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Als Selbstständiger gehört Buchhaltung zu den Aufgaben, die man gerne möglichst effizient erledigt. Gleichzeitig ist gerade am Anfang oft unklar, was tatsächlich regelmäßig erledigt werden muss, welche Aufgaben eine Software übernehmen kann und wann der Steuerberater ins Spiel kommt.

Eine moderne Online-Buchhaltung wie zum Beispiel sevdesk kann viele Routinetätigkeiten vereinfachen. Sie nimmt dir aber nicht automatisch jede steuerliche Verantwortung ab.

Was gehört überhaupt zur laufenden Buchhaltung?

Zur laufenden Buchhaltung gehören beispielsweise das Erfassen von Einnahmen und Ausgaben, das Zuordnen von Belegen, die Kontrolle von Zahlungseingängen und die Vorbereitung steuerlich relevanter Auswertungen.

Je nach Unternehmensform und steuerlicher Situation können weitere Aufgaben hinzukommen. Dazu gehören beispielsweise Umsatzsteuervoranmeldungen oder die Erstellung bestimmter Auswertungen.

Welche Belege sollte ich laufend erfassen?

Grundsätzlich solltest du deine geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben nicht erst kurz vor dem Jahresabschluss zusammentragen.

Rechnungen von Lieferanten, Software-Abos, Büromaterial, Reisekosten oder andere betriebliche Ausgaben sollten möglichst zeitnah erfasst und dem jeweiligen Geschäftsvorgang zugeordnet werden.

Das hat einen praktischen Vorteil: Fehlende oder unklare Belege fallen deutlich früher auf.

Was bringt Online-Buchhaltung?

Eine Online-Buchhaltung kann verschiedene Arbeitsschritte automatisieren. Belege lassen sich beispielsweise per Smartphone oder Upload erfassen. Moderne Systeme können Rechnungsdaten automatisch auslesen und Buchungsvorschläge erstellen.

Auch Bankkonten können je nach Software angebunden werden. Dadurch lassen sich Zahlungseingänge und Ausgaben leichter den entsprechenden Geschäftsvorgängen zuordnen.

sevdesk ist ein Beispiel für eine solche sehr bekannte Lösung für deine Online-Buchhaltung. Dort gehören unter anderem Belegerfassung, Online-Banking und verschiedene Auswertungen zum Funktionsumfang.

Was sollte ich trotzdem selbst kontrollieren?

Automatisierung bedeutet nicht, dass jede Buchung automatisch richtig ist. Du solltest insbesondere kontrollieren, ob Belege korrekt zugeordnet wurden, ob Beträge stimmen und ob Geschäftsvorgänge tatsächlich betrieblich veranlasst sind.

Auch steuerliche Sonderfälle sollte man nicht einfach einer Software überlassen. Eine Software kann Regeln umsetzen, die steuerliche Beurteilung eines ungewöhnlichen Sachverhalts ist aber eine andere Frage.

Wann ist ein Steuerberater sinnvoll?

Ein Steuerberater kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn die steuerlichen Sachverhalte komplexer werden oder du bestimmte Aufgaben nicht selbst übernehmen möchtest.

Das bedeutet nicht, dass du deine Buchhaltung vollständig abgeben musst. Eine mögliche Kombination besteht darin, die laufenden Belege und Rechnungen selbst digital zu erfassen und dem Steuerberater die benötigten Daten strukturiert zur Verfügung zu stellen.

Genau hier können Schnittstellen und gemeinsame Zugänge einer Buchhaltungssoftware praktisch sein. sevdesk unterstützt beispielsweise die Zusammenarbeit mit Steuerberatern über DATEV- und ADDISON-Anbindungen.

Selbstverständlich kannst du deine Buchhaltung aber auch komplett alleine oder im Team mit Kollegen erledigen. Ein Steuerberater kann eine wertvolle Hilfe sein, aber er ist kein Muss. Letztlich, wie so vieles, ist dies eine individuelle Entscheidung in Abhängigkeit von deiner persönlichen Situation und auch Selbsteinschätzung.

Wenn du dich für einen Steuerberater entscheidest, dann treffe diese Entscheidung aus eigener Überzeugung, nicht weil andere dir den Eindruck vermitteln, dass die zwingend wäre. Wenn due aber einen Steuerberater wählst, dann ist sevdesk hier eine Lösung, die eine gute Zusammenarbeit ermöglicht.

Wie oft sollte ich meine Buchhaltung machen?

Für kleine Unternehmen ist ein fester Rhythmus sinnvoll. Statt Belege monatelang zu sammeln, kann beispielsweise einmal pro Woche oder alle zwei Wochen ein fester Buchhaltungstermin eingeplant werden.

Bei vielen Geschäftsvorgängen kann auch eine häufigere Bearbeitung sinnvoll sein. Wichtig ist weniger ein bestimmter Wochentag als eine konsequente Routine, sodass man immer den Überblick bewahrt. Aber jeder muss auch an dieser Stelle seinen eigenen Weg finden. Nicht nur gefühlt werden die Freiheiten, auch für Selbstständige, immer weniger, da sollte man wenigsten die, die bleiben auch nutzen. Regelmäßigkeit ist sinnvoll, aber es ist dein Weg.,

Kann eine Buchhaltungssoftware die komplette Buchhaltung übernehmen?

Sie kann viele Arbeitsschritte übernehmen oder beschleunigen, aber nicht die Verantwortung für deine Buchhaltung. Gerade bei automatischer Belegerfassung, Bankzuordnung oder Buchungsvorschlägen sollte weiterhin kontrolliert werden, ob die vorgeschlagene Zuordnung tatsächlich zum Geschäftsvorgang passt. Also nicht alles der „Maschine“ überlassen, sondern immer auch selber prüfen.

Mein Fazit

Online-Buchhaltung lohnt sich vor allem dann, wenn sie nicht einfach nur Papier durch PDF-Dateien ersetzt, sondern wiederkehrende Arbeitsschritte tatsächlich reduziert.

Für viele Selbstständige kann eine Kombination aus eigener laufender Buchhaltung und eventueller punktueller Unterstützung durch einen Steuerberater ein sinnvoller Weg sein.

Wenn du dir ansehen möchtest, wie eine solche digitale Buchhaltung konkret aufgebaut sein kann, findest du im sevdesk Überblick die wichtigsten Funktionen und Tarife.