Die 5 Unverzichtbaren Programme für Gründer: Effizienz, Kreativität und Wachstum von Anfang an

Die Gründung eines Unternehmens ist eine aufregende, aber oft auch überwältigende Reise. Von der ersten Idee über die Finanzierung bis hin zur Kundenakquise gibt es unzählige Aufgaben und Verantwortlichkeiten. In dieser Phase ist es entscheidend, Prozesse von Anfang an schlank und effizient zu gestalten. Die richtige Software kann dabei ein Gamechanger sein, der dir nicht nur Zeit und Nerven spart, sondern auch eine solide Grundlage für dein zukünftiges Wachstum schafft. Die richtigen Tools zur Hand macht das Gründerleben einfach einfacher.

Doch bei der schieren Menge an Tools auf dem Markt den Überblick zu behalten, ist schwer. Welche Programme sind wirklich essenziell, besonders wenn das Budget meist noch knapp ist? Und man sollte ohnehin von Anfang an sparsam sein mit dem Ziel einen Puffer für schlechtere Tage zu haben, denn auch im Leben eines Selbstständigen oder eines kleineren oder mittleren Unternehmens gibt es in der Regel gute und schlechte Zeiten, hat man ja auch nicht alles selber in der Hand.

In diesem Artikel stellen wir dir 5 Programme vor, die unserer Meinung nach zur Grundausstattung jedes Gründers gehören, um von Tag eins an produktiv, organisiert,  rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und deine Marke überzeugend zu präsentieren. Du hast bei den genannten Programmen aber Spielraum, denn natürlich gibt es jeweils Programm-Alternativen mit dem gleichen Konzept für die einzelnen Programme.

sevdesk: Dein Finanz-Cockpit für Buchhaltung, Rechnungen & mehr

Die Finanzverwaltung ist das Rückgrat jedes Unternehmens und gleichzeitig oft ein Buch mit sieben Siegeln für Gründer. Hier kommt sevdesk ins Spiel. sevdesk ist eine cloudbasierte Software, die speziell auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmern, Freiberuflern und Start-ups zugeschnitten ist und die oft komplizierten Bereiche Buchhaltung, Rechnungsstellung und Finanzmanagement erheblich vereinfacht.

Warum ist sevdesk ein „Must-Have“ für Gründer?

• Gesetzliche Anforderungen erfüllen: In Deutschland sind korrekt geführte Bücher und GoBD-konforme Rechnungen Pflicht. sevdesk hilft dir dabei, diese Anforderungen einfach und sicher zu erfüllen, ohne dass du sofort ein Steuerexperte sein musst.
• Professionelle Rechnungen erstellen: Erstelle im Handumdrehen rechtssichere und professionell aussehende Angebote und Rechnungen (auch E-Rechnungen), die du direkt per E-Mail versenden oder als PDF exportieren kannst. Das spart Zeit und hinterlässt bei deinen Kunden einen guten Eindruck.
• Ausgaben im Blick behalten: Erfasse und verwalte deine Belege und Ausgaben digital. Egal ob Foto per App oder Upload – alles landet an einem zentralen Ort und ist für die Buchhaltung bereit.
• Bankkonto-Anbindung: Verknüpfe dein Bankkonto, um Einnahmen und Ausgaben automatisch abzugleichen und offene Posten im Blick zu behalten. Das gibt dir jederzeit einen Überblick über deine Liquidität.
• Zeit sparen: Automatisierte Prozesse wie wiederkehrende Rechnungen oder Zahlungserinnerungen nehmen dir repetitive Aufgaben ab, sodass du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

sevdesk ist nicht nur ein Tool zur Rechnungsstellung; es ist ein umfassendes Finanz-Cockpit, das dir hilft, den Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben zu behalten, deine Steuererklärung vorzubereiten und finanzielle Entscheidungen auf Grundlage fundierter Daten zu treffen.

Für Gründer ist es ein unverzichtbarer Helfer, um von Anfang an finanzielle Klarheit und Sicherheit zu gewährleisten. Als Alternative und auch nicht schlechter ist lexware Office zu nennen, welches der beiden Online-Buchhaltungsprogramme du bevorzugst liegt auch an deinen individuellen Anforderungen und zu einem gewissen Teil auch einfach daran, was dich eher anspricht in der täglichen Nutzung.

Slack: Zentrale Kommunikation für dein Team (oder dich selbst!)

Auch wenn du anfangs vielleicht ein Solo-Gründer bist, wird die Kommunikation schnell komplex, sobald Kunden, Dienstleister oder eventuell die ersten Mitarbeiter hinzukommen. E-Mail-Chaos ist vorprogrammiert. Slack revolutioniert die Teamkommunikation, indem es Gespräche in themenbezogenen Kanälen organisiert.

Warum ist Slack ein „Must-Have“ für Gründer?

