Um am Ende des Jahres den Gewinn zu ermitteln und auch dem Finanzamt Rede und Antwort stehen zu können, muss der selbständige Unternehmer unbedingt darauf achten, dass seine Bücher korrekt und sauber geführt werden. Wer hier schlampt, sieht sich von empfindlichen Steuernachzahlungen bedroht, kann aber auch anderweitig Probleme bekommen. Denn sowohl für den Überblick über die eigene finanzielle Situation als auch für die Zusammenarbeit mit Banken oder Investoren sind ordentliche Unterlagen von großer Wichtigkeit.

Korrekte Buchhaltung ist kein Hexenwerk

Gerade auf Gründer, die oft noch keine Erfahrung mit dieser Thematik haben, wirkt die Buchhaltung anfangs oft wie ein Buch mit sieben Siegeln. Doch wenn man sich ein wenig in die Materie einarbeitet, wird man schnell feststellen, dass das Führen der Bücher gar nicht so schwierig ist, wie es am Anfang scheint.

Das gilt besonders für Freiberufler, Land- und Forstwirte sowie Unternehmer, die in einem Geschäftsjahr weniger als 60.000 € Gewinn oder weniger als 600.000 € Umsatz machen. Wer unter diese Kriterien fällt, ist nämlich von der Buchhaltungspflicht befreit und muss nur eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung anfertigen, um seinen Gewinn zu ermitteln.

EÜR oder doppelte Buchführung?

Buchführungspflichtig sind dagegen Unternehmen, deren Umsatz oder Gewinn über den oben genannten Grenzen liegt, ins Handelsregister eingetragene Kaufleute und die Rechtsformen oHG, KG, GmbH und AG. Sie müssen den Regeln der Doppik, also der doppelten Buchhaltung, folgen.

Dabei spielen sowohl die verschiedenen Bücher als auch unterschiedliche Konten eine Rolle. Eine kurze Übersicht:

• Alle Geschäftsvorgänge werden zunächst mit einer laufenden Nummer im Grundbuch vermerkt. Um diese Dokumentationen transparent zu gestalten, dürfen Datum, Betrag, eine Erläuterung des Vorgangs sowie ein Verweis zum entsprechenden Beleg nicht fehlen.
• Diese Auflistung wird anschließend im Hauptbuch nach sachlichen Kriterien geordnet.
• Zuletzt werden die Vorgänge in den entsprechenden Nebenbüchern nochmals gesondert festgehalten
• Die Konten haben jeweils zwei Seiten und teilen sich auf in Betrags- und Erfolgskonten.
• Auf der Aktiva-Seite des Betragskontos stehen aktive latente Steuern, Anlage- und Umlaufvermögen, aktive Rechnungsabgrenzungsposten und der nicht durch Eigenkapital gedeckte Fehlbetrag.
• Passive latente Steuern, Verbindlichkeiten und Eigenkapital werden dagegen auf der Passiva-Seite verbucht.
• Bei den Erfolgskonten wird zwischen Ertrags- und Aufwandskonten unterschieden, in denen Wertzuflüsse vermerkt werden, die das Eigenkapital erhöhen.

Wer stattdessen nur die Einnahme-Überschuss-Rechnung braucht, genießt einige Vorteile und Vereinfachungen. Für die Dokumentation der Geschäftsvorgänge reicht ein einziges Buch, und das Erstellen einer Jahresbilanz oder die Durchführung einer Inventur fallen weg.
Unabhängig davon, ob man die Bücher doppelt oder einfach führt, gilt die Aufbewahrungspflicht. Das bedeutet, dass alle geschäftsrelevanten Dokumente zwischen sechs und zehn Jahren aufgehoben werden müssen.

Hilfe bei der Buchführung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich bei der Buchhaltung helfen zu lassen. Man kann zum Beispiel einen Buchhalter anstellen oder einen externen Spezialisten beauftragen, dem man die Unterlagen am Monatsende zuschickt. So muss man nur darauf achten, seine Unterlagen chronologisch und sauber zu sammeln und braucht sich mit der Thematik sonst nicht groß auseinander zu setzen.

Nachteile sind dabei, dass man leicht den Überblick über die eigene finanzielle Situation verlieren kann und die Kosten für einen eigens beauftragten Buchhalter besonders für kleine Unternehmen und Freiberufler oft unverhältnismäßig hoch sind.

Wer sich diese Ausgaben sparen will und zudem bereit ist, sich in die Thematik einzuarbeiten – oder im besten Fall schon über einschlägige Grundkenntnisse verfügt – sollte sich überlegen, mit einer speziellen Unternehmenssoftware zu arbeiten. Die gibt es nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für andere Geschäftsbereiche wie Auftragsbearbeitung oder Gehaltsabrechnung. Um die Anschaffungskosten möglichst gering zu halten, sollten Unternehmer, die sich all diese Felder möglichst einfach gestalten wollen, auf ein passendes Programm zurückgreifen.

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