Ein wesentlicher Faktor beim Workflow in Büro und Betrieb ist die optimale Zusammenstellung der Büro- und Betriebsausstattung. Diese beeinflusst nicht nur wesentlich die Effizienz der Betriebsabläufe und Büroprozesse, sondern sorgt auch dafür, wie wohl sich Mitarbeiter in der Firma fühlen.

Wichtig bei der Zusammenstellung der Büro-, Lagerausstattung, wie auch der Betriebsausstattung ist zum einen ein Ordnungsprinzip, sodass benötigte Materialien, ob Papier, Umschläge, Ordner etc. im Büro oder das Werkzeug in einer Betriebsstätte möglichst schnell zur Verfügung stehen, sodass Arbeitsabläufe nicht durch unnötigen (Such-) Zeitaufwand erschwert werden. Entsprechend sollten die wichtigsten und am häufigsten jeweils benötigten Materialien möglichst nahe am eigentlichen Arbeitsplatz positioniert werden. Während sich im Büro dabei eher klassische Büroregale eignen, kommen in betrieblich orientierten Arbeitsplätzen oder im Handwerk entsprechende dem Zweck angepasste Regalsysteme wie Materialschränke oder auch Palettenregale, Werkzeugschränke oder anderes zum Einsatz. Arbeiten mehrere Menschen in einem Büro oder soll ein Bürobereich in einer Betriebsstätte räumlich abgetrennt werden, so eignen sich hierfür Trennwandsysteme. Diese sorgen auch dafür, dass man selbst auf kleinem Raum abgeschottete Arbeitsplätze für mehrere Mitarbeiter gestalten kann.

Ordner und sehr häufig benötigte Arbeitsmaterialien wird man für den schnellen Zugriff häufig, aber nicht zwingend in einem offenen Büroregal für den schnellen Zugriff unterbringen. Für Licht – sensible Materialien wie Papier, Tinten und Toner, Umschläge, Folien usw. empfiehlt sich meist eher ein Büroschrank mit Türen. Da Ordnung den Workflow unterstützt, gibt es oftmals für Schranksysteme passendes Zubehör etwa zur Unterbringung von Hängemappen. Sollen schwere Materialien, dazu zählen auch viele „dicke“ Ordner untergebracht werden sollte man bei der Auswahl eines Regalsystems unbedingt auf die Traglast achten.

Ergonomie bei Büroarbeitsplätzen

Besonders bei zeitintensiven Büroarbeitsplätzen kommt der Ergonomie bei der Auswahl der Büroausstattung eine entscheidende Bedeutung zu, um gesundheitliche Probleme – meist im Rücken- und Nackenbereich – zu vermeiden. Dies gilt insbesondere für Bürostühle, aber auch für den Schreibtisch, sodass besonders in diesem Bereich billige Discount Artikel meist zugunsten hochwertiger Produkte vermieden werden sollten. Sofern Büromöbel inklusive Bürostühle auf Hartböden positioniert werden, sollte man dabei auch aus Sicherheitsgründen auch gleich eine rutschsichere Bodenschutzmatte wählen.

Generell sollte man bei Ergonomie auf höhenverstellbare Büromöbel achten, um den individuellen Anforderungen der Mitarbeiter gerecht zu werden.

Im Idealfall sollten Mitarbeiter bei der Auswahl und Positionierung der Büroausstattung mit eingebunden werden, um Mitarbeiter – Erfahrungen mit den innerbetrieblichen Arbeitsabläufen zu nutzen. Optimal sind hier natürlich Schreibtische, die sich verändernden Anforderungen anpassen können, beispielsweise durch optionale Verkettungsplatten, mit der man Schreibtische nach Bedarf kombinieren kann.

Welche Büro- und Betriebsausstattung die richtige ist, hängt stark von den individuellen Anforderungen ab und kann nicht generell beantwortet werden. Allgemein sollte man auf jeden Fall aber auf eine einheitliche Struktur, sowohl bei Form als auch Funktion achten, ebenso ist Erweiterbarkeit wünschenswert und es sollte ausreichend Kapazität durch Regale, Rollcontainer… für alle Mitarbeiter bereitstehen, um geordnete Ablagen bzw. Bereitstellung zu ermöglichen.

Auch spezielle Anforderungen sollten bei der Auswahl von vornherein mit berücksichtigt werden. Kommen in Ihrem Betrieb oder Büro empfindliche Elektronikteile zum Einsatz oder werden dort gelagert, so sollte man auf ESD – Produkte achten, wie z.B. beim Einrichtungshaus für Büro und Betrieb Krieg angeboten. ESD – Produkte sind leitfähige Produkte, von Arbeitstischen, sogar den Bürostuhl bis hin zu Schränken, die eine elektrostatische Entladung verhindern und elektrostatisch gefährdete Bauelemente vor Schaden schützen.

Zusammenfassend sind bei der optimalen Büro- und Betriebsausstattung folgende Punkte wichtig:

• Ausrichtung an den individuellen Anforderungen inkl. spezieller Anforderungen wie bei ESD-Produkten
• Ausrichtung an den Arbeitsprozessen im Büro oder Unternehmen, Einbindung von Mitarbeitern
• Einheitlichkeit und Struktur, die Ordnung und Workflow unterstützt
• Ergonomie
• Flexibilität
• Kapazität
• Sicherheit (sichere Ausstattung bis hin zu Bodenschutzmatten und Kabelbindern)

Es lohnt sich von vornherein dabei auf hochwertige Markenprodukte zu setzen, die nicht nur eine entsprechende Langlebigkeit haben, sondern auch in puncto Ergonomie, Stabilität, Sicherheit, aber auch in Bezug auf die Außenwirkung bei Kundenverkehr einen deutlichen Mehrwert bringen.

Da jedes Unternehmen anders ist, kommt der Planung bei der Büro- und Betriebsausstattung eine große Bedeutung zu, sodass der Gang zu einem Spezialisten für Büro- und Betriebsausstattung empfehlenswert ist. Aufgrund der Vielzahl an Regalsystemen, Büro- und Betriebsequipment kann ein solcher Anbieter durch seine Erfahrung aus dem meist umfangreichen Angebot die für den Kunden optimal passende Lösungen anbieten. Lösungen, welche man im Alleingang möglicherweise übersehen würde.

Die optimale Einrichtung von Büro und Betrieb beeinflusst die Effizienz im Unternehmen nicht unerheblich und hat damit auch direkte Auswirkungen auf finanzielle Kennzahlen, sodass dieser eine große Bedeutung zukommt, was man sowohl beim Budget als auch der zeitlichen Planung berücksichtigen sollte.