• Struktur statt Chaos: Erstelle Kanäle für verschiedene Projekte, Kunden, Abteilungen (auch wenn du die Abteilungen anfangs selbst bist!) oder allgemeine Themen. Das hält die Kommunikation übersichtlich und jeder findet schnell die relevanten Informationen.
• Schnelle Abstimmung: Für kurze Fragen oder schnelle Infos ist Slack ideal. Es ersetzt viele interne E-Mails und beschleunigt die Entscheidungsfindung.
• Integrationen: Slack lässt sich mit unzähligen anderen Tools verbinden (z.B. Trello, Google Drive, sevdesk über Zapier), sodass du Benachrichtigungen und Updates direkt in deinen Kommunikationsfluss integrieren kannst.
• Suchfunktion: Die leistungsstarke Suche findet alte Nachrichten, Dateien oder Informationen in Sekunden – auch über Integrationen hinweg.
• Für Solo-Gründer nützlich: Selbst als Einzelkämpfer kannst du Slack nutzen, um dich selbst zu organisieren, verschiedene Projekte in Kanälen zu trennen und Tools zu integrieren (z.B. Benachrichtigungen über neue sevdesk-Rechnungen oder Trello-Updates).

Slack schafft eine Kultur der offenen und transparenten Kommunikation und stellt sicher, dass wichtige Informationen nicht in überfüllten Postfächern verloren gehen. Der kostenlose Plan bietet einen hervorragenden Startpunkt für Gründer.

Trello: Aufgaben organisieren leicht gemacht

In der Gründungsphase gibt es mehr Aufgaben, als man zählen kann. Von der Produktentwicklung über Marketing bis hin zur Bürokratie – alles muss gemanagt werden. Trello ist ein flexibles und visuell ansprechendes Projektmanagement-Tool, das auf dem Kanban-Prinzip basiert (Aufgabenkarten, die durch Spalten wie „Zu erledigen“, „In Arbeit“, „Erledigt“ verschoben werden).

Warum ist Trello ein „Must-Have“ für Gründer?

• Übersichtlichkeit: Verschaffe dir einen klaren visuellen Überblick über alle laufenden Projekte, Aufgaben und deren Status.
• Einfache Bedienung: Trello ist intuitiv und erfordert keine lange Einarbeitungszeit. Du kannst sofort Boards für verschiedene Bereiche (z.B. „Marketing-Planung“, „Webseiten-Entwicklung“, „Ideen-Speicher“) erstellen.
  Flexibilität: Passe Boards, Listen und Karten an deine spezifischen Bedürfnisse an. Nutze Checklisten für Teilaufgaben, lege Fälligkeitsdaten fest, füge Anhänge hinzu.
• Zusammenarbeit: Auch wenn du ein Team hast, können Aufgaben einfach zugewiesen und der Fortschritt gemeinsam verfolgt werden.
• Ideenmanagement: Trello eignet sich hervorragend, um brainstormed Ideen zu sammeln und zu organisieren.

Trello hilft dir dabei, Prioritäten zu setzen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass nichts Wichtiges vergessen wird. Es ist ein einfaches, aber mächtiges Werkzeug, um Struktur in das tägliche Chaos zu bringen.

Google Workspace / Microsoft 365: Dein digitales Büro in der Cloud und auf dem Desktop

Dokumente erstellen, Tabellen pflegen, Präsentationen entwerfen, Dateien sicher speichern und teilen – all das sind grundlegende Büroaufgaben. Hier stehen dir primär zwei mächtige Suiten zur Auswahl, die beide ihre Stärken haben und die Bedürfnisse von Gründern abdecken. Zum einen Google Workspace, zum anderen Microsoft 365.

Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, etc.):

• Was es ist: Eine umfassende Suite von Online-Produktivitäts- und Kollaborationstools, die primär für die Arbeit im Browser konzipiert sind.
• Stärken für Gründer: Hervorragende Echtzeit-Kollaboration, einfacher Dateiaustausch, nahtlose Integration der Dienste, Zugriff von überall mit Internet, professionelle E-Mail (@deinunternehmen.de) via Gmail. Ideal für Teams, die viel gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Wert auf Cloud-Flexibilität legen.
• Wichtige Tools: Google Drive (Speicher), Google Docs (Textverarbeitung), Google Sheets (Tabellenkalkulation), Google Slides (Präsentationen), Gmail, Google Calendar.

Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Outlook):

• Was es ist: Bietet die bekannten und leistungsstarken Office-Anwendungen als Desktop-Versionen sowie Cloud-Dienste für Speicher und Online-Zusammenarbeit.
• Stärken für Gründer: Leistungsstarke Desktop-Anwendungen mit vollem Funktionsumfang und sehr guter Offline-Nutzbarkeit, hohe Vertrautheit bei vielen Nutzern, robuster Cloud-Speicher (OneDrive), professionelle E-Mail (@deinunternehmen.de) via Outlook/Exchange. Ideal, wenn du Wert auf den vollen Funktionsumfang der Desktop-Apps legst oder oft offline arbeiten musst.
• Wichtige Tools: Word (Textverarbeitung), Excel (Tabellenkalkulation), PowerPoint (Präsentationen), OneDrive (Speicher), Outlook (E-Mail, Kalender).

