Selbständigkeit bringt neben vielen Freiheiten auch Risiken und Verpflichtungen mit sich. Letztere sind oft eng miteinander verknüpft, bestimmt doch der finanzielle Status den Erfolg oder Misserfolg einer selbständigen Tätigkeit, unabhängig von der Größe des Unternehmens, ob Ein-Mann Team oder Kleinunternehmen. Mit der Selbständigkeit beginnt die Notwendigkeit der Rechnungsstellung und die Pflicht des finanziellen Nachweises über Einnahmen und Ausgaben bis hin zur Steuererklärung oder der monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Umsatzvoranmeldung bzw. der endgültigen Umsatzsteuererklärung im Jahr. Welche Pflichten und was wann erledigt werden muss, ist in den meisten Fällen primär davon abhängig, wie viel Umsatz anfällt. Desto mehr, desto genauer die Nachweispflichten bis hin zur doppelten Buchführung und Bilanzierung.

Büro-/Buchhaltungs-/Faktura – Software ist es, die uns, wenn man die Richtige wählt, das Leben leichter macht und uns viel Handarbeit abnimmt. Die Basis aller Software, die man benötigt, findet man meist unter dem Begriff Faktura, also die Rechnung, die ein Gewerbetreibender erstellen muss, nicht nur, um für seine Dienstleistungen und Waren Geld vom Kunden zu fordern, sondern auch um entsprechende steuerliche Anforderungen zu erfüllen.

Rechnungen mit der Tabellenkalkulation: einfach, aber unsicher

Im einfachsten Falle könnte man Rechnungsvorlagen zwar auch mit einem Tabellenkalkulationsprogramm erstellen, was bei sehr wenigen Rechnungen im Jahr vielleicht sogar noch ginge, in der Regel würden sich aber schnell Probleme ergeben, die Übersichtlichkeit ginge verloren, die Gefahr Fehler zu machen würde ansteigen mit diversen Folgen, seien es entgangene Forderungen, weil man den Überblick verloren hat, oder seien es steuerrechtliche Fehler mit unangenehmen Folgen, wenn zum Beispiel steuerrechtliche Anforderungen nicht erfüllt sind, wie z.B. fortlaufende Rechnungsnummern. Besser fährt man hier mit einer geeigneten Software, die für diesen Zweck auch tatsächlich gedacht ist und all dies berücksichtigt.

Der Einzelfall entscheidet über die richtige Faktura

Faktura- und andere Bürosoftware unterscheidet sich von anderer Software dadurch, dass die richtige Wahl nur teilweise davon abhängig ist, wie groß ein Unternehmen ist, bzw. wie viele Mitarbeiter beschäftigt werden. Primär spielt bei der Auswahl eher eine Rolle, wie viele Rechnungen täglich erstellt werden müssen. Ein Ein-Mann Unternehmen mit einer Vielzahl von täglich verkauften Produkten kann unter Umständen höhere Anforderungen haben als ein größeres Unternehmen mit einer starken Spezialisierung auf wenige Projekte.

Zukunftsfähigkeit beachten

Wichtige Fragen, die man bei der Auswahl einer Faktura Software beachten sollte, sind neben dem Funktionsumfang auch, dass man immer den Aspekt der Zukunftssicherheit berücksichtigen sollte. Da Daten heute überwiegend elektronisch gespeichert werden und mitunter auch müssen, ist die Zukunftsfähigkeit einer Software entscheidend. Als Mindestmaß sollte eine gute Faktura Software den Datenexport in ein gängiges Format unterstützen, sodass bei einer eventuellen Nicht – Weiterentwicklung zumindest die Daten lesbar (und nachweisbar) bleiben und im besten Fall sogar in einem neuen Programm importiert werden können.

Gute Faktura Software sollte einfach zu bedienen sein, sodass Aufgaben entsprechend ihren Anforderungen zeitnah damit umgesetzt werden können, als Minimum sollte eine Faktura Software folgendes leisten:

• Aufträge erfassen
• Aufträge in Rechnungen umwandeln
• Formularanpassungen für ihre Rechnungen, sodass diese frei gestaltet werden können, von Logo bis Adressdaten
• PDF Export, da immer mehr Rechnungen auf diesem Wege versandt werden
• Rechnungserstellung unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben
• Kundenverwaltung
• Überblick über offene Posten
• Mahnwesen
• Finanzieller Status

Über diese Basisanforderungen hinaus gibt es viele Zusatzfunktionen, von der einfachen Einnahme / Überschussrechnung bis hin zur komplexen Bilanzierung, der automatischen Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen mit Elster, Aufbereitung der Daten für einen Steuerberater, integrierten Online Banking, integrierter Artikelverwaltung und vielen mehr.

