Als Selbstständiger bist du nicht nur dein eigener Chef, sondern auch dein eigener Finanzmanager.  Dies gibt dir Freiheiten, aber auch Verantwortung und ohne eine durchdachte Finanzplanung kann es dir schnell passieren, dass du unerwarteten finanziellen Engpässen gegenüberstehst. In diesem Artikel versuche ich auf Basis meiner eigenen Erfahrungen dir einige Tipps zu geben, wie du ein realistisches Budget für dein Business erstellst, welche Kennzahlen du unbedingt im Blick behalten solltest und welche Strategien dir dabei helfen, finanzielle Engpässe zu vermeiden.

Ein realistisches Budget für dein Business erstellen

Ein solides Budget ist das Fundament für eine gesunde Finanzplanung, da gilt im privaten als auch im geschäftlichen, wobei besonders bei Selbstständigen dies naturgemäß miteinander sehr eng verbunden ist.

Es lohnt sich deine monatlichen Einnahmen und Ausgaben in Kategorien unterteilen: Fixkosten wie Miete und Versicherungen, variable Kosten wie Marketing und Reisen sowie Rücklagen für Steuern und Notfälle.

Ein gut strukturierter Finanzplan könnte so aussehen:

Einnahmen: 5.000 €, Fixkosten: 1.500 €, variable Kosten: 1.000 €, Steuerrücklagen: 1.000 €, Notfallreserve: 500 €, verbleibender Betrag: 1.000 € für persönliche Entnahmen oder Investitionen.

Dabei solltest du realistisch kalkulieren und sowohl deine Einnahmen als auch deine Ausgaben berücksichtigen. Ein Beispiel: Wenn du monatlich 5.000 € einnimmst, solltest du mindestens 1.500 € für Fixkosten und 1.000 € für Steuern einplanen.

Natürlich ist dies nur eine grobe Orientierung. Entsprechend deiner persönlichen Situation, Einnahmequellen / Ausgabearten musst du die deinen Plan feintunen und anpassen

Einnahmen realistisch einschätzen

• Vergangene Umsätze analysieren: Falls du schon länger selbstständig bist, helfen dir deine bisherigen Einnahmen als Grundlage für eine realistische Einnahmeschätzung, vorausgesetzt, dass deine bisherigen Einnahmequellen erhalten bleiben.
• Saisonale Schwankungen beachten: In manchen Branchen gibt es Hoch- und Tiefphasen, dies solltest du unbedingt beachten. Tragen die Wintermonate zu 70% zu deinen Einnahmen bei, die Sommermonate nur 30% berücksichtige dies, sodass du auch im Sommer immer genügen Finanzmittel zur Verfügung hast.
• Realistische Annahmen treffen: Schätze deine zukünftigen Einnahmen lieber konservativ ein, um auf der sicheren Seite zu sein. Mehr ist immer gut, aber weniger kann schnell sehr schlecht sein. Daher wähle eine konservative Betrachtungsweise.

Fixe und variable Kosten identifizieren

Es ist wichtig zu lernen, was Fixkosten und was variable Kosten sind. Fixkosten sind Kosten, die regelmäßig anfallen und auf jeden Fall gedeckt werden müssen. Variable Kosten kannst du dagegen entsprechend der Möglichkeiten und Anforderungen leichter anpassen.

• Fixkosten: ZU den Fixkosten gehören Ausgabepunkte wie Miete, Versicherungen, Software-Abonnements und andere regelmäßig anfallende Kosten, etwa für Telefon/Internet, Webhosting und anderes.
• Variable Kosten: Diese können von Monat zu Monat schwanken, beispielsweise Marketingausgaben oder Reisekosten, aber auch Bürobedarf.
• Steuerrücklagen berücksichtigen: Lege monatlich einen Teil deiner Einnahmen für Steuern  zur Seite, um böse Überraschungen zu vermeiden. Berücksichtige auch, dass du bei einem Mehrverdienst gegenüber dem Vorjahr nicht nur eventuelle Steuernachzahlung haben könntest, sondern vor allem auch Nachzahlungen in Sozialkassen wie die Krankenkasse. Gehe mit Mehreinahmen also sehr vorsichtig um und lege einen angemessenen Beitrag zur Seite.

