Ausgangsbasis: Ein blühende Geschäft und die dadurch wachsende Belastung.

Unser Protagonist: „Green Sprout Solutions“, ein schnell wachsendes Unternehmen, das sich auf nachhaltige urbane Gartenbaulösungen spezialisiert hat. Innerhalb von nur zwei Jahren ist es von einem kleinen Team von fünf Mitarbeitern zu einer geschäftigen Belegschaft von dreißig angewachsen.

In diesem Artikel werden typische Probleme in Unternehmen aufgezeigt und welche Lösungen HR Works anbietet, sodass HR – Herausforderungen bei neuen und „alten“ Unternehmen gemeistert werden können.

Die Papierflut – Ineffiziente Urlaubsplanung

Problem: Sarah, die Personalmanagerin, ertrank in Urlaubsanträgen. Mitarbeiter reichten handschriftliche Formulare ein, was zu einem chaotischen Papierberg, Doppelbuchungen und ständigen Rückfragen führte. Die Genehmigung von Anträgen dauerte Tage, und die Übersicht über die verbleibenden Urlaubstage war ein Albtraum.

HR Works Lösung: Sarah implementierte das Zeitmanagement-Modul von HR Works. Mitarbeiter konnten nun einfach online Urlaubsanträge einreichen, ihre verbleibenden Tage einsehen und einen unternehmensweiten Kalender einsehen, um Überschneidungen zu vermeiden. Führungskräfte konnten Anträge mit einem einzigen Klick genehmigen, und das System aktualisierte automatisch die Aufzeichnungen aller Mitarbeiter.

Auswirkung: Der Papierberg verschwand. Die Urlaubsplanung wurde transparent und effizient, wodurch Sarah Zeit für strategischere Aufgaben gewann. Die Mitarbeiter schätzten die Benutzerfreundlichkeit des neuen Systems.

Das Gehaltsabrechnungs-Puzzle – Wiederkehrende Fehler

Problem: Mit dem wachsenden Team wurde die manuelle Gehaltsabrechnung immer komplexer. Falsche Berechnungen, versäumte Abzüge und verspätete Zahlungen begannen sich einzuschleichen, was zu Frustration und Misstrauen bei den Mitarbeitern führte. Sarah verbrachte jeden Monat Tage damit, Tabellenkalkulationen akribisch zu prüfen, eine Aufgabe, die anfällig für menschliche Fehler war.

HR Works Lösung: Green Sprout Solutions führte das Gehaltsabrechnungsmodul von HR Works ein. Dies automatisierte den gesamten Gehaltsabrechnungsprozess und integrierte ihn mit Mitarbeiterdaten und Steuervorschriften. Gehaltsberechnungen, Abzüge und Zahlungsabwicklung wurden nun genau und pünktlich durchgeführt. Digitale Gehaltsabrechnungen wurden automatisch erstellt und an die Mitarbeiter gesendet.

Auswirkung: Gehaltsabrechnungsfehler gehörten der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter erhielten ihre Gehälter genau und pünktlich, was die Moral steigerte. Sarah sparte wertvolle Zeit und konnte sich auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter konzentrieren, anstatt Zahlen zu wälzen.

Die Talentsuche – Ineffiziente Personalbeschaffung

Problem: Die richtigen Talente für Green Sprout Solutions zu finden, wurde immer schwieriger. Stellenanzeigen waren auf verschiedenen Plattformen verstreut, Bewerbungen kamen per E-Mail und Post an, und die Verfolgung von Kandidaten durch die verschiedenen Phasen des Einstellungsprozesses war unorganisiert und zeitaufwendig.

HR Works Lösung: Die Implementierung des Recruiting-Moduls rationalisierte ihren Einstellungsprozess. Sie konnten nun Stellenangebote direkt von der Plattform aus erstellen und über mehrere Kanäle veröffentlichen. Bewerbungen wurden zentralisiert, und das System ermöglichte eine einfache Vorauswahl, Terminplanung für Vorstellungsgespräche und Kommunikation mit Kandidaten.

Auswirkung: Der Rekrutierungsprozess wurde wesentlich effizienter. Sie konnten einen größeren Pool an Kandidaten erreichen, deren Fortschritt effektiv verfolgen und neue Mitarbeiter reibungsloser einarbeiten, wodurch die Einstellungszeit verkürzt wurde.

Das Onboarding-Labyrinth – Mangel an Struktur

Problem: Die Begrüßung neuer Mitarbeiter war ein hektischer und uneinheitlicher Prozess. Wichtige Dokumente gingen oft verloren, Einführungsgespräche wurden nicht immer geplant, und neue Mitarbeiter fühlten sich in den ersten Wochen manchmal verloren und überfordert.

HR Works Lösung: Die Onboarding-Funktion innerhalb von HR Works bot neuen Mitarbeitern eine strukturierte und ansprechende Erfahrung. Sie konnten vor ihrem ersten Arbeitstag online auf wichtige Dokumente zugreifen, Onboarding-Aufgaben digital erledigen und erhielten automatische Erinnerungen an Schulungen und Einführungsgespräche.

