Rechnungen und Mahnungen für Selbständige angenehm erledigen

Viele Selbständige tun sich mit dem Thema Finanzen (Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Buchungen…) eher schwer, was oft auch – und die Erfahrung habe ich selber gemacht, ohne jetzt Namen nennen zu wollen – an Programmen liegt, die recht unübersichtlich sind, oft überfrachtet und manchmal sogar richtig kompliziert. Dies darf und sollte kein Grund sein das Thema zu vernachlässigen, vielmehr sollte man nach einem Rechnungsprogramm schauen, welches einfach und intuitiv zu bedienen ist, den vollen finanziellen Überblick gibt und vor allem Zeit für die eigentliche Tätigkeit lässt.

Von Anfang an sollte man sich bei Rechnungen und Mahnwesen eine gewisse Routine aneignen, um die eigene finanzielle Absicherung zu gewährleisten:

  • Rechnungen zeitig schreiben, d.h. am Besten sofort nach Fertigstellung einer Arbeit oder Auslieferung eines Produktes. Alternativ kann man einen bestimmten Tag in der Woche festlegen, zu dem man alle angefallenen Rechnungen erstellt und auch zustellt.
  • Regelmäßig Zahlungseingänge prüfen, Eingänge buchen

Fällige Rechnungen prüfen, keine Scheu vor notwendigen Zahlungserinnerungen

Fastbill: Status von Rechnungen im BlickEbenso sollte man prüfen, welche Rechnungen offen und vor allem überfällig sind, sodass man rechtzeitig Zahlungserinnerungen und eventuell Mahnungen herausschickt. Mancher tut sich, aus falsch verstandenem Mitleid, weil es einem selbst peinlich ist, oder warum auch immer, eher schwer damit, Zahlungserinnerungen auszusenden. Diesen „Gefallen“ sollte man sich aber nicht tun, denn davon bezahlt sich keine Miete und kein Essen. Geschäft ist Geschäft und daher sollte man ab Überschreiten einer Fälligkeit auch sofort eine Zahlungserinnerung aussenden, umso früher, umso besser. Mitunter hilft es auch persönlich nachzufragen, warum jemand nicht bezahlt und man muss immer abwägen, wie man im Einzelfall mit dem jeweiligen Kunden umgeht, sicher auch in Abhängigkeit von seiner Rechnungshistorie.

Regelmäßigkeit, Überprüfung und Konsequenz auch bei der Rechnungsstellung sollte jeder Selbständige sich von Anfang an zur Gewohnheit machen, wobei man auch eine konsequente Linie fahren sollte, wie man verfährt, wenn ein Kunde nicht zahlt.

Rechnungsprogramm mit einfacher Bedienung erleichtert das Leben

Erleichtert wird diese geforderte Routine beim Thema Rechnungen schreiben durch ein Programm, welches zwar viele Funktionen bereitstellt, gleichzeitig aber einfach und intuitiv bedienbar ist. Persönlich kann ich hier einen Blick auf Fastbill empfehlen, was einen sehr guten und leicht verständlichen Eindruck macht. Zusatzvorteil: man kann Fastbill überall und von jedem Gerät aus nutzen, da es eine Online Lösung ist. Vor allem kann man es problemlos und risikolos 30 Tage testen, den nach Ablauf der 30-Tage entsteht nicht automatisch ein Abo. Möchte man es weiter nutzen, so muss man sogar selber aktiv werden. Das dem so ist, sieht man auch daran, dass man bei der Anmeldung keine Bankverbindung oder Kreditkarte angeben muss, etwas, was man so nicht oft findet.

Das Dashboard des Rechnungsprogrammes: alles im Blick und leicht zugänglich

FastBill - DashbaordSchon Das Fastbill – Dashboard (hier mit Demo-Daten) erfüllt bereits die Basis der von mir genannten Forderungen Regelmäßigkeit, Überprüfung und Konsequenz an ein gutes Rechnungsprogramm, da alles auf einem Blick zugänglich und ersichtlich ist. Das Hangeln durch komplizierte Menüs oder das Aufsuchen von bestimmten Funktionen entfällt weitgehend durch die durchdachte und übersichtliche Fastbill Oberfläche.

So kann man direkt eine Rechnung erstellen und hat gleichzeitig den Stand der Ausgangsrechnungen im Blick, sodass man auf Anhieb erkennen kann, ob eine Rechnung offen, bezahlt oder fällig ist.

Wählt man eine neue Rechnung erstellen, so kann man sehr zügig und mit wenig Aufwand diese anlegen. Diese Einfachheit unterstützt natürlich die Routine, die Aufgabe auch konsequent zu erledigen. Die Rechnungsvorlagen kann man natürlich individuell anpassen und man kann zudem verschiedene Rechnungsvorlagen erstellen, die verschiedene Kundengruppen oder Geschäftszwecke abdecken können. Der Editor zum Anpassen einer eigenen Vorlage ist dabei sehr angenehm zu bedienen. Toll natürlich, dass man auch ein eigenes Logo einbinden kann. Noch etwas mehr kann man sich sein Leben bei der Rechnungserstellung erleichtern, wenn man sich Artikel oder Produkte hinterlegt, die man bei der Rechnungsstellung nur auswählen muss. Dies sorgt für Bequemlichkeit, beugt aber auch Fehlern vor und verleiht Rechnungen einen einheitlichen Eindruck. Hängt natürlich von den eigenen Leistungen ab, inwieweit dies möglich ist.

