Wenn der Kunde nicht zahlt, kann dies je nach Betrag und Anzahl nicht zahlender Kunden entweder ein Ärgernis sein oder aber auch zu einer existenzbedrohenden Situation führen, mindestens aber ist es mit einem zusätzlichen Zeitaufwand verbunden. Treffen wird es im Rahmen einer Selbständigkeit oder Unternehmensführung wahrscheinlich fast jeden zu einem gewissen Zeitpunkt, daher sollte man von Anfang an gewisse Regeln aufstellen und bei Notwendigkeit Lösungen zur Hand haben. Eine Lösung besonders bei umfangreicherem Forderungsmanagement oder bei einer existenzbedrohenden Lage wäre die Inanspruchnahme eines Inkassounternehmens wie beispielsweise die DEBITAS Inkasso & Forderungsmanagement GmbH, die unter Umständen auch Forderungen aufkaufen.

Von Anfang an sollte man im Bereich Rechnungswesen & Forderungsmanagement einige Grundregeln beachten. Ganz wichtig ist, dass man im Verhältnis zu Kunden immer eine gewisse Distanz wahren sollte. Persönliche Gefühle oder Beziehungen würden bei Zahlungsausfällen die Problematik nur erschweren.

Regelwerk für Rechnungs- und Mahnwesen

Sie sollten ein gewisses Regelwerk aufstellen, dem sie strikt folgen und natürlich über die entsprechende Software verfügen, um Zahlungen und Zahlungseingänge verfolgen zu können. Dieses sollte klar definierte Zahlungsziele und Zahlungsbedingungen umfassen. Diese können zwar individuell für Kunden gelten, aber auch dann sollten diese eingehalten werden. Bei umfangreichen Projekten bestehen Sie auf Teilzahlungen, eventuell auch auf eine Anzahlung, um zu verhindern, dass Sie nach einem komplexen Projekt ohne Einnahmen darstehen.

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Zahlt ein Kunde nicht, so reagieren Sie möglichst zeitnah. Die erste Stufe stellt immer die freundliche Zahlungserinnerung dar. Gerade im Dienstleistungsbereich wird man selten gleich zum Mahnschreiben greifen, denn Zahlungsverzögerungen mögen zwar ärgerlich sein, müssen aber nicht zwingend mit dem Ziel nicht zahlen zu wollen, auftreten und natürlich möchte man gute Kunden nicht verärgern. Oftmals löst eine Zahlungserinnerung bereits das Problem. Die Zahlungshistorie eines Kunden gibt hier meist (aber nicht zwingend) auch bereits Indikatoren, wie groß das Problem werden könnte. Ein normalerweise gut zahlender Kunde ist anders zu betrachten als ein Kunde, der auch schon zuvor eine schlechte Zahlungsmoral gezeigt hat. Etwa 8 Tage nach Fälligkeit wäre die Zahlungserinnerung anzudenken, da man ein paar Tage Überschneidung bei Buchungen immer einkalkulieren muss. Diese stellen die meisten Unternehmen, aber auch dies ist nicht zwingend, ohne Verzugskosten zu.

Das Mahnverfahren

Erfolgt auch nach der 1. Zahlungserinnerung keine Zahlung, so sollte man spätestens nach einem Zeitraum von 30 Tagen nach Fälligkeit, das Mahnverfahren einleiten. Dieses kann sowohl gerichtlich als auch außergerichtlich erfolgen. Meist wird man aber den außergerichtlichen Weg (zunächst) beschreiten. 2-3 Mahnungen, bevor weitere Schritte eingeleitet werden, sind dabei meist üblich, auch wenn es hierfür keine festen gesetzlichen Regeln gibt. Wichtig im Mahnschreiben ist die entsprechende Klarheit inklusive dem Aussprechen entsprechender Konsequenzen bei Nichtzahlung. Ebenso können natürlich Mahnkosten in Rechnung gestellt werden.

Nutzung eines Inkassounternehmens

Problematisch wird es, wenn auch nach erfolgten Mahnschreiben keine Zahlung erfolgt. Da das gesamte Mahnwesen plus auch dem Beschreiten gerichtlicher Wege zu einem erheblichen Zeitaufwand wird, lohnt es sich spätestens hier die Dienste eines Inkassounternehmens in Anspruch zu nehmen. Zwar fallen hierfür Kosten an, aber Inkassounternehmen verfügen in der Regel nicht nur über das entsprechende Know-How und Personal, sondern es bedeutet für das Unternehmen oder den Selbständigen auch eine erhebliche Zeiteinsparung. Zeit, die man gewinnbringender mit dem eigenen Kerngeschäft verbringen kann. Von daher ist auch die frühe Inanspruchnahme, also spätestens nach der freundlichen Zahlungserinnerung, eine ernsthafte Option, denn das Einschalten eines Inkassounternehmens kann Zahlungen in vielen Fällen doch deutlich beschleunigen, was die Liquidität im Unternehmens verbessert.

Die Inanspruchnahme eines Inkassounternehmens ist dabei sehr einfach. Der Inkassoauftrag in 3 Schritten beinhaltet die Eingabe der Rechnungsdaten, also der Forderung, die Unternehmensdaten von Ihnen (dem Gläubiger) und die Daten ihres Kunden (dem Schuldner). Auch ein Inkassounternehmen wird dabei meist erst den außergerichtlichen Weg beschreiten und nur, wenn notwendig, den gerichtlichen Weg einschreiten bis hin zu Vollstreckungsbescheiden, Pfändungen oder gar einem Antrag auf Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung.

Wie man erkennen kann, ist das Mahnwesen nicht nur unangenehm, sondern auch zeitaufwendig, zudem belastet es die Liquidität. Hier besteht die Alternative, Forderungen auch von Anfang an ein Inkassounternehmen abzutreten. Dieses beinhaltet zwar Kosten, verbessert aber die Liquidität und reduziert den eigenen Personal- und Zeitaufwand spürbar.

Das Mahnwesen gehört sicherlich zu den unangenehmeren Begleiterscheinungen jeder unternehmerischen Tätigkeit. Daher sind Distanz zum Kunden, Disziplin und eine zeitnahe Reaktion dringend notwendig. Zahlt ein Kunde nicht, so ist immer ein entsprechendes Fingerspitzengefühl notwendig, besonders bei persönlichen Kundenbeziehungen, aber man sollte sich auch nicht davor scheuen konsequent zu sein bis hin zur Inanspruchnahme eines Inkassounternehmens, denn letztlich geht es ja auch um die eigene Existenz.