Wer seine Leistungen, ob Services oder Produkte, erfolgreich verkauft, der wird um das Thema Buchhaltung und Rechnungen, eventuell auch Zeiterfassung als Selbständiger nicht herumkommen, möchte man doch letztlich auch Geld verdienen. In loser Folge, und dieses Mal die webbasierte Lösung Zervant, stelle ich Online und Offline Softwarelösungen vor, mit denen das Thema Rechnungen schreiben und Buchhaltung komfortabel erledigt werden. Ob webbasierte Lösung oder klassisches Programm auf dem eigenen Rechner, jeder hat hierzu seine eigene Meinung. Ganz sicher ist, dass die Online Lösung den Vorteil hat, dass man mit jedem Gerät und von überall seine Buchhaltung erledigen kann.

Die webbasierte Lösung Zervant, die heute das Thema ist, kann von jedem 30 Tage kostenlos und unverbindlich getestet werden. Mit dem kostenlosen Test geht man keine Verpflichtung ein, man muss keine Kreditkarten oder Bankdaten hinterlegen und man landet nicht automatisch in einem Abo-Modell. Entscheidet man sich aber aktiv und von selbst für die dauerhafte Nutzung, so steht Zervant bereits ab 5,99 im Monat zur Verfügung. Zervant hat mittlerweile eine sehr große Nutzerbasis und wird von vielen Anwendern bereits seit mehreren Jahre erfolgreich eingesetzt.

Die Online Lösung für Buchhaltungs- und Rechnungserfassung bietet:

• Kundenverwaltung
• Zeiterfassung / Projekte
• Angebote / Rechnungen / Gutschriften
• Buchhaltung
• Reisekostenabrechnung
• Berichte inkl. Datenaufbereitung für Steuerberater, Einnahme-Überschuss, Aufbereitung für Umsatzsteuervoranmeldung und einiges mehr

Die Funktionen stehen in allen Paketen zur Verfügung. Die Pakete unterscheiden sich aber in der Anzahl der möglichen Nutzer sowie beim Mini-Paket in der Anzahl der Rechnungen pro Monat, wobei für einen einzelnen Selbständigen sicher das Pro Paket für Euro 9,95 im Monat wohl die beste Wahl ist. In allen Paketen ist die Möglichkeit der Berichterstellung für den Steuerberater inklusive.

Basis Informationen hinterlegen, Projekte und Produkte einrichten

Die Bedienung von Zervant ist auf Anhieb gefällig, intuitiv und sicher für jeden gut bedienbar. Die Kernfunktionen erreicht man über die obere Menüleiste, auf der Startseite erhält man eine schnelle Übersicht über Einnahmen / Ausgaben und aktuell aktive Forderungen. Praktisch: ganz rechts bekommt man schnelle Tipps, welcher Schritt als Nächstes sinnvoll ist. Der Einstieg wird dem Anwender so leicht gemacht.

Der erste Schritt ist natürlich das eigene Firmenprofil mit den auch für die auszustellenden Rechnungen wichtigen Angaben wie Steuernummer, Umsatzsteuer Identifikationsnummer, Firmenname, natürlich den Kontaktdaten sowie ein Firmenlogo, welches dann auch in den Rechnungen verwendet wird.

Neben diesen Basis-Daten werden auf der Profilseite aber auch weitere wichtige Daten hinterlegt, von den Bankdaten bis hin zu Vorgabeeinstellungen für Rechnungen wie Zahlungsbedingungen, Standard Umsatzsteuersatz, Verzugszinsen, dem allgemeinen Stundenpreis sowie in welchen Zeitraum Umsatzsteuervoranmeldungen fällig sind. Vorgabeeinstellungen wie etwa Zahlungsbedingungen können aber auch individuell je nach Kunde angepasst werden. Darüber hinaus kann das Zugangskonto bei Zervant wie auch Zugangsberechtigungen einstellt werden ebenso wie eine Liste von Produkten/Services, die dann zur erleichterten Rechnungserstellung verwendet werden können, besonders nützlich, wenn häufig wiederkehrende Produkte oder Dienstleistungen berechnet werden.

Ebenso können Projekte angelegt werden, auch mit Vorgabedaten z.B. für Stundensätze, die dann im Rahmen von Rechnungen / Zeiterfassung verwendet werden können. Zervant bietet sogar die Möglichkeit eine kleine Unternehmenswebseite zu erstellen, hier lässt sich eine Beschreibung für das eigene Angebot hinterlegen und es gibt Funktionen zur Erfassung der Kundenzufriedenheit. Vielleicht kein Ersatz für eine eigene Domain/Webseite, aber für manche sicher aus ausreichend, zumindest für den ersten Start.

All diese Basis-Daten und Informationen sind sozusagen das Futter für die Kernaufgaben. Sehr schön ist, dass alles einfach erreichbar und ebenso intuitiv zu verstehen ist.