Dass man erstellte Rechnungen direkt aus dem Programm per E-Mail versenden kann (als PDF), ist dazu ein schönes Feature. PDF Rechnungen sind auch weitgehend in der Geschäftswelt akzeptiert. Dieses Verfahren spart Zeit und Portokosten.

Schneller Blick auf fällige Rechnungen

Über das Dashboard hat man bei dem Online Rechnungsprogramm Fastbill nicht nur einen schnellen Zugriff auf Kernfunktionen (Fastbill kann natürlich noch wesentlich mehr), sondern auch den schnellen Blick auf offene oder fällige Rechnungen. Klickt man auf das Wort Fällig, so öffnet sich die Rechnungsansicht, wobei man links verschiedene Funktionen erhält. Klickt man auf Tools und dann Mahnungen, lässt sich mit erstaunlich wenigen Klicks eine Mahnung erstellen, die man dem Kunden zustellen kann.

aFastBill Finanzen im Blick Über Finanzen wiederum bekommt man einen visuell angezeigten Komplettüberblick über Einnahmen und Ausgaben und kann hier auch sofort sehen, welcher Betrag davon noch offen ist.

Durch die übersichtliche visuelle Anzeige auf einen Blick erhält man auch eine gute Kontrolle, wie die eigene Geschäftsentwicklung ist, und kann so rechtzeitig vorbeugen.

Über Einstellungen kann man seine Rechnungen natürlich auch entsprechend der eigenen Anforderungen verfeiern (Art der Besteuerung, Nummernkreise, ebenso Texte, man kann – je nach Paket – sogar eine Online Bezahlung ausgestellter Rechnungen per Paypal aktivieren, ebenso können Mahntexte verfasst werden. Auch ohne große Kenntnis oder mühsames Handbuch lesen, können die von Fastbill angebotenen Funktionen meist sehr leicht von jeden genutzt werden und so macht dann sogar ein Rechnungsprogramm richtig Spaß.

Auch an Details gedacht: individuelle Zahlungsarten und Optionen für jeden Kunden

FastBill Kunden Zahlungsarten und KonditionenAuch an die Details wurde gedacht, denn für jeden Kunden können individuelle Zahlungsarten und Optionen eingestellt werden, womit man zuverlässigen Kunden z.B. ein großzügigeres Zahlungsziel einräumen kann als einen schwierigen Kunden, bei dem man auf Vorkasse besteht.

Das alles wirkt sehr durchdacht und sehr komplett, wobei in diesem Artikel jetzt ja auch nur die Spitze an Möglichkeiten angesprochen ist.

Rechnungsprogramme für Selbständige, die alle Hände voll zu tun haben

Gerade Selbständige, aber auch kleine Firmen, haben meist alle Hände voll zu tun. Die notwendige Buchhaltung kann so leicht als „muss das auch noch sein“ empfunden werden. Dabei besteht die Gefahr, dass diese vernachlässigt wird. Eine rechtzeitige Rechnungsstellung wird zum eigenen Schaden verschleppt, überfällige Rechnungen übersehen und nicht zeitnah angemahnt. Mitunter wird sogar eine finanzielle Schieflage, die sich androht, übersehen. Das Rechnungsprogramm wird einfach nicht wie benötigt geöffnet.

Fastbill ist nach meiner Meinung hier eine sehr große Hilfe, da es einen großen Funktionsumfang auf übersichtliche und leicht zu bedienende Weise bereitstellt. Da Bearbeiten von Angeboten, Rechnungen und Mahnwesen wird auf diese Weise angenehm gemacht und somit auch schnell(er) erledigt, womit zum einen mehr Zeit für das Kerngeschäft bleibt, zum anderen das Risiko verringert wird, in finanzielle Probleme zu geraten, weil das Thema Finanzen vernachlässigt wird. Und für sehr mobile Selbständige wird die Nutzung durch die gehostete Anwendung natürlich deutlich erleichtert, man kann seine Rechnungen von überall erledigen und hat so, wenn mal endlich zu Hause ist, vielleicht auch mal tatsächlich frei.

Umso einfacher ein Rechnungsprogramm ist, umso konsequenter nutzt man es

Umso einfacher ein Rechnungsprogramm zu nutzen ist, so meine persönliche Erfahrung, umso konsequenter erledigt man seine Rechnungen und Buchhaltung, was Risiken minimiert und letztlich wichtig für den finanziellen Erfolg ist.

Meine persönliche Empfehlung: Fastbill einfach testen, der Test ist risikolos und ohne Verpflichtung und schon kann man 30 Tage sich selbst ein Bild machen. Und die Kosten bei Dauernutzung sind mit Paketpreisen ab 5 Euro pro Monat (ab 50 Euro bei jährlicher Zahlweise) mehr als fair, da zahlt man bei anderen Programmen, die einem das Leben nicht so leicht machen, oft mehr. Vor allem: man bekommt man, was man bucht und stellt nicht hinterher fest, dass alle möglichen Module extra kosten, gibt es ja auch. Auch ein großer Pluspunkt: man bekommt wirklich für was man bezahlt und das macht sogar Spaß und das bei einem Rechnungsprogramm!

>> Hier können Sie Fastbill 30 Tage testen und sich so selber ein Bild machen, ich denke, der Test lohnt sich auf jeden Fall, aber schauen Sie doch einfach selbst, kostet ja nichts.

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