Die E-Rechnung ist für Unternehmen ja längst kein reines Zukunftsthema mehr. Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Gleichzeitig gibt es aber Übergangsregelungen, weshalb nicht jede Rechnung bereits heute zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden muss, aber auch dieser Tag kommt näher.

Wichtig ist dabei vor allem eine Unterscheidung: Eine normale PDF-Datei ist nicht automatisch eine E-Rechnung im steuerlichen Sinn, sondern die E-Rechnung benötigt mehr.

Was ist eine E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und verarbeitet werden kann.

Eine einfache PDF-Rechnung fällt deshalb nicht unter diese Definition. Sie gilt als sogenannte sonstige Rechnung.

Müssen Unternehmen 2026 E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Für den Empfang ist dabei keine besonders komplizierte technische Infrastruktur vorgeschrieben. Nach den Informationen des Bundesfinanzministeriums reicht grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach aus.

Muss ich 2026 jede Rechnung als E-Rechnung ausstellen?

Nein. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen.

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch unter bestimmten Voraussetzungen andere Rechnungsformen verwenden. Bei Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsregelung bis Ende 2027.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein, zumindest nicht allein deshalb, weil es elektronisch verschickt wird.

Ein normales PDF enthält zwar die Rechnung als elektronisches Dokument, besitzt aber nicht die für eine E-Rechnung erforderliche strukturierte Form. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD können dagegen die erforderlichen strukturierten Rechnungsdaten enthalten.

Was bedeutet die E-Rechnung für Selbstständige?

Für Selbstständige bedeutet die Umstellung zunächst vor allem, dass der Empfang entsprechender Rechnungen technisch möglich sein muss.

Darüber hinaus sollte die eigene Rechnungssoftware mit E-Rechnungen umgehen können. Das betrifft sowohl die Erstellung eigener Rechnungen als auch den Empfang und die Verarbeitung eingehender Rechnungen.

Warum ist eine Buchhaltungssoftware dabei praktisch?

Eine digitale Buchhaltung kann E-Rechnungen direkt in den bestehenden Buchhaltungsprozess integrieren. Dadurch müssen Rechnungen nicht mehr zwangsläufig manuell übertragen werden.

sevdesk unterstützt beispielsweise die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen sowie Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

Das ist allerdings kein Grund, sich ausschließlich für eine bestimmte Software zu entscheiden. Entscheidend ist zunächst, dass die Lösung die für dein Unternehmen benötigten Formate und Arbeitsabläufe unterstützt.

Was sollte ich 2026 konkret prüfen?

• Kann ich E-Rechnungen empfangen?
• Kann meine Software strukturierte Rechnungsdaten verarbeiten?
• Kann ich E-Rechnungen selbst erstellen?
• Unterstützt meine Lösung relevante Formate?
• Werden die Rechnungen ordnungsgemäß archiviert?
• Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit meinem Steuerberater?

Mein Fazit

2026 befindet sich die E-Rechnung noch in einer Übergangsphase. Trotzdem sollten Unternehmen nicht darauf warten, dass die endgültigen Fristen abgelaufen sind.

Wer seine Rechnungsstellung und Buchhaltung ohnehin digitalisieren möchte, kann die Umstellung zum Anlass nehmen, die eigenen Prozesse jetzt zu überprüfen.

Welche Möglichkeiten eine Online-Buchhaltung dabei bietet, zeigt beispielsweise unser Überblick über sevdesk.

Hinweis: Steuerliche Fragen können vom konkreten Einzelfall abhängen. Bei Unsicherheiten sollte ein Steuerberater hinzugezogen werden.