Rechnungen elektronisch übersenden

© Picture-Factory - Fotolia.com

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Früher war es üblich Rechnungen im Papierformat ausdrucken, dazu oft noch einen Begleitbrief, dann alles in einen Umschlag, dann noch Briefmarke drauf und ab zur Post. Das hat natürlich zeit und Geld gekostet und erschien irgendwann seltsam, wo doch eine E-Mail in Sekunden beim Empfänger ist. Folgerichtig fing man an Rechnungen zunehmend elektronisch, meist per E-Mail, zu versenden. Als Format war schnell klar, dass man hier auf PDF zurückgreift, da man hier davon ausgehen kann, dass der Empfänger diese auch lesen kann, den typischerweise hat man ein passendes Anzeigeprogramm ja installiert.

Natürlich waren die Menschen schneller als der Gesetzgeber und so hat es einige Zeit gedauert, bis der Rechnungsversand in unproblematischen rechtlichen Tüchern war, aber seit 2011 sind elektronische Rechnungen ihren Papierkollegen gleichgestellt (konkret gilt die für alle Umsätze, die nach dem 30.06.2011 ausgeführt wurden). Seitdem ist eine elektronische Signatur nicht mehr notwendig, was ja doch für viele recht aufwendig war.

Seitdem kann man seine Rechnung eigentlich problemlos und komfortabel auch per Mail versenden, vorausgesetzt, dass beide Parteien zustimmen. Die Zustimmung kann aufseiten des Rechnungsempfängers auch stillschweigend erfolgend, indem dieser ohne weitere Klage die elektronische Rechnung bezahlt. Ein Rechnungsempfänger kann jedoch auch auf Papierform bestehen.

Zu beachten bei elektronischen Rechnungen

Obwohl also die elektronische Rechnung rechtlich kein Problem mehr darstellt und für viele die Regel sein sollte, gilt es natürlich trotzdem einige Dinge zu beachten:

  1. Hat man eine Rechnung auf elektronischem Wege erhalten, so muss diese auch genau in diesem Format aufbewahrt werden, indem man sie erhalten hat. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung in Papierform ist nicht möglich. Papierrechnungen wiederum können aber eingescannt werden und fortan an elektronisch aufbewahrt werden.
  2. Auch elektronische Rechnungen wie auch ihre Aufbewahrung müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB) entsprechen, ebenso wie de den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
  3. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. In dieser Zeit gilt es Sorge dafür zu tragen, dass alle elektronischen Rechnungen jederzeit lesbar bleiben, ebenso dürfen die Rechnungen nicht geändert werden. Es ist zu beachten, dass die genannte Frist erst am Ende eines Kalenderjahres startet, wodurch sich bei einer Rechnung, die man im Januar bekommt, sich eine Aufbewahrungsfrist von fast 11 Jahren ergibt.

Und in 10 Jahren?

In der Praxis könnten sich dabei durchaus Probleme ergeben, denn was wäre, wenn ein PDF Reader in 9 Jahren dies dann halt 9 Jahre alte Dokumente nicht mehr lesen kann und die Installation einer älteren Version dieses Readers auf einem dann neuen PC scheitert? In der Computerwelt sind 10 Jahre verdammt viel und alles Mögliche kann passieren. Nun wird es kaum die Schuld eines Selbständigen sein, wenn in 9 Jahren der alte Computer seinen Geist aufgegeben hat.

Natürlich hat die elektronische Rechnung enorm viele Vorteile, sie spart nicht nur Geld und Zeit, sondern macht auch die Organisation der Ablage und auch deren Sortierung einfacher. Trotzdem gibt es eben auch offene technische Fragen, denn das Szenario, dass eine zukünftige Software alte Dokumente nicht mehr anzeigen kann, ist nicht völlig unmöglich, wenn es auch eher unwahrscheinlich ist, dass ein heutiges PDF-Dokument in 10 Jahren mit gar keiner Software mehr angezeigt werden kann.

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