Auswirkung: Neue Mitarbeiter fühlten sich schneller willkommen, informiert und in die Unternehmenskultur integriert. Dies führte zu einem höheren anfänglichen Engagement und einer schnelleren Steigerung der Produktivität.

Das Performance-Puzzle – Subjektive Bewertungen

Problem: Leistungsbeurteilungen bei Green Sprout Solutions waren uneinheitlich und basierten oft auf subjektiven Meinungen. Es gab keinen klaren Rahmen für die Festlegung von Zielen, die Bereitstellung von Feedback oder die Verfolgung der Mitarbeiterentwicklung im Laufe der Zeit.

HR Works Lösung: Das Performance-Management-Modul ermöglichte es ihnen, einen strukturierten Leistungsbeurteilungsprozess zu implementieren. Sie konnten klare Ziele definieren, regelmäßige Feedbackgespräche zwischen Managern und Mitarbeitern ermöglichen, Fortschritte verfolgen und objektive Leistungsbeurteilungen durchführen.

Auswirkung: Leistungsbeurteilungen wurden aussagekräftiger und entwicklungsorientierter. Die Mitarbeiter hatten ein besseres Verständnis der Erwartungen und erhielten konstruktives Feedback, um ihre Fähigkeiten zu verbessern und effektiver beizutragen.

Das Entwicklungs-Dilemma – Mangelnde Schulungsaufsicht

Problem: Obwohl Green Sprout Solutions das Mitarbeiterwachstum schätzte, war die Verfolgung der Schulungsteilnahme und die Identifizierung von Kompetenzlücken ein manueller und unorganisierter Aufwand. Es war schwierig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die für ihre Aufgaben und ihre Karriereentwicklung notwendigen Schulungen erhielten.

HR Works Lösung: Die Learning & Development-Funktionen von HR Works ermöglichten es ihnen, Schulungsprogramme effektiv zu verwalten. Sie konnten Schulungsmaterialien hochladen, Kurse planen, die Teilnahme der Mitarbeiter verfolgen und Bereiche identifizieren, in denen weiterer Entwicklungsbedarf bestand.

Auswirkung: Die Mitarbeiter hatten besseren Zugang zu relevanten Schulungsmöglichkeiten, was zu verbesserten Fähigkeiten und Kenntnissen führte. Die Personalabteilung erhielt einen klaren Überblick über die Mitarbeiterentwicklung und konnte Kompetenzlücken im Unternehmen proaktiv angehen.

Die Datenwüste – Schwierigkeiten bei der Berichterstellung

Problem: Die Erstellung von HR-Berichten war ein mühsamer und zeitaufwendiger Prozess. Sarah musste Daten aus verschiedenen Tabellenkalkulationen manuell zusammenstellen, um Einblicke in die Mitarbeiterfluktuation, Fehlzeiten und andere wichtige HR-Kennzahlen zu erhalten. Dies erschwerte datengestützte Entscheidungen.

HR Works Lösung: Das Reporting & Analytics-Modul von HR Works bot Echtzeit-Zugriff auf umfassende HR-Daten. Sarah konnte auf einfache Weise anpassbare Berichte zu verschiedenen Kennzahlen erstellen, Trends visualisieren und wertvolle Einblicke in die Belegschaft gewinnen.

Auswirkung: Sarah konnte nun fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer Daten treffen, was es ihr ermöglichte, potenzielle Probleme proaktiv anzugehen und HR-Strategien zu optimieren. Dies trug zu einer effizienteren und engagierteren Belegschaft bei.

Das Kommunikationsrätsel – Mangel an zentralen Informationen

Problem: Wichtige Unternehmensmitteilungen, Richtlinien-Updates und Mitarbeiterhandbücher waren über E-Mails, freigegebene Laufwerke und physische Anschlagtafeln verstreut. Mitarbeiter verpassten oft wichtige Informationen, was zu Verwirrung und Ineffizienzen führte.

HR Works Lösung: Die integrierten Kommunikations- und Dokumentenmanagementfunktionen von HR Works boten eine zentrale Plattform für alle HR-relevanten Informationen. Mitarbeiter konnten über ihr Self-Service-Portal einfach auf Richtlinien, Handbücher, Unternehmensnachrichten und Ankündigungen zugreifen.

Auswirkung: Die Kommunikation wurde transparenter und zugänglicher. Die Mitarbeiter waren besser informiert, was zu einer engagierteren und besser ausgerichteten Belegschaft führte. Sarah musste keine Zeit mehr damit verbringen, Bestätigungen einzuholen oder wiederholende Fragen zu beantworten.

Fazit: Vorteile der Implementierung von HR Works

Durch die Implementierung von HR Works verwandelte Green Sprout Solutions seine Personalabteilung von einer reaktiven, administrativen Belastung zu einem proaktiven, strategischen Partner für das Wachstum des Unternehmens. Ineffiziente Prozesse wurden durch optimierte digitale Workflows ersetzt, was zu glücklicheren Mitarbeitern, einem effizienteren HR-Team und einem florierenden, wachsenden Unternehmen führte. Das blühende Geschäft verfügte nun über ein HR-Fundament, das so robust und nachhaltig war

Hinweis: die Geschichte ist rein fiktional, soll aber an einem möglichen  Beispiel die Funktionen und Vorteile von HR Works aufzuzeigen