Faktura für den Neugründer: Wie viel soll es denn sein?

Neugründer werden unter Umständen vielleicht Schwierigkeiten haben, erkennen zu können, wie viel Faktura oder Buchhaltung es denn nun wirklich sein soll. Zu viel kann überfordern, zu wenig kann Arbeitsabläufe erschweren. Wer etwa häufig wiederkehrende Artikel als Rechnungsposten aufnehmen muss, wird viel Zeit verlieren, wenn er diese jedes mal neu per Hand erfassen und eingeben muss, hier spart eine integrierte Artikel/Postenverwaltung viel Zeit. Eine Lösung wiederum, welche nicht die einfache Form der Einnahme / Überschußrechnung kennt, dafür aber jede Menge Funktionen, die eigentlich eher für größere Unternehmen gedacht sind, wird dagegen wiederum den Einsteiger überfordern und ebenso die falsche Wahl sein.

Anforderungskatalog erstellen, vergleichen und prüfen

Wichtig ist hier die eigenen Anforderungen für sich zu erfassen und eine Lösung zu finden, die diesen Anforderungen entsprechen kann, nicht zu viel, aber nicht zu wenig Funktionen. Gleichzeitig sollte es aber eine mitwachsende Lösung sein, also etwa eine Lösung, die sowohl eine einfachere EÜR ermöglicht, als auch eine Bilanzerstellung oder zumindest eine Lösung, bei der es entweder eine eigenständige größere Version gibt, oder der Hersteller entsprechende Plus Version anbietet oder Lösungen mit Datenimport von „kleineren Versionen“.

Kernpunkte bei der Auswahl der richtigen Faktura Lösung sind also:

• Abdeckung der eigenen Anforderungen bei einfacher Bedienung
• Datenexport
• Erweiterungsfähigkeit
• Zukunftsfähigkeit

Welche Software gibt es?

Von kostenloser Freeware bis hin zu kommerziellen Lösungen findet sich eine Vielzahl von möglicher Software, die infrage kommt. Oftmals zeigt sich hier bei kostenloser Software allerdings, dass kostenlos hier oft auch sehr eingeschränkt bedeutet. Sehr beliebt die Einschränkung, keine eigenen Formulare erstellen zu können. Diese Software mag ideal für den Starter sein, der wenig Budget hat und vielleicht auch noch nicht weiß, wohin die Reise geht. Die meisten anderen fahren aber meist besser mit renommierter Software von Markenherstellern, wie zum Beispiel von Lexware. Es gibt natürlich auch andere Hersteller, aber ich empfehle halt gerne Software, mit der ich selber gute Erfahrungen gemacht habe.

Nicht nur, dass es hier verschiedene Komplexitätsstufen gibt, von überschaubarer Faktura Software bis zu komplexen Buchhaltungsprogrammen oder auch All-In-One Lösungen, sondern darüber hinaus sind hier auch die Stichpunkte Erweiterungsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit berücksichtigt, ebenso zeitgemäße Funktionen wie Smartphone Anbindung, vor allem sind die steuerrechtlichen Vorgaben mit Programmen erfahrener Hersteller aber im Normalfall mehr als erfüllt. Und was noch wichtiger ist, können auch in Zukunft mittels Updates erfüllt werden.

Bei begrenztem Budget ist es dabei erfreulich, dass Programme auch als monatliches Abo zur Verfügung stehen, wodurch sich die finanzielle Last verteilen lässt. Wer vor Jahresabos zurückschreckt, sollte allerdings im Einzelfall prüfen, ob die Software auch dauerhaft genutzt werden kann, also eine vorhandene Version auch dann weiter genutzt werden kann, selbst wenn man kein Update bestellt. Erfreulich übrigens, dass die meisten Programme 4 Wochen getestet werden können. Dies erleichtert die Auswahl der richtigen Software enorm und richtig ist in der Regel die Software, die möglichst genau ihre Wünsche abdeckt und gleichzeitig übersichtlich und einfach zu bedienen ist, sodass Ihnen auch noch Zeit bleibt, die Grundlage für neue Rechnungen zu erarbeiten.