Warum sind sie ein „Must-Have“?

Beide Suiten bieten die essentielle Infrastruktur für dein digitales Büro. Sie ermöglichen dir das Erstellen, Speichern und Teilen aller notwendigen Dokumente. Die Wahl hängt oft von persönlichen Vorlieben, der benötigten Offline-Funktionalität (hier hat MS 365 Vorteile durch die starken Desktop-Apps) und den spezifischen Kollaborationsanforderungen ab. Beide bieten verschiedene Pläne, die für Gründer bezahlbar sind und mit dem Unternehmen mitwachsen.

Selbstverständlich kann deine Office-Suite auch anders heißen: von SoftMaker FreeOffice über die Profi-Version SoftMaker Professional bis hin zu  LibreOffice stehen dir hervorragende, teils auch kostenlose Versionen zur Verfügung, die dir möglicherweise absolut ausreichen, weil du ohnehin keine Cloud-Nutzung möchtest oder benötigst.

Adobe Express: Kreative Inhalte für dein Marketing im Handumdrehen

In der heutigen digitalen Welt ist eine ansprechende visuelle Präsenz entscheidend, um Aufmerksamkeit zu erregen – sei es auf Social Media, in Präsentationen oder auf deiner Webseite. Doch nicht jeder Gründer ist ein ausgebildeter Grafikdesigner. Hier hilft Adobe Express (früher Adobe Spark). Es ist ein intuitives Online-Design-Tool, das es dir ermöglicht, schnell und einfach professionell aussehende Grafiken, Webseiten, kurze Videos und mehr zu erstellen.

Warum ist Adobe Express ein „Must-Have“ für Gründer?

• Einfache Bedienung: Die benutzerfreundliche Oberfläche macht es auch Anfängern leicht, tolle Designs zu erstellen. Du brauchst keine Vorkenntnisse in komplexer Design-Software.
• Vorlagenvielfalt: Greife auf Tausende von professionellen Vorlagen für Social-Media-Posts (Instagram Stories, Facebook Ads, LinkedIn Grafiken etc.), Flyer, Logos, Banner und mehr zurück. Passe sie einfach an deine Marke an.
• Inhalte schnell erstellen: Spare wertvolle Zeit bei der Erstellung von Marketingmaterialien. Was früher Stunden dauerte, ist oft in Minuten erledigt.
• Zugriff auf Stock-Inhalte: Nutze integrierte Bibliotheken mit lizenzfreien Fotos, Videos und Designelementen.
• Branding-Funktionen: Lege deine Markenfarben, Schriftarten und Logos fest (in den kostenpflichtigen Versionen), um einen einheitlichen Look über all deine Designs hinweg zu gewährleisten.
• Kostenloser Plan: Adobe Express bietet einen großzügigen kostenlosen Plan, der für viele Grundbedürfnisse bereits ausreicht.

Mit Adobe Express kannst du deine Marke visuell zum Leben erwecken und überzeugende Inhalte für deine Marketingaktivitäten erstellen, selbst mit einem kleinen Budget und ohne Design-Experte zu sein.

Die richtige Wahl treffen und starten

Diese 5 (oder streng genommen mehr mit den jeweils genannten Alternativem) Programme decken wichtige entscheidende Bereiche ab, die jeder Gründer beherrschen muss: Finanzen, Kommunikation, Organisation, Dokumentenmanagement/Produktivität und visuelles Marketing. Die Programme bieten in ihren Basisversionen, oft sogar kostenlos oder sehr günstig, bereits einen enormen Mehrwert für den Start.

Wichtig ist, dass du dich nicht von der Vielfalt der Möglichkeiten erschlagen lässt. Diese Tools sind Helfer, aber kein Selbstzweck. Wähle daher nur die Tools, die am besten zu deinen aktuellen Bedürfnissen passen, und lerne, diese effektiv zu nutzen. Viele dieser Programme lassen sich untereinander integrieren (z.B. Slack mit Trello, Google Drive/OneDrive, oder Grafiken aus Adobe Express in Dokumente einfügen), was den Workflow weiter optimiert. Weniger, aber dafür beherrscht, ist oft mehr.

Indem du von Anfang an auf die richtigen digitalen Helfer setzt, schaffst du dir die Freiräume, die du brauchst, um dich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: dein Business aufzubauen und deine Vision zu verwirklichen.

Brauchst du weitere Tipps zur Auswahl und Einrichtung der passenden IT-Infrastruktur für dein Start-up? Auf Michael-bickel.de findest du weitere Artikel, Ratgeber und Analysen rund um IT, Software, Business und Sicherheit. Schau auch mal dort vorbei!