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Puffer für unvorhergesehene Ausgaben einplanen

Eines der unangenehmsten Dinge im Leben sind die die unvorhergesehenen Dinge, also alles, was nicht eingeplant ist. Im Falle eines Selbstständigen kann dies der kaputte Computer sein, aber auch eine größere Autoreparatur oder anderes. Eine kaputte Spülmaschine kann man durch vorübergehende Handwäsche ausgleichen, das Arbeitsgerät Notebook/PC aber nicht.

Experten empfehlen daher, mindestens 3 bis 6 Monatsausgaben als Notfallreserve zur Seite zu legen. Eine Möglichkeit, dies effizient umzusetzen, ist die 50/30/20-Regel: 50 % für Notwendiges, 30 % für variable Ausgaben, 20 % sparen.

Ein separates Geschäftskonto hilft, private und geschäftliche Finanzen klar zu trennen, aber vermutlich wird dich deine Bank ohnehin dazu drängen, nett ausgedrückt.

Wichtige Kennzahlen, die du im Blick behalten solltest

Ohne ein solides Zahlenverständnis für dein Business kannst du keine fundierten finanziellen Entscheidungen treffen. Hier sind einige essenzielle Kennzahlen:

Cashflow: Die Lebensader deines Unternehmens

Der Cashflow zeigt dir, wie viel Geld tatsächlich in dein Unternehmen hineinfließt und wie viel hinausgeht, also quasi das absolute Basic der Finanzen.

• Positiver Cashflow: Du hast mehr Einnahmen als Ausgaben. Immer gut :)
• Negativer Cashflow: Deine Ausgaben übersteigen deine Einnahmen – das kann zu Liquiditätsproblemen führen. Nicht gut, zumindest nicht auf Dauer. Ein negativer Cashflow kann saisonal normal sein, sollte dann aber durch einen positiven Cashflow in einer anderen Saisn deutlich ausgeglichen werden.
• Cashflow-Planung: Erstelle eine monatliche Cashflow-Analyse, um Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Gewinnmarge: Wie profitabel ist dein Business?

Die Gewinnmarge zeigt, wie viel Prozent deines Umsatzes nach Abzug aller Kosten als Gewinn übrig bleibt.

• Bruttogewinnmarge: (Umsatz – direkte Kosten) / Umsatz * 100
• Nettogewinnmarge: (Gewinn nach allen Kosten) / Umsatz * 100

Eine gesunde Nettogewinnmarge hängt von der Branche ab, liegt aber oft zwischen 10-30%.

Umsatzwachstum: Deine langfristige Entwicklung

Vergleiche deine monatlichen oder jährlichen Umsatzzahlen, um festzustellen, ob dein Business nachhaltig wächst oder stagniert.

Strategien, um finanzielle Engpässe zu vermeiden

Ausgaben reduzieren und optimieren

• Nutze günstigere oder kostenlose Alternativen für Software und Dienstleistungen, z. B. Open-Source-Programme für Office oder zur Grafikbearbeitung. Es lohnt sich sich regelmäßig hinzusetzen und zu prüfen, wohin das Geld geht. Mitunter bezahlt man für Services, die man eigentlich nicht mehr benötigt und die einfach als „Gewohnheit“ weiterlaufen. Passiert schneller als man denkt.
• Outsource nur, wenn es wirklich nötig ist. Ja, Outsourcing wir gerne und überall empfohlen, aber man sollte immer den Einzelfall prüfen.
• Verhandle mit Lieferanten und Dienstleistern bessere Konditionen. Als kleiner Selbstständiger mit überschaubaren Zahlen ist dies in der Praxis oft schwierig, aber auch nicht zwingend hoffnungslos. Versuchen kostet nichts.

