Bedeutung der Lohnbuchhaltung für das Projektcontrolling

In der heutigen Geschäftswelt setzen Unternehmen vermehrt auf projektbasierte Arbeitsmodelle, um komplexe Aufgaben effektiv zu delegieren und Umsatzziele in einem festgelegten Zeitrahmen zu erreichen. Dem Projektcontrolling bzw. Projektmonitoring kommt dabei die Aufgabe zu, den Fortschritt, die Leistung und die Rentabilität eines Projekts zu überwachen. In diesem Kontext nimmt auch der Bereich der Lohnbuchhaltung eine entscheidende Rolle ein. Sie gewährleistet nicht nur die korrekte Abrechnung der Mitarbeiterlöhne und -gehälter, sondern unterstützt das Controlling auch bei der Budgetierung und Kostenplanung. Moderne Unternehmen nutzen hierfür vermehrt digitale Tools, um verschiedenen Herausforderungen zu begegnen.

Budgetierung und Kostenplanung

Die Budgetierung und Kostenplanung sind zentrale Elemente des Projektmanagements. Die Lohnbuchhaltung nimmt dabei eine bedeutende Rolle ein, indem sie das Projektcontrolling bei der Erstellung des Budgets und der Kostenplanung aktiv unterstützt. Lohnbuchhalter gewährleisten die präzise Erfassung der Personalkosten und können Einschätzungen zur Höhe der erwartbaren Personalkosten im Rahmen eines Projektes geben. Diese Aufstellungen umfassen nicht nur die Löhne und Gehälter der Projektmitarbeiter, sondern auch die Sozialabgaben und weiteren Leistungen, die mit der Beschäftigung verbunden sind. Durch die enge Zusammenarbeit gewinnen die Projektverantwortlichen wichtige Einblicke in entscheidende Faktoren, welche wiederum Einfluss auf die Kostenkontrolle eines Projekts haben.

Erfassung von Arbeitszeiten und -kosten

Bedeutung der Lohnbuchhaltung für das Projektcontrolling

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Auch bei der späteren Erfassung der Arbeitszeiten und der damit verbundenen Personalkosten ist das Projektcontrolling auf Experten aus der Lohnbuchhaltung angewiesen. Die Lohnbuchhaltung übernimmt die Verantwortung für die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten der Projektmitarbeiter. Hierfür greift sie auf verschiedene Zeiterfassungssysteme oder andere Tools zurück, die eine präzise Datenerfassung ermöglichen. Moderne Zeiterfassungssysteme erfassen die Arbeitsstunden der Projektmitarbeiter meistens auf elektronischem Wege. In diesem Rahmen kommen Zeiterfassungssoftware, biometrische Erfassungsgeräte oder mobile Anwendungen zum Einsatz. Die Lohnbuchhaltung gewährleistet so die Genauigkeit und Korrektheit der erfassten Daten, damit die Berechnung der Löhne und Gehälter auf einer eine verlässliche Grundlage erfolgt

Vorteile ortsunabhängiger und digitaler Abrechnungsmodelle

Im Zuge der Corona-Pandemie und der damit verbundenen Maßnahmen haben sich in vielen Betrieben Remote-Arbeitsmodelle als Alternative zur Präsenzarbeit durchgesetzt. In immer mehr Unternehmen gehen deshalb einen effektiven Mittelweg und setzen vermehrt auf „Hybrid-Work“, sodass Mitarbeiter selbst entscheiden können, an bestimmten Tagen von Zuhause aus zu arbeiten. Für die Abrechnung der Arbeitszeit ergeben sich dadurch im Projektkontext oft einige Schwierigkeiten. Selbstverständlich muss auf diese Zukunfts-Trends in der Lohnbuchhaltung kompetent reagiert werden. Durch den Einsatz digitaler und cloudbasierter Abrechnungstools ergeben sich verschiedene Vorteile für Unternehmen und die jeweiligen Projektteams. Sie ermöglichen eine präzise und fehlerfreie Lohnabrechnung und erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Projektmitarbeitern und der Lohnbuchhaltung unabhängig vom Standort. Auch die Verwaltung von lohnrelevanten Daten wird so erheblich erleichtert. Der Einsatz spezieller Tools und Systeme kann die bestehenden Arbeitsabläufe optimieren, Kosten senken und damit die Effizienz des gesamten Projektcontrollings erhöhen.

Einhaltung rechtlicher Anforderungen

Datenschutz im Unternehmen

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Die Lohnbuchhaltung verarbeitet sensible personenbezogene Daten, wie beispielsweise Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern und Gehaltsinformationen der Mitarbeiter. Es ist daher entscheidend, dass diese Daten gemäß den geltenden Bestimmungen der DSGVO erhoben und verarbeitet werden. Die Lohnbuchhaltung muss sicherstellen, dass die Arbeitsabläufe datenschutzkonform gestaltet sind, sodass Mitarbeiter auf die vertrauliche Behandlung ihrer Daten bauen können. Hierfür sind klare Richtlinien und Verfahren erforderlich, um die Sicherheit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Dies umfasst auch den Einsatz von angemessenen technischen sowie organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Diebstahl. Lohnexperten sind deshalb auf regelmäßige Schulungen angewiesen, die sie über Änderungen in den Datenschutzbestimmungen und die Auswirkungen auf die Lohnabrechnung zu informieren.

Automatisierung als Chance und Herausforderung

In Zeiten, in denen die KI-Technologie große Sprünge macht, ist Automatisierung nicht mehr nur in der Fertigungshalle, sondern auch für Bürotätigkeiten zunehmend relevant. Die smarte Mustererkennung erlaubt es, wiederkehrende Routineaufgaben an intelligente Software-Tools abzugeben. Die Verarbeitung von Arbeitszeiten, Berechnung von Löhnen und Gehältern sowie die Erstellung von Abrechnungen erfolgt nahezu in Echtzeit. Da kleinteilige Arbeiten im Automatisierungsprozess zusammengefasst werden, sparen Lohnexperten viel Zeit, die sich in andere Aufgaben investieren lässt. Der konsequente Einsatz neuer Technologien ermöglicht es Unternehmen, ihre Lohnbuchhaltung auf ein neues Niveau zu heben, wodurch Beteiligte einen größeren Fokus auf die Schnittstellen zum Projektcontrolling legen können. Für die Lohnbuchhaltung bringt die Automatisierung jedoch auch einige Herausforderungen mit sich, denn die neuen Anwendungen und Tools müssen in laufende Arbeitsprozesse- und Systemstrukturen integriert werden. Darüber hinaus bedarf es fortlaufender Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen, damit sich die vorhandenen Potentiale auch ausschöpfen lassen. Dennoch überwiegen am Ende die Chancen, die eine umfassende Implementierung von Automatisierungslösungen in der Lohnbuchhaltung mit sich bringt.

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