Dokumente und Arbeitspapiere sind auch im digitalen Zeitalter nicht aus Unternehmen wegzudenken. Sie dokumentieren technische Produkte, beschreiben Dienstleistungen, umfassen geschäftliche Planungen und vieles mehr, was für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist. Hinzukommen gerade, aber nicht nur, in vielen Produktionsbereichen auch rechtliche Aspekte bei der Dokumentierung, besonders natürlich im medizinischen Bereich, aber auch, wenn es um die Zulassung neuer technischer Produkte geht. Entsprechend dieser Bedeutung kann man Dokumentenmanagement sowie der dazugehörigen Dokumenten Management Software (kurz DMS) als eines der Key Faktoren für Unternehmen bezeichnen. Ein funktionierendes Dokumentenmanagement mit einem durchdachten Workflow steigert die Effizienz in Unternehmen, ein nicht funktionierendes dagegen kann negative Einflüsse auf Geschäftsprozesse haben, bis hin zu Auswirkungen, die sich negativ in finanziellen Kennzahlen niederschlagen.

Dokumentenmanagement – Integration und Vertrautes

Im täglichen Arbeitsablauf spielt der schnelle und unproblematische Zugriff auf Dokumente eine wichtige Rolle, man denke hier beispielsweise an den Zugriff auf Dokumente zu technischen Abläufen in der Produktion. Damit der Umgang mit digitalisierten Dokumenten von Mitarbeitern erfolgreich angenommen und so umgesetzt wird, dass die Effizienz im täglichen Arbeitsablauf gesichert ist, müssen einige Voraussetzungen erfüllt ein.

Wichtig ist hier eine Integration in die bestehende IT, hierbei besonders auch die Einbettung und Verknüpfung mit der jeweils verwendeten Office Software, sodass Mitarbeiter auf ein gewohntes Umfeld zugreifen können. Bedeutsam ist auch, dass das Arbeiten mit digitalisierten Dokumenten so Papier – ähnlich wie möglich erfolgen kann. Textmarkierungen oder die Möglichkeit Anmerkungen einfügen zu können wären hier Stichworte. Die Akzeptanz und die effiziente Nutzung durch Mitarbeiter ist umso höher, umso mehr die verwendete Dokumenten Management Software diese „natürlichen“ Funktionen berücksichtigt. Ein Beispiel für eine DMS Software, welche hier eine gelungene Umsetzung bietet, wäre z.B. die sehr umfangreiche DMS Software Doxis 4 mit ihren ausgefeilten Bearbeitungsmöglichkeiten.

Revisionssicherheit und Rechtenmanagement

Dokumente haben oft einen langen Bearbeitungszyklus bevor diese am Ende revisionssicher, also vor weiteren Veränderungen geschützt, sicher archiviert werden. An eine gute Dokumentenmanagement Software sind im Rahmen eines solchen Bearbeitungszyklus hohe Ansprüche zu stellen. Diese muss ermöglichen,

• dass eine klare, auch zeitlich definierte, Kennzeichnung von Bearbeitungsschritten und daran beteiligten Mitarbeitern gegeben ist
• dass Dokumente vor dem gegenseitigen Überschreiben geschützt werden
• dass nur Berechtigte einen Zugriff auf Dokumente haben, wobei einem ausgefeilten Rechtemanagement mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen (kein Zugriff, Leserechte, Bearbeitungsrechte …) bis zur Einzeldokumenten Ebene eine besondere Bedeutung zukommt.

Damit ein optimaler Nutzen erreicht werden kann, muss das Dokumentenmanagement bzw. die eingesetzte DMS Software dabei so organisiert sein, dass die richtigen Dokumente den richtigen Mitarbeitern angezeigt werden und bei Bedarf schnell zur Verfügung stehen, d.h. auch einem ausgefeilten Suchsystem kommt eine hohe Bedeutung zu. Ebenso sollten betroffene Mitarbeiter bei Änderungen an den für sie wichtigen Dokumenten informiert werden können und im Optimalfall thematisch zusammenhängende Dokumente in einer gemeinsamen Projektmappe verwaltet werden können, immer mit dem Ziel, dass Mitarbeiter informiert sind, gleichzeitig aber auch schnellen und umfassenden Zugriff auf die (nur) für sie relevante Dokumente haben.

Dass zur Verfügung stellen von Dokumenten von überall, was auch über eine unternehmensinterne Cloud Lösung bereitgestellt werden kann, ermöglicht es heute, anders als im „Papierzeitalter“, dass Mitarbeiter und auch die Unternehmensführung von jedem Standort und natürlich auch mobil Zugriff auf alle Dokumente haben, was für Arbeitsprozesse im Unternehmen ganz neue und flexiblere Möglichkeiten eröffnet. Gleichzeitig stellen diese Möglichkeiten aber auch neue und hohe Anforderungen an die IT-Sicherheit im Unternehmen (Wirtschaftsspionage, Bedrohungen durch Ransomware), was entsprechend berücksichtigt werden muss.

Auswahl und Integration

Dokumente sind das hinterlegte Know-how eines Unternehmens, gleichzeitig enthalten diese oftmals auch rechtlich notwendige Daten oder strategische Zukunftsplanungen, von daher kann das Dokument Management berechtigterweise als ein Key Faktor für Unternehmen bezeichnet werden, womit der sorgfältigen Auswahl der für das Unternehmen geeigneten Dokumentenmanagement Software eine hohe Bedeutung zukommt. Nicht nur aber die Funktionalität einer solchen Software ist wichtig, sondern auch die Unterstützung des Herstellers bei der Integration in das Unternehmen, was auch Anpassungsmöglichkeiten an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens mit einschließt. Ebenso wichtig ist, dass bei der Einführung eines solchen Systems Mitarbeiter von Anfang an beteiligt sind, um die Akzeptanz der verwendeten Software zu gewährleisten. Nur wenn Mitarbeiter mit dieser vertraut sind und ihnen die wichtigen Arbeitsschritte und die Logik des Systems verständlich ist, kann ein effizienter Dokumenten Workflow, der tägliche Arbeitsprozesse unterstützt, erreicht werden. Dies beginnt bereits bei der Neuanlage von Dokumenten mit einheitlichen und standardisierten Vorlagen, was über ein integriertes Vorlagen – Management erreicht werden kann.

Bei sorgfältiger Auswahl einer Dokumentenmanagement Software, der Einbindung und Schulung von Mitarbeitern, werden nicht nur eventuelle rechtliche Aspekte abgedeckt, sondern es können auch tägliche Informations- und Arbeitsprozesse optimiert werden, bei denen den richtigen Mitarbeitern die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und dies von überall zur Verfügung stehen.