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Die Buchführung gehört zu den zentralen Aufgaben eines jeden Unternehmers, egal ob Freiberufler oder Gewerbetreibender. Sie dient dazu, Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zu dokumentieren, Steuern korrekt zu berechnen und den Überblick über die finanzielle Situation zu behalten. Es gibt zwei Hauptarten der Buchführung: die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung. Doch was unterscheidet die beiden, und welche Regelungen gelten für Selbstständige?

Die einfache Buchführung: Grundlegende Übersicht

Die einfache Buchführung wird häufig von Freiberuflern oder Kleingewerbetreibenden verwendet, die keine umfangreichen gesetzlichen Anforderungen erfüllen müssen. Sie basiert auf der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dabei dokumentierst du:

• Einnahmen (z. B. aus Rechnungen an Kunden)
• Ausgaben (z. B. Betriebsausgaben, Bürokosten, Material)

Die einfache Buchführung erfasst Vorgänge nur einmal, sprich: Es wird kein Konto wie bei der doppelten Buchführung gegenübergestellt. Die EÜR reicht in der Regel aus, wenn dein Jahresumsatz oder Gewinn bestimmte Grenzen nicht übersteigt.

Vorteile der einfachen Buchführung:

• Geringerer Zeitaufwand
• Keine zu komplexen Buchhaltungssysteme nötig
• Gut geeignet für kleinere Unternehmen und Freiberufler
  Geeignet für: Freiberufler (Ärzte, Journalisten, Designer etc.)
• Gewerbetreibende mit einem Jahresumsatz von weniger als 600.000 Euro oder einem Gewinn von weniger als 60.000 Euro (laut § 141 AO)

Die doppelte Buchführung: Mehr Transparenz und Struktur

Die doppelte Buchführung ist komplexer, dafür aber auch detaillierter und transparenter. Sie ist für größere Unternehmen und Unternehmen mit bestimmten Rechtsformen verpflichtend. Hier wird jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten gebucht: einmal im Soll und einmal im Haben. Ziel ist es, nicht nur den Gewinn, sondern auch das gesamte Vermögen und Schulden des Unternehmens darzustellen.

Wesentliche Bestandteile der doppelten Buchführung:

• Bestandskonten: Zeigen Vermögen und Schulden
• Erfolgskonten: Zeigen Einnahmen und Ausgaben
• Bilanz: Überblick über Vermögenslage (Aktiva vs. Passiva)
• GuV-Rechnung: Dokumentiert Erträge und Aufwendungen

Vorteile der doppelten Buchführung:

• Umfassender Überblick über die finanzielle Situation
• Zwingend erforderlich für Bankkredite oder Investoren
• Erfüllt gesetzliche Anforderungen bei großen Umsätzen

Pflicht zur doppelten Buchführung gilt für:

• Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro oder einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro
• Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG)
• Eingetragene Kaufleute (e.K.)
• Personengesellschaften mit vollkaufmännischen Strukturen (z. B. OHG)

Was müssen Selbstständige beachten?

Wann reicht die einfache Buchführung?

Als Freiberufler oder kleiner Gewerbetreibender darfst du die EÜR nutzen, solange du die Umsatz- und Gewinnschwellen nicht überschreitest. Die EÜR ist auch steuerrechtlich unkomplizierter, da du lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung für das Finanzamt vorlegen musst.

Wann musst du zur doppelten Buchführung wechseln?

Überschreitest du die 600.000-Euro-Umsatz- oder 60.000-Euro-Gewinn-Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren, bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Auch bei Gründung einer Kapitalgesellschaft oder einer Gewerbeanmeldung als Kaufmann (e.K.) greift die doppelte Buchführung sofort.

Digitale Unterstützung durch Buchhaltungssoftware

Online-Buchhaltungssysteme wie sevdesk oder Lexware Office erleichtern Selbstständigen die Buchführung erheblich. Doch was bieten diese Tools konkret?

sevDesk
Für wen geeignet: Ideal für kleine Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige.

Features:

• EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldungen
• Integration mit Steuerberatern
• Automatisches Beleg-Scannen und -Importieren
• Kunden- und Rechnungsverwaltung

Vorteile:

• Cloud-basiert, von überall zugänglich
• Benutzerfreundlich und übersichtlich

Lexware Office

Für wen geeignet: Besonders für kleine bis mittlere Unternehmen und Gewerbetreibende mit doppelter Buchführung.

Features:

• Komplettlösung: Doppelte Buchführung, Bilanz, GuV
• Steuerliche Schnittstellen für Elster
• Lagerverwaltung und Warenwirtschaft (für Handel geeignet)
• Umfangreiche Auswertungen und Berichte

Vorteile:

Ideal für komplexere Anforderungen
Desktop-Software mit optionaler Cloud-Integration

Fazit einfache vs. doppelte Buchhaltung

Die einfache Buchführung ist ausreichend, wenn dein Umsatz und Gewinn unterhalb der gesetzlichen Grenzen liegen. Tools wie sevdesk und Lexware Office sind hier die perfekte Ergänzung für eine unkomplizierte Verwaltung.

Bei höherem Umsatz, komplexen Geschäftsstrukturen oder als Kapitalgesellschaft ist die doppelte Buchführung Pflicht. In diesem Fall lohnt sich eine professionelle Software wie Lexware Office, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und dir die nötigen Werkzeuge bietet.

Egal, für welche Methode du dich entscheidest: Eine gut geführte Buchhaltung ist das Fundament für langfristigen Erfolg. Nutze die digitalen Möglichkeiten, um dir den Alltag zu erleichtern!

Quellen & weiterführende Informationen

Abgabenordnung (AO):

In der Abgabenordnung sind die Buchführungspflichten in § 141 AO geregelt, insbesondere die Umsatz- und Gewinngrenzen, die über die Wahl der Buchführungsart entscheiden.

Handelsgesetzbuch (HGB)

Im HGB werden die Vorschriften zur doppelten Buchführung sowie die Pflicht zur Bilanzierung für Kaufleute und Kapitalgesellschaften definiert (§§ 238–257 HGB).

Bundesministerium der Finanzen (BMF):

Informationen zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Buchführungsgrenzen finden sich auf der Website des BMF oder in den zugehörigen Anwendungserlassen.

sevDesk und Lexware:

Produktinformationen und Funktionen stammen direkt von den Webseiten der Anbieter:

• sevdesk Online Buchhaltung
• Lexware Office

IHK und Handwerkskammern:

Praxisleitfäden und Informationen zu Buchführungsarten für Selbstständige und Gewerbetreibende, abrufbar über die regionalen IHK-Portale.