Die Kernmodule von Zervant

Kundenverwaltung

Wem schickt man Rechnungen? Natürlich den Kunden, also ist die Erfassung von Kunden zwingend. Die Kundenverwaltung in Zervant ist dabei einfach, aber übersichtlich und besteht links aus der Liste der Kunden, rechts kann man die Details einsehen, wobei man hier dann auch von der Vorgabe abweichende Zahlungsziele u.a. einstellen kann. Ebenso bekommt eine Liste der dem Kunden zugeordneten Rechnungen, kann Notizen hinterlegen, Angebote oder auch Belege erstellen und ein neues Projekt starten, welches dem Kunden zugeordnet ist. Interessant, wie auch an vielen anderen Stellen, ist dabei auch, dass man die Sprache des Angebots wechseln kann, sinnvoll, wenn man auch internationale Kunden hat. Die beim Kunden hinterlegbaren Stammdaten sind ausreichend für den Programmzweck. Auch aus der Kundenverwaltung heraus lässt sich direkt eine neue Rechnung erstellen, man muss also nicht extra in den Rechnungsbereich wechseln. Die Kundendaten können bei Bedarf für andere Programme im Format CSV oder Excel exportiert werden.

Zeiterfassung für Kunden / Projekte

Viele Selbständige benötigen zur Abrechnung eine Zeiterfassung, auf deren Basis dann abgerechnet wird. Die Zeiterfassung in Zervant kann dabei wahlweise nur mit einem Kunden oder auch einem Projekt zugeordnet werden, bietet also ausreichend Flexibilität an dieser Stelle.

Die Zeiterfassung ist der erste Anwendungsbereich, bei dem ein wenig Mitdenken gefragt ist, denn innerhalb der Zeiterfassung lassen sich auch nicht-zeitbezogene Daten erfassen, was etwas verwirrend am Anfang ist. Beim reinen Erfassen von Zeitaufwendungen ist es daher wichtig nur vorgefertigte „Produkte“ auszuwählen, die zeitbezogen sind, also Stundensätze z.B. oder bei freier Eingabe als Einheit h – also Stunden auszuwählen. Hier ist Zervant ein klein wenig umständlich, denn die Zuweisung von Zeit als Einheit ist erst möglich, nachdem man einen bereits erfassten Eintrag noch mal nachbearbeitet. Ist aber nur eine kleine Umständlichkeit und einmal verstanden, hat man dies recht schnell im Griff. Dass man auch Nicht – Zeitbezogene Daten erfassen kann, ist sogar durchaus nützlich, denn natürlich kann man auch direkt aus der Zeiterfassung heraus eine Rechnung erstellen und diese kann auch Fixposten enthalten wie z.B. Versandkosten. Die Übersicht links zeigt immer korrekt die reinen Zeitaufwendungen.

Sehr praktisch, weil oftmals wichtig, ist die Möglichkeit einen Stundennachweis anfertigen zu lassen. Dies recht detailliert nach Zeitraum, nach individuellen Kunden, gruppiert nach Monat oder Projekt, nach verrechnet oder nicht verrechnet, allerdings nicht gruppiert nach Produkt, aber alles in allem sehr nützlich und auch wieder übersichtlich gestaltet.

Rechnungen / Gutschriften / Angebote

Rechnungen können auf erfassten Zeiten basieren, können aber natürlich auch ganz individuell zusammengestellt werden. Hier kann man bequem auf bereits hinterlegte Produkte zurückgreifen, oder man erstellt ganz neue Posten. Bei einer neuen Rechnung lassen sich vorhandene Aufwendungen für einen Kunden etwa aus der Zeiterfassung berücksichtigen, man kann aber dennoch auch eine separate neue Rechnung erstellen. Bei der Rechnungserstellung berücksichtigt Zervant dann eigentlich alles, was mir jetzt auf Anhieb unter dem Stichwort „sollte es haben“ einfällt. Die notwendigen Felder wie Steuernummer oder auch Erfüllungstag, die der Gesetzgeber vorschreibt, sind alle vorhanden.

Ebenso bietet es die Berücksichtigung von Rabatten (postenweise), ob die Rechnung an einen Kunden im EU-Raum geht, welche Felder auf der Rechnung erscheinen sollten, Währung und Sprache, Verzugszinsen, Zahlungsziel (auch individuell von denen, die dem ausgewählten Kunden normalerweise zugewiesen werden). Also viel Spielraum, womit Rechnungen für so ziemlich jede denkbare Anforderung erstellt werden können.

Ist die Rechnung fertig lässt sich diese direkt aus dem Programm heraus per E-Mail versenden, oder als PDF Dokument drucken. Nützlich in der Rechnungsansicht ist, dass man immer erkennen kann, ob eine Rechnung bereits verschickt wurde oder nicht, man kann ja mal eine Rechnung auch leicht vergessen. Sehr schön gemacht auch der Rechnungsverlauf (von Erstellung, Genehmigung, Versand bis hoffentlich Bezahlung).

