Welche Vorteile bringen Software as a Service Leistungen für Unternehmen?

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Was sind Software as a Service Leistungen und welche Vorteile, aber auch eventuelle Nachteile bringen Software as a Service Leistungen für Unternehmen? Sollten Unternehmen, unabhängig von der Größe eher zur klassischen Software Lizenzierung greifen oder zur Auslagerung, was Software as a Service letztlich bedeutet.

Ob Unternehmenssoftware in klassischer Form lizenziert wird oder eher im Rahmen von Software as a Service (kurz SaaS) beeinflusst nicht die Qualität der Software bzw. beantwortet nicht die Frage, ob eine Software für ein Unternehmen geeignet ist. SaaS steht vielmehr dafür, wie Software bereitgestellt wird. Bei Software as a Service wird Software und oftmals damit verbunden auch Hardware auf einen IT Solutions Dienstleister ausgelagert, der die Softwarelösung auf seinen Servern hostet und dem Unternehmen zur Miete bereitstellt. In dem heutigen Umfang ist diese Form der Bereitstellung natürlich erst möglich, seit es schnelles Internet gibt. Ein wesentlicher Aspekt dieses Bereitstellungsprinzips ist, dass die Nutzungsrechte zeitlich befristet sind. Ein Faktor, der bei privater Nutzung durchaus gewichtig ist, aber bei Unternehmen in der Regel eher vernachlässigt werden kann. Hier gibt es eher um die Datenübernahme bei Anbieterwechsel, welche sich aber auch bei klassischer Software Lizenzierung stellen würde.

Vorteile der Nutzung von Software as a Service

Für das Unternehmen ergeben sich aus der Nutzung eines SaaS Lösung erhebliche Vorteile:

  • durch die Auslagerung auf fremden Servern werden Kosten für die Bereitstellung + Wartung inklusive Personalkosten für die eigene IT deutlich reduziert
  • der Aufwand für Installation + Pflege von Software entfällt weitestgehend, sieht man von den Schulungsaufwendungen ab, die aber auch bei klassischer Softwarelizenzierung gegeben sind. Bei entsprechender Anbieterqualität ist sichergestellt, dass man jederzeit die aktuellste Version der jeweils genutzten Software zur Verfügung hat. Dies ist nicht nur funktional bedeutsam, sondern natürlich auch im Hinblick auf neueste Gesetzesvorgaben, welche gerade bei Unternehmenssoftware oftmals beachtet werden müssen (Datenschutz, Vorschriften zur Archivierung, steuerliche Vorschriften etc.)
  • durch die Bereitstellung über die Cloud, sprich über das Internet, können Daten unabhängig von Standort, Zeit und Zugriffstechnik / Gerät leicht unternehmensübergreifend zur Verfügung gestellt werden.

Ein wichtiger Faktor, der bei der Nutzung von SaaS Lösungen beachtete werden sollte, ist, dass Daten möglichst auf deutschen Servern, auch unter Berücksichtigung geltender gesetzlicher Regeln, gehostet werden. Weitere Informationen zu Vorteilen, aber auch eventuellen Nachteilen von SaaS, finden Interessierte auch in diesem Artikel.

edpep und edtime als Beispiel für moderne Saas Lösungen

Typischerweise wird Software, welche im Rahmen von Software as a Service angeboten wird nach Funktionsumfang und nach Nutzern lizenziert. Ein Beispiel für ein Software as a Service Angebot, welches viele der genannten Vorteile anbietet, sind die SaaS Lösungen von eurodata, einem IT Solutions Anbieter aus Deutschland. Exemplarisch kurz vorgestellt seien hier edpep zur Personaleinsatzplanung und edtime als moderne Zeiterfassungslösung, welche die klassische Stempeluhr mehr als überflüssig macht.

Die Software zur Personaleinsatzplanung edpep beinhaltet dabei bereits die Zeiterfassungsfunktionen von edtime und erweitert diese um interessante Funktionen wie Schichtplanung, Aufgabenmanagement oder auch der Möglichkeit Arbeitsanweisungen und Dokumente hochzuladen. Durch die Ressourcenplanung, dem Aufstellen von Einsatzplänen können Arbeitsprozesse im Unternehmen optimiert werden, zumal Mitarbeiter über eine App Rückmeldungen geben können. Letzteres ist besonders nützlich bei Ausfall eines Mitarbeiters oder wenn kurzfristig zusätzliches Personal notwendig ist, um berücksichtigen zu können, welcher Mitarbeiter verfügbar ist. Unternehmen können die Arbeitsplanungen und den Workflow über ein Cockpit jederzeit (und von überall) unternehmensübergreifend einsehen, womit jederzeitige Kontrolle und Korrektur durch Verantwortliche möglich ist. Mitarbeiter wiederum können über eine mobile App-Lösung ihre Arbeitszeiten, aber auch eventuelle Krankheitsausfälle, Urlaubseinträge und mehr einreichen und dies unabhängig vom aktuellen Einsatz – Standort. Das Cockpit führt alle diese Informationen zusammen, unabhängig von den einzelnen Standorten und wo Mitarbeiter im Einsatz sind, sodass eine effektive und flexible Echtzeit Personalplanung jederzeit möglich ist.

Unternehmen können aber auch die reine Zeiterfassung nutzen, welche auch bereits die mobile Zeiterfassung berücksichtigt oder sie können wahlweise das Lohnsoftwaremodul edlohn nutzen und über Schnittstellen erfasste Zeitdaten nach Monatsabschluss direkt in dieses Modul zur Abrechnung exportieren.

Modulare Zusammenstellung und individuelle Benutzerlizenzierung macht Softwarekosten planbarer

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Modulare Zusammenstellung und individuelle Benutzerlizenzierung zeichnen SaaS Lösungen wie von Eurodata aus. Unternehmen können so auf der einen Seite die Softwaremodule nutzen, die sie auch wirklich benötigen und bei Bedarf erweitern, sie können aber auch andererseits ihre Kosten planbarer machen, da die Kosten für zusätzliche Mitarbeiter Lizenzen pro Monat überschaubar sind und auch flexibel entsprechend der natürlichen Mitarbeiter Fluktuation in Unternehmen angepasst werden können, was einen Lizenzkosten Overhead vermeidet.

Weniger Kosten für die eigene IT Solutions Abteilung inkl. Hardware, planbare Lizenzkosten, jederzeitige Verfügbarkeit, laufende Aktualisierungen und modulare Erweiterbarkeit zeichnen SaaS Lösungen wie von eurodata aus. Dies bedeutet nicht, dass solche Software as a Service Lösungen für jedes Unternehmen (immer) die richtige Wahl darstellen, da es natürlich auch Nachteile und Risiken gibt, aber in die engere Wahl sollten sie auf jeden Fall gerückt werden.

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