforderungen wie etwa das Mindestlohngesetz rechtskonform berücksichtigen und Änderungen zeitnah einspielen.

Aber nicht nur können Arbeitszeiten überall erfasst und auch überall ausgewertet werden, sondern auch Urlaubs- und Fehlzeiten. Die ermöglicht dem Personalmanagement eine flexiblere Einsatzplanung und Optimierung, um zeitnah z. B. verfügbare Mitarbeiter als Ersatz einzuplanen, um so teure Leerzeiten zu verhindern. Dem Unternehmen steht hierzu ein übersichtliches Cockpit zur Verfügung, mit dem alle wichtigen Daten gebündelt und aktuell zur Verfügung stehen. Eine Software wie edpep verfügt über verschiedene Ansichten und Funktionalitäten, je nachdem, ob ein Mitarbeiter diese nutzt, etwa als moderne Stempeluhr, oder Entscheider Daten einsehen und auswerten.

Erweiterte Möglichkeiten bei der Personaleinsatzplanung

In Kombination mit einer erweiterten Personaleinsatzplanung ergeben sich aber noch weitaus komplexere Möglichkeiten im Bereich Personalplanung, denn nicht nur lassen sich optimierte Arbeits- und Schichtpläne aufstellen, sondern diese auch mit einem Aufgabenmanagement verbinden, sodass dem einzelnen Mitarbeiter oder auch einem Schichtleiter erweiterte Arbeitsanweisungen und Hinweise in Kombination mit Einsatzplänen jederzeit vorliegen und dank der Mobilität diese auch zeitnah eingespielt und abgerufen werden können.

Die moderne und zeitnahe Erfassung von Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Urlaubszeiten etc. wie bei edtime und edpep möglich, erlaubt nicht nur eine schnellere Auswertung und dann auch Übernahme in das Kostenmanagement, sondern bietet so auch ganz neue Möglichkeiten, um Informationen miteinander zu verbinden. Da diese dann zeitnah und von überall abrufbar sind, können Entscheider auch unabhängig von ihrer eigenen Tätigkeit und aktuellem Tätigkeitsort sehr schnell auf Engpässe und Verschiebungen reagieren und so z. B. Schichtpläne bei Ausfällen umgehend aktualisieren.

Darüber hinaus ermöglichen die Analysetools natürlich auch einen genaueren Überblick über das individuelle Mitarbeiterverhalten, etwa ob ein Mitarbeiter ungewöhnliche Fehlzeiten aufweist, die nicht krankheitsbedingt erklärbar sind.

Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung 4.0 – Alle Daten immer im Blick

Fasst man dies alles zusammen, so bieten moderne Softwarelösungen aus der Cloud in der Kombination mit Vernetzung und mobiler Hardware für Unternehmen sowohl eine Vereinfachung durch sinkenden Erfassungsaufwand und einfachere Analyse und Auswertung als auch Einsparungsmöglichkeiten durch die Auslagerung von Hardware und kostengünstigeres (und auch flexibleres) Softwarelizenzmanagement.

Wichtig bei der Implementation von Softwarelösungen wie edpep und edtime und vergleichbarer Lösungen ist aber immer die Einbindung der Mitarbeiter, damit ein Ausschöpfen der ja durchaus faszinierenden Möglichkeiten dann auch tatsächlich möglich ist. Zeiterfassung und Personalplanung 4.0 ermöglicht so dann nicht nur eine effizientere Erfassung und Auswertung, sondern sie eröffnet auch neue Möglichkeiten, sie öffnet sogar Wege zu einer flexibleren Arbeitszeit von Mitarbeitern auch unabhängig von Ort und Zeit.

Bei der Auswahl des Anbieters sollte man aber darauf achten, dass dieser nicht nur über die entsprechende Erfahrung verfügt, sondern, und dies nicht nur aus datenschutzrechtlichen Gründen, Daten auch auf deutschen Servern speichert