Ein nicht unerheblicher Anteil der Gesamtkosten in einem Unternehmen wird durch den Einkauf indirekter Ausstattung verursacht. Indirekte Materialien und Leistungen können dabei Gegenstände oder Dienstleistungen vielfältiger Art sein, gemein ist Ihnen, dass diese nicht direkt Bestandteil eines Produktes sind, aber letztlich doch unabdingbar für ein Unternehmen. Diese Kategorie und das mögliche Einsparpotenzial werden dabei oftmals unterschätzt, verursacht aber nicht selten hohe Kosten. Einzeln unscheinbar können sich eben sogar sehr viele kleine Produkte wie z. B. Bleistifte oder Arbeitshandschuhe zu erheblichen Summen aufsummieren, genauso wie die Gebäudereinigung oder Versicherungsaufwendungen bei vielen Standorten. Lohnenswert also, dass sich Unternehmen mit diesem Kostenfaktor intensiver auseinandersetzen und nach Einsparungs- bzw. Optimierungspotenzial suchen.
Indirekte Artikel sind überall
Indirekte Materialien und Güter zeigen sich vielfältig, manches wie Bürobedarf fällt in jedem Unternehmen zu einem gewissen Maß an, anderes ist zumindest im Umfang abhängig von der Branche. In einem Logistikunternehmen oder im Versandhandel würde Verpackungsmaterial etwa einen großen Umfang einnehmen, im produzierenden Gewerbe und Handwerk Schrauben oder Schmierstoffe, aber auch Arbeitskleidung, Schutzbrillen, Atemmasken oder Arbeitshandschuhe.
Indirekte Beschaffung umfasst aber einen größeren Bereich als nur materielle Güter, fallen doch auch Dienstleistungsbereiche wie z. B. Reinigung, Instandhaltung oder auch Zeitarbeit in diesen mitunter kostenintensiven Bereich. Ebenso Gebäudemanagement bis hin zu Kosten für Sicherheit. Sind Toilette, Feuermelder oder Alarmanlagen defekt oder müssen gewartet werden, so fallen auch hier indirekte Kosten an, in der Regel sowohl Personal- als auch Materialkosten.
Selbst der Geschäftsreisebereich kann oftmals erhebliches Optimierungspotenzial hinsichtlich der Buchungsprozesse bis hin zu Konditionen für Verkehrsmittel. Indirekte Beschaffung fällt in vielen Sektoren an, oftmals vielleicht sogar, ohne dass diese großartig betrachtet werden.
Die einzelnen Kostenfaktoren mögen sich in Unternehmen je nach Branche unterscheiden, aber gemeinsam ist jedem Unternehmen, das dieser Kostenblock einen erheblichen Anteil an den Gesamtkosten ausmachen kann. Beim Einkauf dieser Artikel und Dienstleistungen besteht dabei oftmals ein großes Optimierungspotenzial, mitunter unterschätzt.
Beschaffung ist ein komplexes Thema
Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist ein zentraler Einkauf unabdingbar. Dies schiebt dem sogenannten Maverick Buying einen Riegel vor. Fachabteilungen bestellen also nicht selbst, sondern lassen die Einkäufe über die Zentrale koordinieren. Der einfache Leitsatz hierbei lautet, dass höhere Bestellmengen gewöhnlich in günstigeren Stückpreisen resultieren und gesammelte Einkaufslisten Versandkosten sparen.
Beschaffung ist aber ein weitaus komplexeres Thema als nur der Einkaufspreis für Artikel oder Leistungen. Daher erfordert es Erfahrung und Mitarbeiter, extern oder intern, mit der nötigen Expertise und dem entsprechenden Netzwerk an Kontakten, um optimale Bedarfsmengen zu ermitteln, Bestellprozesse zu optimieren, das Produktportfolio zu straffen oder bündeln oder einfach, um bestmögliche Konditionen beim Einkauf auszuhandeln oder optimale Einkaufswege zu ermitteln.
Eventuell kann es sich lohnen, dass Unternehmen diesen Prozess auf spezialisierte Service – Partners für den Bereich indirekter Beschaffung auslagern. Aber, ob mit externer Unterstützung oder auf Basis des eigenen Mitarbeiter-Know-hows, Ausgangsbasis sollte dabei immer eine Analyse des Istzustandes unter Berücksichtigung der bestehenden Beschaffungs-, Lager- und Bezahlprozesse sein, um so gemeinsam Maßnahmen entwickeln zu können. Maßnahmen, nicht nur mit dem Ziel möglichst günstiger Einkaufspreise, sondern auch mit Blick auf die Optimierung der Einkaufsprozesse. Dies natürlich auch zeitgemäß unter Berücksichtigung der fortschreitenden Möglichkeiten der Digitalisierung bei Bestell- und Bezahlprozessen.
Solche Anpassungen bieten zwar erhebliches Potenzial für Kostensenkungen, müssen aber auch strategisch vorbereitet werden, nicht zuletzt, weil durch Optimierungen und Anpassungen gewohnte Prozesse verändert werden.
Beschaffung allgemein, auch von den hier angesprochenen indirekten Waren und Leistungen, ist genauso wie Produktion und Vertrieb einer der wesentlichen Säulen, die den Geschäftserfolg eines Unternehmens bestimmen. Hierbei spielen sowohl finanzielle als auch qualitative Komponenten eine wesentliche Rolle, ebenso natürlich die zeitliche Komponente, die die Verfügbarkeit begründet. Daher lohnt es, von Zeit zu Zeit die eigenen Prozesse zu prüfen und gegebenenfalls zu optimieren.