Der erfolgreiche Umgang mit Deadlines im Projektmanagement

Im Projektmanagement gibt es das klare Ziel, Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums abzuschließen. Dies gehört zu den wichtigsten Faktoren, um den Erfolg eines Projektes bewerten zu können. Doch nicht immer fällt es Projektmanagern leicht, innerhalb eines eingesetzten Zeitraums Projekte abzuschließen. Mit welchen Tricks und Strategien erfolgreiche Projektmanager arbeiten, um Deadlines einzuhalten, verrät der folgende Artikel.

1. Kommunikation

MeetingJedes Team sollte über eine klare Erwartungshaltung verfügen, wenn es um den Abschluss eines Projektes geht. Projektmanager sollten allen Mitarbeitern exakt und ausführlich mitteilen, worum es geht, welchen Projektplan es gibt und über welche Dokumente das Team verfügt, um Fristen erfolgreich einhalten zu können. Nur eine klare und eindeutige Kommunikation kann sicherstellen, dass alle Teammitglieder die nötigen Informationen haben, um das Projekt letztlich zum Erfolg zu führen.
Zum Auftakt sollten insbesondere alle Meilensteine und Fristen offengelegt werden. Erfolgreiche Projektmanager hatten danach trotzdem noch einmal nach und Fragen, ob auch jeder verstanden hat, was er tut und wann eine Sache fällig ist. Es sollte darüber hinaus auch kommuniziert werden, dass das Team jederzeit die Möglichkeit hat, Fragen zu stellen. Um die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, kann die richtige Projektplanungssoftware helfen.

2. Vertrauen

Bank Beratung FinanzierungErfolgreiche Projektmanager wissen, dass die richtige Vertrauensbasis die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist. Denn ohne Vertrauen innerhalb des Teams können sich Mitarbeiter scheuen, mit ihren Problemen an die jeweilige Stelle zu treten. Dadurch entstehen Verzögerungen, die letztlich dazu führen, dass die Datei nicht eingehalten werden kann. Deshalb sind erfolgreiche Projektmanager Ware Team Player und sorgen dafür, dass eine freundliche Atmosphäre besteht und Mitarbeiter nicht zurückschrecken, falls es zu Problemen kommen sollte. Um Vertrauen aufzubauen, sollte deshalb regelmäßig kommuniziert werden, dass sich Mitarbeiter bei Fragen an die jeweilige Stelle wenden können.

3. Fortschritte überprüfen

Magnettafel mit Notizen

Damit Deadlines zu 100 % eingehalten werden, ist es notwendig, Fortschritte im Auge zu behalten. Ein regelmäßiger Check in sollte deshalb auf der Todo-Liste jedes Projektmanagers stehen. Das hat gleich zwei Vorteile. Das Team erhält so die Möglichkeit, seine Bedenken in Bezug auf die der Plan zu äußern. Des Weiteren erhält der Projektmanager ein klares Bild darüber, wie es um das jeweilige Projekt bestellt ist.

4. Das große Ganze vermitteln

Das Projekt steht und fällt mit den Mitarbeitern. Damit diese letztlich motiviert sind, die der Nein einzuhalten, müssen Sie wissen, wie es um das große Ganze bestellt ist. Warum ist das Projekt so wichtig? Wie passt jeder Teilbereich des Projekts letztlich zusammen, sodass das gewünschte Endergebnis erzielt werden kann? Wie wichtig ist jeder Meilenstein für den Gesamterfolg? All das sollte von einem Projektmanager ausführlich kommuniziert und betont werden. Denn wenn eine Person das Gefühl hat, dass sie wichtig für das Große und Ganze ist, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie pünktlich liefert. Erfolgreiche Projektmanager sind deshalb in der Lage zu vermitteln, dass auch kleine Aufgaben wichtig für die Zielerreichung sind.

5. Informationen bereitstellen

Big DataGanz gleich welche Software oder welches System für das Projektmanagement verwendet wird – eines sollte niemals vergessen werden: Das Team sollte stets Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben, die es benötigt, um die der Nein einzuhalten. Dazu gehören Infos wie Fristen, Aufgabenbereiche und andere relevante Details. Deshalb ist es hilfreich, alle wichtigen Informationen an einem Ort zu haben, um den Zugriff zu erleichtern. Auf diese Weise gibt es auch keinen Platz für faule Ausreden.

6. Für eine angemessene Arbeitsbelastung sorgen

Überforderte Mitarbeiter sind Gift für den rechtzeitigen Abschluss eines Projekts. Projektmanager haben deshalb die wichtige Verantwortung, Arbeitsbereiche realistisch und überschaubar aufzuteilen, so dass alle Mitarbeiter eine angemessene Arbeitsbelastung haben. Selbst verständlich kann es im Arbeitsalltag dennoch dazu kommen, dass Dinge aus den Fugen geraten und kurzzeitig mehr von einigen Mitarbeitern erwartet wird. Das sollte jedoch eine Ausnahme und nicht die Regel darstellen.

Wenn Projektmanager erfolgreich für eine angemessene Arbeitsbelastung sorgen, sorgt das auch dafür, dass letztlich weniger verwaltet werden muss. Alles in allem trägt das dazu bei, dass Deadlines letztlich eingehalten werden können.

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