Mehrere Einnahmequellen aufbauen

Die Welt ist stark in Bewegung und m Moment fast schon etwas aus den Fugen. Krisen, die verstärke Nutzung von KI, immer neue Trends… manchmal kommt man kaum noch hinterher. Der „Hit“ von gestern, kann dann dann ganz schnell zum Oldie werden. Verlasse dich auf nichts,  nehme nicht als gegeben und versuche immer mit der Zeit zu gehen, Trends nicht zu verschlafen und habe im Idealfall mehrere Einnahmequellen zur Hand, sodass du nicht in eine schwarzes Loch fällst, falls dein „Hit“ schneller zum Oldie wurde als gedacht.

Mögliche Optionen für Einnnahmequellen:

• • Nebenprodukte oder digitale Angebote (z. B. E-Books, Online-Kurse) entwickeln.
  • Passive Einkommensquellen wie Affiliate-Marketing oder Lizenzierungen nutzen.
  • Du kannst auch Medien wie YouTube nutzen, um dein Expertenwissen zu monetaririsieren.
  • Diversifiziere deine Kundenstruktur, um nicht von wenigen Großkunden abhängig zu sein.

Rechnungsmanagement optimieren

Das Rechnungsmanagement ist ein ganz wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Finanzplanung und vor allem für dein Liquiditätsmanagement.  Diese Tools automatisieren Prozesse und geben dir die finanzielle Übersicht, die du benötigst.

Empfehlenswert sind hier Online-Buchhaltungen wie sevdesk oder wie lexware Office. Tools, die weit mehr sind als nur Helfer, um gesetzliche  Auflagen zu erfüllen.

• Stelle Rechnungen möglichst sofort aus und nutze automatisierte Rechnungs- und Mahnsysteme, um deren Bezahlung zeitnah zu realisieren. Du hast deinen Job gemacht, du findest dein Geld.
• Biete Skonto für schnelle Zahlungen an.

Liquiditätsreserve aufbauen

• Es empfiehlt sich jeden Monat einen festen Prozentsatz deines Gewinns auf ein separates Sparkonto zu legen. Damit vermeidest du „aus Versehen“ zu viel Geld auszugeben. Was nicht sofort greifbar ist, kann auch nicht ohne Weiteres ausgegeben werden.
• Baue dir über die zeit einen Notfallfonds von mindestens drei Monatsausgaben auf, besser sind 6 Monate.
• Prüfe, wenn möglich auch alternative Finanzierungsmöglichkeiten, etwa Crowdfunding oder Kredite.

Steuern/Sozialabgaben vorausschauend planen

• Du solltest, ja musst, monatlich einen festen Betrag für Steuern und Sozialabgaben zur Seite legen.
• Beschäftige dich frühzeitig mit einer Steuersoftware wie WISO, um deine steuerliche Vorteile optimal nutzen zu können, also um zum Beispiel Betriebsausgaben optimal geltend machen zu können.  Eine Software wie WISO ist hier deutlich hilfreicher als die kostenlosen Tools wie vom Staat angeboten.
• Eventuell kannst du einen Steuerberater hinzuziehen, um unnötige Kosten und Fehler zu vermeiden. Dies hängt aber natürlich auch davon ab, welchen Umsatz/Gewinn du machst. Ein Steuerberater ist sicherlich eine Option, aber dennoch abhängig von deinem aktuellen Status.

Fazit: Mit kluger Finanzplanung langfristig erfolgreich

Eine durchdachte Finanzplanung ist für Selbstständige essenziell, ja lebensnotwendig, um langfristig erfolgreich zu bleiben. Mit einem realistischen Budget, der richtigen Kennzahlen und präventiven Strategien kannst du finanzielle Engpässe vermeiden und dein Business nachhaltig aufstellen.