Meetings, Besprechungen und Workshops dienen dazu Ideen zu entwickeln, ein Projekt vorzubereiten oder den Projektstatus zu prüfen, einen Kunden zu überzeugen und vieles mehr und sind auf der einen Seite unverzichtbar im Firmenalltag, andererseits gelten sie aber ähnlich wie E-Mails oft auch als Zeitfresser. Zu viele schlecht organisierte Meetings gelten als ein Grund, warum besonders Projekte oft nur schwer vorankommen, von daher ist es wichtig, Besprechungen und Meetings möglichst optimal vorzubereiten.

Zwei Punkte sind hier besonders wichtig, damit Besprechungen positiv und zeiteffizient gestaltet werden können:

• Vorbereitung
• Optimale Tools + Rahmenbedingungen

Vorbereitung auf ein Meeting

Oftmals steht und fällt ein erfolgreiches Meeting mit der Vorbereitung, wobei Meeting Formulare bereits bei der Terminvereinbarung helfen können. Eine strukturierte und gut gegliederte Agenda und nicht zuletzt eine Beschränkung auf die wesentlichen Kernthemen sind hier ebenso wichtig wie ein Zeitplan, da ansonsten immer die Gefahr besteht, dass bei zu vielen Ausschweifungen wichtige Punkte nicht geklärt werden, zumal bei zu langen Meetings oftmals die Konzentration der Teilnehmer deutlich sinkt, weniger ist hier oftmals mehr. Wichtig ist natürlich auch die Auswahl der richtigen Mitarbeiter und eine zeitige Information, sodass sich diese entsprechend gedanklich vorbereiten können, sofern kein spontanes Meeting. Ebenso ist es wichtig, einen Protokollführer auszuwählen.

Optimale Tools für ein Meeting

Konferenztische und Stühle

Zu den optimalen Tools für ein Meeting gehören natürlich auch geeignete Büromöbel wie Konferenztische, welche es in verschiedensten Größen und Formen gibt, oftmals bewährt haben sich hier Konferenztische in Halbkreis- oder Faßform. Die optimale Größe bietet den Teilnehmern einerseits etwas Freiraum, anderseits aber auch genügend Nähe für den persönlichen Austausch und Kontakt. Zu einem Tisch gehören natürlich auch ergonomische passende Bürostühle. Konferenztische und Stühle sollten dabei nicht nur hochwertig und stabil sein, sondern gerne auch optisch ansprechend, denn eine angenehme Atmosphäre trägt viel zu einem erfolgreichen Meeting bei. Ein Beistelltisch sollte Getränke und kleine Stärkungen bereithalten.

Hilfsmittel für ein Meeting

Moderationswand, Flipchart, Whiteboard, eventuell auch Beamer gehören in der Regel zu den wichtigsten Hilfsmitteln in einem Meeting, welche ja nach Anforderung zum Einsatz kommen.

Die Moderationswand erlaubt es Karten & Zettel mit einer Pin-Nadel anzuheften, womit sie ideal sich dazu eignet , eingebrachte Ideen von Mitarbeiter zu vermerken und anzupinnen. Die Moderationswand erlaubt es auch sehr komfortabel diese Ideen sehr übersichtlich visuell anzuordnen und gegebenenfalls wieder zu entfernen und sie bietet anders als Flipchart oder Whiteboard auch eine große gut sichtbare Fläche. Komplexe Themen können mit der Moderationswand gut zerlegt werden und Mitarbeiter gut eingebunden werden. Zur optimalen Nutzung ist aber oftmals ein entsprechend erfahrener Moderator notwendig.

Flipcharts eignen sich sehr gut für die Vorbereitung, so können wichtige Themenblöcke entsprechend der Tagesordnung hier als strukturierte Stichwortgeber dienen, die schrittweise abgearbeitet werden. Dabei sollte man aber immer genügend Platz auf dem jeweiligen Platz lassen, um wichtige Ideen und Vorschläge der Mitarbeiter aktiv aufnehmen zu können. Wichtig beim Flipchart sind eine gut lesbare Schrift in ausreichender Größe und genügend Nachschub an Papier. Bei den Stiften sollte man auf ausreichend dicke Faserstifte achten, gerne auch in verschiedenen Farben, rot visualisiert z.B. besonders wichtige Punkte besonders. Nachteil von Flipcharts sind der begrenzte Platz und auch etwas die Flexibilität, insbesondere wenn viele neue Ideen eingebracht werden.

Das Whiteboard ermöglicht für das spontane Erfassen oder Streichen von Texten und Ideen oftmals noch die beste Flexibilität, wobei aber auch hier der begrenzte Platz mitunter zum Problem werden kann.

Flipchart, Moderationswand und Whiteboard haben alle eines gemeinsam: sie sind nur Hilfsmittel. Zu viel lenkt ab, daher sollten vorbereitete Materialien nur Stichwortgeber sein oder der Strukturierung dienen. Man sollte nicht zu viel Aufwand damit verbringen während eines Meetings alles aufzuschreiben, damit nicht zu viel Zeit für das Miteinander verloren geht. Die Hilfsmittel sollten immer dem Wort bzw. Austausch folgen, deren Sinn ist nicht, dass sich die Teilnehmer auf das Ablesen konzentrieren, sondern sie dienen einzig der Unterstützung. Nützliche Tipps zum Präsentieren mit Flipchart findet man im Artikel „Präsentieren mit Flipchart“

Büromöbel in Form von Konferenztischen, Hilfsmittel wie eine Moderationswand oder ein Flipchart bieten wichtige Voraussetzungen für ein erfolgreiches Meeting bzw. unterstützen dieses, entscheidend ist aber letztlich eine gute Planung und natürlich auch das Talent des Meetingleiters dieses spannend, auf den Punkt gebracht und zielführend zu gestalten.