Die Rechnungsliste links, die alle Rechnungen anzeigt, lässt sich nach verschiedenen Kriterien filtern, womit man sehr schnell z.B. alle offenen Rechnungen einsehen kann. Die Optionen, die Zervant bietet, sind recht vielfältig und können jetzt nicht alle im Detail angesprochen werden, aber was auf jeden Fall erwähnt werden sollte, ist, dass man auch Gutschriften erstellen kann. Man muss sich ein klein wenig mit dem Rechnungsmodul beschäftigen, aber das Verständnis dürfte nicht sonderlich schwerfallen, da dass Modul doch sehr durchdacht wirkt.

Eine Kritik muss man aber anbringen, denn auch wenn Zervant die Rechnungsnummer automatisch hochzählt, so kann man dennoch durch manuelles Überschreiben zweimal die gleiche Rechnungsnummer einer Rechnung zuweisen. Hier sollte das Programm mindestens einen Warnhinweis bringen.

Die Buchhaltung in Zervant

Die in Zervant integrierte Buchhaltung ermöglicht die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, die jeweils auch Konten zugewiesen werden können, wobei erstellte Rechnungen automatisch gebucht werden. Auch Ausgabearten wie Abschreibung, Privatentnahme, abgeführte Umsatzsteuer, Kauf aus dem Ausland, Steuervorauszahlung, Privateinlagen etc. werden berücksichtigt, ebenso wie Soll/Haben Buchungen. Im Bereich Berichte kann man sich dann detaillierte Berichte und Auswertungen zu den eigenen Finanzdaten anzeigen lassen, oder auch ausdrucken, wie man möchte. Natürlich Einnahme/Überschuss, aber auch Umsatzverteilungen (nach Kunden und Produkten), einer Übersicht über Ausgaben nach Konten, den Ust.-Bericht für die Voranmeldung und man kann auch ein Hauptbuch (Geschäftsvorfälle nach Konten) oder ein Journal nach chronologischer Reihenfolge ausdrucken. Auch grafische Anzeigen sind möglich. Genug Übersichten und Berichte, um sich selber einen detaillierten Überblick über den eigenen Finanzstatus zu verschaffen oder um Daten für das Finanzamt, die Bank oder auch dem Steuerberater bereitstellen zu können.

Natürlich muss man bei der Buchhaltung bei individuellen Buchungen sich ein wenig damit beschäftigen und sich Zeit nehmen, vieles erfolgt aber auch automatisch, sodass man an dieser Stelle bei der Erstellung eines Umsatzberichtes für den Steuerberater oder bei der Erstellung der Einnahme/Überschussrechnung für das Finanzamt oder andere sich doch sehr viel Zeit erspart. Vor allem aber hat man jederzeit alle wichtigen Informationen im Zugriff.

Auch beim etwas (für viele) unangenehmen Thema Buchhaltung muss man sagen, dass dies in Zervant sehr übersichtlich und leicht verständlich gemacht ist. Mit dem Thema Buchhaltung muss man sich natürlich immer etwas beschäftigen, aber Zervant macht es an dieser Stelle so leicht, wie es einem Softwareprogramm eben möglich ist.

Bewertung Zervant

Alle Funktionen, die Zervant bietet, können in einem Artikel leider gar nicht bis ins letzte Detail angesprochen werden, zu vielfältig ist der Funktionsumfang. So bietet Zervant z.B. auch noch eine Reisekostenabrechnung. Das Online Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm zeigt sich sehr durchdacht und bietet nicht nur einen recht großen Funktionsumfang, sondern auch eine sehr intuitive, gut nachvollziehbare Benutzerführung. Nur an wenigen Stellen ist eigentlich kurzes Nachdenken notwendig, im Großen und Ganzen kann man aber eigentlich sofort loslegen. Und wer sich dann beim nächsten Mal einloggt, der sieht auch auf Anhieb eine schnelle Übersicht über den finanziellen Status, womit man zumindest den finanziellen Aspekt der Selbständigkeit immer gut im Griff und im Auge hat.

Ob Zervant für jede Dienstleistung oder Branche ausreichend Funktionalität bietet, kann ich nicht auf Anhieb beantworten, aber ich würde doch sagen, dass im Regelfall alles Wichtige abgedeckt ist, was ein Selbständiger oder ein kleines Unternehmen benötigt. Auf jeden Fall ist es einen Blick wert und wie eingangs gesagt, kann man es ja auch 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Schön gemacht, mit vielen Funktionen, ist es auf jeden Fall.

Mehr Informationen gibt es auf der Zervant-Webseite, wo man die Software auch 30 Tage kostenlos und absolut ohne Risiko und Verpflichtung in Ruhe testen kann.