Selbständigkeit kann viel Spaß machen, natürlich besonders dann, wenn auch der Umsatz stimmt und dieser zumindest die Lebenshaltungskosten deckt plus ein kleines Extra, das jeder von uns braucht, um sich wohl zu fühlen und letztlich stellt der Umsatz ja auch eine Bestätigung der eigenen Arbeit dar. Ein gewisser Anteil der selbständigen Tätigkeit beinhaltet deswegen auch Verwaltungstätigkeiten, denn im Unterschied zu einer Angestellten Tätigkeit, ist zumindest der Einzel Selbständige, aber auch kleinere Teams, oftmals auch gleichzeitig die eigene Finanzabteilung, dies beinhaltet vor allem die Posten Rechnungen schreiben sowie Buchhaltung, mitunter auch das Schreiben von Angeboten, aber auch die Pflege des eigenen Kundenbestandes gehört dazu.

Während der Umfang der Buchhaltungstätigkeit im Wesentlichen abhängig ist vom Umsatz, so reicht unterhalb von 50.000 Gewinn und weniger als 500.000 Euro Jahresumsatz in der Regel eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung, kommt man unabhängig vom Volumen, nicht am Schreiben von Rechnungen vorbei. In der einfachsten Form könnte man dies mit einem Tabellenkalkulationsprogramm durchführen, was aber höchstens bei sehr wenigen Rechnungen im Jahr infrage kommt, da ansonsten doch recht schnell der Überblick verloren geht.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Wer selbständig ist und Rechnungen schreibt, der muss einige Elemente beachten, welche auf diesen Rechnungen vermerkt sind. Dies sind:

• Name und Anschrift des Rechnungssausstellers und des Empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer – Identifikationsnummer des Ausstellers, bei Rechnungen an Unternehmer ins EU-Ausland zudem die Umsatzsteuer Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers. Ist diese bekannt, muss in der Regel dann keine Mehrwertsteuer für Rechnungen ins EU-Ausland berechnet werden, ansonsten schon. Zudem muss diesen in Rechnung gestellt werden, wenn der Empfänger eine Privatperson ist
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist einer der Punkte, wo eine selbst gestrickte Lösung mal schnell zum Problem werden kann, besser ist hier eine Softwarelösung, ob Online oder Offline, welche diese automatisch vergibt.
• Wichtig ist auch das Datum der Leistungserfüllung
• Menge und Art der Leistung, welche erbracht wurden und dies nachvollziehbar und möglichst genau beschrieben
• Natürlich die Mehrwertsteuer (oder die Angabe, dass der Selbständige Kleinunternehmer ist). Bei Posten mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen müssen diese auch entsprechend angegeben werden.
  Nicht zu vergessen natürlich das Datum, wann die Rechnung ausgestellt wurde

Desktop Lösung oder Cloud Basierte Online Lösung?

Softwarelösungen kann man kaufen oder mieten, immer häufiger und beliebter wird hier die Form als Online Unternehmenssoftware. Eine Online Lösung hat dabei durchaus ihren Charme, denn erstens steht diese überall zur Verfügung, gegebenenfalls auch auf dem Tablet oder Smartphone, ein Punkt, der sehr interessant ist, besonders für alle, die sehr mobil und flexibel arbeiten. Hat man eine wichtige Rechnung vergessen, so kann man jederzeit online Rechnungen erstellen. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Aufwand für die Installation genauso entfällt wie auch die Frage der Wartung und Pflege. Dies erfolgt dann durch den Dienstanbieter, und wenn gewissenhaft durchgeführt, stellt dies für den Anwender auch sicher, dass aktuelle Gesetzesänderungen eingearbeitet sind oder auch anstehende Entwicklungen wie die SEPA-Zahlungen ab 2014. Bei einer Buchhaltungssoftware sollte man darauf achten, dass diese eine Funktion für die Umsatzsteuervoranmeldung beinhaltet, ebenso – wie beim Thema Rechnungen – das ausreichend Berichts- und Statistikfunktionen enthalten sind, darunter auch die Kontrolle offener Posten, um den finanziellen Überblick zu behalten. Wenn dann auch noch, wie bei der Fortnox Lösung komplizierte Sachverhalte, wie Transaktionen ins (EU-) Ausland berücksichtigt werden, dann umso besser.

Modulverzahnung wünschenswert

Ein wichtiger Punkt bei einer Online Unternehmenssoftware ist natürlich, dass Daten möglichst in Deutschland oder wenigstens in der EU gespeichert werden, wie dies z.B. bei der online Unternehmenssoftware von Fortnox gegeben ist.

Online Lösungen wie die erwähnte haben auch den zusätzlichen Vorteil, dass es oft mehrere Module gibt, welche miteinander verzahnt sind. Nutzt man also die Rechnungssoftware und die Buchhaltung, so werden geschriebene Rechnungen automatisch in der Buchhaltung erfasst. Rechnungen kann man dabei wie früher üblich per Brief versenden und manche Kunden bestehen auch darauf, aber man kann sie auch bequemer, und immer beliebter, per PDF versenden. Bis Mitte 2011 benötigte man hierfür noch eine elektronische Signatur, was aber mittlerweile nicht mehr notwendig ist. Ob nun per Post oder als PDF per E-Mail, beides sollte auch eine Online Software unterstützen. Welchen Weg man dann nutzt, liegt so am Ende nur an den eigenen Vorlieben und manchmal an denen der Kunden.

Eine Cloud-basierte Lösung für Buchhaltung, Rechnungen, Kundenverwaltung und anderer Unternehmenssoftware kann teurer oder auch günstiger sein als eine Desktop Software, entscheidender ist aber, dass jedwede Lösung die Anforderungen der eigenen Tätigkeit abdeckt. Vorteil einer Online Lösung, neben der Überall – Verfügbarkeit (wenn Internet vorhanden), ist, dass man diese für einen recht kurzen Zeitraum buchen kann, was einem preisgünstig die Möglichkeit einräumt, diese zu testen. Weitere Pluspunkte ist die einfache Lizenzerweiterung, wenn ein neuer Nutzer hinzugefügt werden soll und auch zumindest bei der Fortnox Lösung die einfache Möglichkeit Dritte, wie einen Steuerberater, Zugriff auf die eigenen Daten zu geben.

Online oder Offline – an Daten Backups denken

Bei einer Online Lösung sollte man aber darauf achten, dass Daten nach einem möglichen Vertragsende exportiert werden können, während der Nutzungsdauer ein Höchstmaß an Sicherheit gewährt wird sowie die Daten eben möglichst im eigenen Land gespeichert werden. Auch bei einer Online Unternehmenssoftware sollte man wie auch bei einer Desktop Software regelmäßig entsprechende Backups ziehen, um seinen steuerrechtlichen Nachweispflichten jederzeit nachkommen zu können und natürlich auch, um die eigenen Daten selber in der Hand zu haben.

Rechnungen schreiben, Buchhaltung, Kundenverwaltung etc. machen manchen mehr Spaß als anderen, getan aber muss es werden. Wichtig ist immer, dass die genutzten Lösungen allen aktuellen, besonders rechtlichen Bestimmungen, gerecht werden, verständlich umgesetzt sind und nicht zuletzt alle Funktionen beinhalten, die man selber benötigt. Online Lösungen haben eben den besonderen Charme von überall auf diese zugreifen zu können und zudem profitiert man automatisch von Softwareupdates, was einem das Leben schon leichter machen kann und eine Zeitersparnis darstellt, die man dann statt dessen in sein Kerngeschäft investieren kann.