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Für viele Selbstständige wirkt das Thema Buchhaltung zunächst komplizierter, als es im Alltag tatsächlich ist. Begriffe wie EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung, Betriebsausgaben oder Gewinnermittlung gehören jedoch schnell zum normalen Geschäftsalltag.

Eine wichtige Frage lautet deshalb: Welche Zahlen und Belege müssen laufend erfasst werden und was passiert daraus am Ende des Jahres?

Was ist die EÜR?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, dient der Gewinnermittlung, wenn die entsprechenden Voraussetzungen dafür vorliegen.

Vereinfacht gesagt werden dabei Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt. Die Differenz bildet den steuerlichen Gewinn beziehungsweise Verlust.

Eine digitale Buchhaltung kann die dafür benötigten Daten während des Jahres sammeln und entsprechend auswerten.

Was sind Betriebseinnahmen?

Betriebseinnahmen sind grundsätzlich Einnahmen, die mit der betrieblichen Tätigkeit zusammenhängen.

Für einen Freelancer können das beispielsweise Zahlungen von Kunden für Softwareentwicklung, Beratung oder andere Dienstleistungen sein. Bei einem Onlinehandel entstehen Betriebseinnahmen dagegen beispielsweise durch Warenverkäufe.

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.

Typische Beispiele können Software, Büromaterial, Fachliteratur, beruflich genutzte Dienstleistungen oder bestimmte Reisekosten sein.

Ob eine Ausgabe steuerlich tatsächlich als Betriebsausgabe berücksichtigt werden kann, hängt allerdings vom konkreten Sachverhalt ab.

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Unternehmen, die Umsatzsteuer berechnen und entsprechende Voranmeldungen abgeben müssen, melden ihre Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt.

Dabei werden unter anderem vereinnahmte Umsatzsteuer und abziehbare Vorsteuer berücksichtigt. Die konkrete Abgabepflicht und der Abgabezeitraum hängen von den jeweiligen steuerlichen Voraussetzungen ab.

Kann eine Buchhaltungssoftware die EÜR automatisch erstellen?

Eine geeignete Buchhaltungssoftware kann die dafür notwendigen Geschäftsvorgänge laufend erfassen und daraus entsprechende Auswertungen erstellen.

sevdesk bietet beispielsweise EÜR und GuV sowie die Möglichkeit, Umsatzsteuervoranmeldungen direkt aus der Software heraus zu übermitteln.

Das bedeutet allerdings nicht, dass die Software jede steuerliche Entscheidung automatisch richtig für das jeweilige Unternehmen trifft. Die korrekte Erfassung und Beurteilung besonderer Geschäftsvorgänge bleibt wichtig.

Warum sollte ich Einnahmen und Ausgaben nicht erst am Jahresende erfassen?

Eine laufende Buchhaltung macht die eigene finanzielle Situation transparenter.

Du siehst schneller, welche Rechnungen noch offen sind, welche Kosten anfallen und wie sich der Umsatz entwickelt. Außerdem lassen sich fehlende Belege deutlich einfacher finden, wenn die Geschäftsvorgänge noch nicht Monate zurückliegen.

Was kann eine Online-Buchhaltung automatisieren?

Je nach Software können beispielsweise Belegdaten automatisch erkannt, Banktransaktionen importiert und Rechnungen mit Zahlungen verknüpft werden.

Das reduziert vor allem wiederkehrende manuelle Tätigkeiten. Bei sevdesk gehören unter anderem KI-gestützte Belegerfassung, Online-Banking und verschiedene Auswertungen zum Funktionsumfang.

Wann sollte ich einen Steuerberater fragen?

Immer dann, wenn eine steuerliche Frage nicht mehr nur eine organisatorische Frage ist.

Das gilt beispielsweise bei ungewöhnlichen Geschäftsvorgängen, größeren Investitionen, internationalen Sachverhalten oder Fragen zur steuerlichen Behandlung bestimmter Ausgaben.

Eine Buchhaltungssoftware kann die Daten vorbereiten. Die steuerliche Beurteilung eines komplizierten Einzelfalls sollte aber nicht allein einer Software überlassen werden.

Mein Fazit

Wer als Selbstständiger seine Buchhaltung selbst organisiert, muss nicht zwangsläufig jeden Buchungsschritt manuell erledigen. Eine gute Online-Buchhaltung kann viele wiederkehrende Aufgaben übernehmen und gleichzeitig dafür sorgen, dass die wichtigsten Unternehmensdaten strukturiert vorliegen.

Das macht die Buchhaltung nicht automatisch zur angenehmsten Aufgabe des Geschäftsalltags. Sie kann aber deutlich überschaubarer werden.

Wenn du dir ansehen möchtest, wie EÜR, Belegerfassung, Rechnungen und weitere Buchhaltungsfunktionen in einer konkreten Lösung zusammengeführt werden, findest du im sevdesk Überblick die wichtigsten Informationen.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung.