Eine digitale Plantafel für Projekt- und Terminplanung erleichtert es Unternehmen jeder Größe Ressourcen in Form von Personal und Ausrüstung effizient zu planen bzw. einzuteilen. Mit einer solchen digitalen Plantafel können dabei sowohl tägliche Routineaufgaben etwa zur regelmäßigen Durchführung von Wartungsarbeiten an Maschinen bei Kunden als auch umfangreiche Projekte jeder Art effizient geplant werden. Eine Online-Lösung erleichtert dabei den Zugriff von überall, sodass Montage-Teams und Außendienstmitarbeiter auch von unterwegs Aktualisierungen einpflegen können.

Digitale Plantafel zur termingetreuen Durchführung von Projekten und Aufgaben

Eine konsequente Nutzung solcher Lösungen trägt dazu bei, dass Projekte und Einzelaufgaben wie etwa Wartungsjobs termingetreu durchgeführt werden können. Eine digitale Plantafel, um Ressourcen inklusive der vorhandenen Mitarbeiter-Kapazitäten einzuteilen bzw. zu planen, bietet auch eine wertvolle Unterstützung, wenn man ein Angebot für einen neuen möglichen Auftrag erstellen möchte. Mit einer digitalen Plantafel können Aufwendungen für Personal, weitere Ressourcen und benötigte Zeitaufwendungen realistischer eingeschätzt werden, um für die Angebotserstellung möglichst exakte Zahlen in Bezug auf Kosten und Zeitbedarf zur Hand zu haben. Eine digitale Plantafel ist im Rahmen einer Angebotserstellung daher ein wichtiger Baustein für die Zusammenstellung aller relevanten Posten.

© Summit Art Creations – stock.adobe.com

Was eine digitale Plantafel mindestens leisten sollte

Wie bei jeder Software, so gilt auch bei der digitalen Plantafel, dass diese gewisse Mindestvoraussetzungen für einen erfolgreichen Einsatz bieten sollte:

• Die Software sollte benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet ist, sodass diese auch gerne von den Führungspersonal, aber auch von Mitarbeitern genutzt wird. Die Lösung sollte auch ein übersichtliches Board mit unterschiedlichen Zeitansichten beinhalten, mit der auf einen Blick erkennbar ist, wer wie und wann für einen Termin/Aufgabe eingeplant ist. Auch Sortier- und Filterfunktionen sollten Standard sein, um zwischen verschiedenen Projekten / Terminen wechseln zu können und hier die Übersicht behalten zu können.
• Der Funktionsumfang sollte ein hohes Maß an Flexibilität bieten, so dass kurzfristige Umplanungen, etwa durch den Ausfall von Mitarbeitern, berücksichtigt werden können. Auch bei einem ideal geplanten Projekt sind kurzfristige Anpassungen fast nie zu vermeiden
• Die Eingabe sollte festgelegte Standardwerte für Arbeitszeiten berücksichtigen, sodass Eingaben nicht nur schnell, sondern auch einheitlich erfasst werden, womit die spätere Auswertung und Abrechnung erleichtert wird.
• Es sollten Schnittstellen vorhanden sein, um die Daten zu exportieren. Im Idealfall, um nicht nur Ressourcen zu planen, sondern auch anschließend abrechnen zu können. Daher ist eine digitale Plantafel, welche auch eine minutengenaue Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten mit anschließendem Export zur Übernahme in eine Buchhaltungslösung vorzuziehen, da hiermit ein zusätzlicher separater Zeitaufwand vermieden wird

Auf Datensicherheit und Support achten

Entscheidet man sich für eine Online-Lösung, so bietet dies den Vorteil, dass eine solche digitale Plantafel von überall zur Verfügung steht, womit man eine Echtzeitlösung erhält. Das verantwortliche Management kann so zeitnah zum Beispiel auf Engpässe reagieren, wenn Personal ausfällt, Ressourcen knapp werden oder auch wenn anstehende Aufgaben sich vor Ort als komplexer als erwartetet herausstellt und zusätzliches Personal oder andere Ressourcen angefordert und eingeplant werden müssen. Durch den Echtzeit-Zugriff stehen diese Informationen dann auch unmittelbar allen Beteiligten zur Verfügung.

Online-Lösung verringert den eigenen IT-Aufwand

Eine Lösung durch einen Drittanbieter verringert den selbst aufzubringenden IT-Aufwand für die Bereitstellung von Rechenkapazitäten, aber auch für Installation und Wartung, womit diese auch für Betriebe zur Verfügung steht, die selbst vielleicht nicht über die nötigen IT-Kapazitäten verfügen.

Gleichzeitig bedeutet es aber auch, dass man beim Anbieter auf eine sicherzustellende Datensicherheit achten sollte. Dies, damit die Lösung auch jederzeit zur Verfügung steht (Backup-Kapazitäten), aber natürlich auch, damit alle Daten sicher und vor Fremdzugriff geschützt, gespeichert werden.

Da im Normalfall nicht alle Mitarbeiter über die gleichen Zugriffsrechte verfügen sollten, sollte auch eine entsprechende Verwaltung für Benutzer und deren Rechte vorhanden sein.

Nicht zuletzt sollte der Anbieter auch einen qualitativ hochwertigen Support bei allen Fragen und eventuellen Problemen anbieten.

Fazit: digitale Plantafel bietet einen hohen Nutzwert

Eine digitale Plantafel erleichtert Unternehmen jeder Art den Blick auf laufende Prozesse, die Planung zukünftiger Prozesse und erleichtert sowohl eine Projektplanung als auch das Lösen kurzfristiger Engpässe und notwendiger Anpassungen. Mit einer Online-Lösung in Echtzeit haben alle Beteiligten von überall jederzeit den Überblick, welche Aufgaben anstehen und für welche Aufgaben man eingeplant ist. Verfügt die digitale Plantafel als Projektmanagement-Werkzeug zudem über eine Erfassung von Arbeitszeiten, so wird darüber hinaus auch die Kostenabrechnung erleichtert und ein doppelter Aufwand durch eine separate Lösung vermieden.

Eine gut umgesetzte Lösung sollte dabei einfach zu bedienen sein, sodass auch Nicht IT-Spezialisten diese nutzen können und diese auch gerne nutzen, denn nur bei konsequenter Nutzung wird eine digitale Plantafel ihre Möglichkeiten soll ausspielen können.