Buchführung beinhaltet mehr als nur korrekte Erfassung von, vereinfacht ausgedrückt, die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben. Vielmehr beinhaltet sie auch viele Vorschriften und Regeln, welche Formalien Dokumente wie Rechnungen erfüllen müssen, ebenso sind mit korrekter Buchführung auch Fragen zur ordnungsgemäßen Dokumentation verbunden. Üblicherweise müssen Selbständige wie auch Unternehmen sich die Informationen über aktuelle Gesetzgebungen, Verordnungen, Gerichtsurteile usw. selbst beschaffen und erarbeiten. Die Digitalisierung bringt dabei sowohl Erleichterung als auch neue Herausforderung und spätestens mit dem Erreichen einer gewissen Betriebstätigkeit strebt man nach einer externen Unterstützung, denn…

Die GoBD und die Dokumentation

Betriebsprüfern wird es von der GoBD erleichtert, die Buchführungen aufgrund von diversen Formfehlern als nicht ordnungsgerecht zu verwerfen. Steuerberater kennen dabei ein Gegenmittel: Die Verfahrensdokumentation sollte auf Basis des Buchführungsgrundsatzes mit ihm besprochen werden.

Regeln, die mit den Grundsätzen der Buchführung für verschiedene Unternehmen zu tun haben, sind im Grunde genommen kein Gesetz. Das G in GoBD steht nur für Grundsätze, und zwar die Grundsätze zu einer ordnungsmäßigen Aufbewahrung und Führung von Büchern, Unterlagen und Aufzeichnungen in digitaler Form sowie zum Datenzugriff, das legte das Bundesfinanzministerium am 14. November 2014 fest. Seither gelten die GoBD für alle Veranlagungszeiträume und für jeden Selbständigen, Unternehmer und Freiberufler. Selbst jene, die nur eine Einnahmen-Überschuss- Rechnung (EÜR) anfertigen, sollten sich daran halten. Obwohl es nur um Grundsätze geht, sind die GoBDs trotzdem genauso ernst zu nehmen wie Gesetze. Entsprechende Verstöße können unter Umständen sehr teuer werden, der Unternehmer muss hierbei mit Strafzahlungen und Bußgeldern rechnen.

Die GoBD verlangt unter anderem eine Verfahrensdokumentation, diese hat sich in den vergangenen Jahren allerdings als besondere Herausforderung erwiesen. Eine Verfahrensdokumentation erstellen sollte es den Betriebsprüfern erleichtern, sich mit den Aufzeichnungen eines Unternehmens besser zurechtzufinden. Sollte diese aber fehlen, so wird sie vom Betriebsprüfer als ungenügend eingestuft. Das kann einen schweren Mangel darstellen, den es zu bereinigen gilt. Eine Buchführung sollte nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Diese Vorgabe korrekt zu erfüllen, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab und muss mit einem Steuerberater sorgfältig besprochen werden.

Dokutar – Ein Onlinedienstleister zur Verfahrensdokumentation

Das Erstellen einer Musterverfahrensdokumentation kann auch mit Mustervorlagen und Checklisten sehr zeitaufwendig und unübersichtlich werden, eine Aktualisierung ist nur unter schwierigen Umständen selbst möglich. Hilfreich können hier Online Lösungen wie Dokutar sein, geeignet für die verschiedensten Branchen, vom Freiberufler, Dienstleistungsbetrieben oder Gastronomie bis hin zum Industrieunternehmen. Bei Dokutar handelt es sich um einen Onlinedienst mit Serverstandort Deutschland, der bei der Erstellung einer ordnungsgemäßen und vollständigen Verfahrensdokumentation nach allen Vorgaben der deutschen Finanzverwaltung unterstützt, sodass die nächste Betriebsprüfung kein Problem darstellen sollte.

Zu den Vorteilen von Dokutar gehört unter anderem

• eine ausführliche IT-Dokumentation
• 18 vordefinierte Geschäftsprozesse wie unter anderem Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung mit der Möglichkeit, weitere Prozesse zu definieren
• Versionierung/Änderungen
• zentrale Mitarbeiterverwaltung
• intelligente Datenverknüpfung
• eine effiziente und sehr detaillierte Kassenführung

und einiges mehr. Selbstverständlich ist natürlich auch die Definition von Ablageorten und das Einbinden ergänzender Unterlagen wie auch die Belegablage, sodass am Ende eine übersichtliche, vollständige und umfassende Dokumentation ermöglicht wird. Großer Pluspunkt sind neben dem großen Funktionsumfang der Lösung, dass alle wichtigen Elemente programmunterstützend erfasst werden können und so einzelne Elemente und Punkte nicht übersehen werden, was ohne einen solchen Service ansonsten leicht möglich wäre.

Die komplette Dokumentation kann dann jederzeit als vollständiges PDF-Dokument mit Versionierung heruntergeladen werden.

Erstellung einer Verfahrensdokumentation ohne Vorwisssen

Die anpassungsfähige Lösung Dokutar verspricht, dass die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die den Vorgaben der Finanzverwaltung entspricht, ohne Vorwissen möglich ist. Auf der Webseite von Dokutar www.dokutar.de lässt sich das Produkt 30 Tage lang kostenlos und ohne Risiko testen. Die Daten werden nach Angabe des Anbieters verschlüsselt in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren, die nach der ISO-Vorschriften DIN ISO 27001 arbeiten, gespeichert.