Ein Online-Shop eröffnet Unternehmen eine große Bandbreite an Möglichkeiten. Kunden können zum Beispiel 365 Tage im Jahr auf die angebotenen Produkte zurückgreifen und ohne beschränkte Öffnungszeiten alle Angebote wahrnehmen. Damit das Pflegen dieses Shops für die Firma selbst genauso reibungslos abläuft, ist eine Anbindung an das eigene Warenwirtschaftssystem unerlässlich. Wieso dies zu einem besseren Überblick führt, klären wir im Folgenden etwas genauer.
Klassischer Ablauf im Online-Shop
Wer mit einem der gängigen Webshop-Programme arbeitet, muss häufig viele einzelne Schritte nacheinander abwickeln, um eine aufgegebene Bestellung zu bearbeiten. Dabei verwenden solche Nutzer zusätzlich Excel-Tabellen und übertragen die notwendigen Daten selbstständig in Word-Dokumente oder E-Mail-Systeme, um Auftragsbestätigungen zu versenden. Als letzten Schritt muss der Bearbeiter die Bestellung in der Warenwirtschaft abgleichen sowie in der Logistik den Versand vorbereiten.
Diese Arbeitsschritte kosten viel Zeit. Zudem können dabei Übertragungsfehler entstehen und ein Überblick ist nur möglich, wenn sich die Zahl der Bestellungen in Grenzen hält. Doch Shop-Betreiber wünschen sich genau das Gegenteil. Schließlich möchten Firmen die vielen Vorteile des Online-Shoppings ausnutzen und damit mehr Kundschaft gewinnen.
Was macht das ERP-System?
Ein klassisches ERP-Programm ist eine Softwarelösung, die für die gesamte Planung und Organisation der betrieblichen Ressourcen zuständig ist. Dabei hilft sie der Geschäftsleitung, anhand einer zentralen Datenbank den Überblick zu behalten. Da ein solches System integrativ ist, kann es bereichsübergreifend sowohl die klassische Warenwirtschaft als auch andere Felder wie die Forschung oder die Personalwirtschaft abdecken.
Früher waren ausschließlich Großunternehmen die Verwender einer ERP-Software. Heutzutage ist das Programm allerdings so flexibel, dass jeder Bereich sowie jede Branche die vorhandenen Funktionen individuell verwenden kann. Dadurch haben besonders mittelständische Firmen die Möglichkeit, die Vorteile einer solchen Software zu nutzen.
Was verändert sich bei der Integration einer Betriebssoftware?
Ein solches Programm ist daher vielseitig und kann auch den E-Commerce in die betriebsinternen Abläufe einschließen. Eine einheitliche Datenbank sorgt dafür, dass alle Informationen im Webshop in Echtzeit für jeden anderen Bereich zur Verfügung stehen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Lagerbestände
- Artikelbeschreibungen
- Preise
- Kundeninformationen
- Aufträge
Das bedeutet für den Betreiber des Online-Shops, dass Prozesse automatisch ablaufen. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand enorm. Zudem senkt es die Wahrscheinlichkeit von Dubletten oder Fehlern.
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Sobald eine Bestellung eingeht, registriert es das System und Auftragsbestätigungen, Rechnungen sowie das Abgleichen mit der Logistik laufen von alleine ab.
Zudem können die Anwendungsmöglichkeiten entsprechend den Anforderungen innerhalb des Unternehmens mitwachsen.
Dadurch erhalten sowohl Geschäftsführer als auch Mitarbeiter einen ganzheitlichen Überblick über die Vorgänge im Online-Shop und können gleichzeitig die Informationen dafür nutzen, um Daten auszuwerten. Anhand derer kann nachvollzogen werden, welche Produkte bei welchen Kunden besonders beliebt sind.
Für die passende Lösung entscheiden
Vor der Anschaffung eines solchen komplexen Systems sollten Firmen gründlich recherchieren. Der Webshop muss mit dem ERP-Programm kompatibel sein und eine Oberfläche bieten, welche die Mitarbeiter einfach bedienen können. Im Zweifel können Shop-Betreiber Testversionen ausprobieren. Wenn die Anwendungen zufriedenstellen, gelingt jedem Unternehmen eine schnelle sowie sinnvolle Integration, die dem ganzen Betrieb einen besseren Überblick über die Vorgänge ermöglicht.
