Xpert-Timer: Zeiterfassung im Test

Xpert-Timer ist eine Zeiterfassungssoftware, die umfangreiche Tools beinhaltet, um eine umfassende Zeiterfassung inklusive Auswertung und Projektmanagement bis hin sogar zur Faktura zu ermöglichen. Das sehr umfangreiche Business Tool bietet dabei so viele Möglichkeiten, dass diese nicht komplett in einem einzigen Artikel wirklich abgedeckt werden können, die es aber Wert sind, entdeckt zu werden. Das Programm Xpert-Timer präsentiert sich hierbei sehr übersichtlich und logisch aufgebaut, aber alleine wegen der Fülle von Optionen hat es auch eine (beherrschbare) Lernkurve, um das Programm wirklich voll ausschöpfen zu können.

Xpert-Timer arbeitet mit einer Access-Datenbank oder alternativ mit einem SQL-Datenbankserver wie u. a. MS-SQL inkl. Express-Version, PostgreSQL oder auch MySQL. Das Programm ist mehrbenutzerfähig und kann auch zentral auf einem Server installiert und von dort gestartet werden. Für die Anbindung von Außendienstmitarbeitern bietet es eine Datensynchronisation und es gibt auch zusätzlich eine App für Android-basierte Geräte. Getestet wurde die Installation mit einer lokalen Access-Datenbank, wobei zumindest hier sich die Installation sich sehr flott und unproblematisch gestaltete.

xPert-Timer Zeiterfassung Hauptfenster

Das Hauptfenster von Xpert-Timer

Umfangreiche Funktionen mit Projektmanagement und Faktura inklusive

Kernfunktion ist natürlich die projektorientierte Zeiterfassung, zusätzlich beinhaltet Xpert-Timer aber auch eine Kundenverwaltung, eine Faktura, Projektmanagementfunktionen, eine Dokumentenverwaltung, ja sogar ein Telefoniemodul. Xpert-Timer kann so die zentrale Software für alle Projekte im Unternehmen sein. Die Software eignet sich sowohl für größere Unternehmen als auch für den Selbständigen/Freelancer, wenn eine professionelle Zeiterfassung für Kunden inklusive Angebots- und Rechnungserstellung benötigt wird. Die eingebaute Faktura mit Angebote, Rechnungen und Mahnung kann durchaus je nach Einzelfall den Kauf zusätzlicher Software ersparen.

Die einzelnen Module wie Projekte, Kundendaten (inklusive Ansprechpartner, Dokumente etc), erfasste Zeiten, Aufgaben, Rechnung etc. sind logisch miteinander verknüpft, sodass in jedem Bereich immer eine klare Zuordnung gegeben ist.

Projektverwaltung in Xpert-Timer

Xpert-Timer Zeiterfassung Projektverwaltung

Die Projektverwaltung in Xpert-Timer ist ein Herzstück des Programms. Hier können Kunde(n) und Mitarbeiter zugewiesen werden, genauso wie Aufgaben, Notizen, Angebote und Rechnungen sowie natürlich damit verbundene erfasste Zeitaufwendungen und einiges mehr, auch Dokumente können hinterlegt werden. Die Funktionalität entspricht praktisch der einer eigenständigen Projektmanagement-Software, so können (geplanter) Anfangs- und Endpunkt genauso eingegeben werden wie Projektstatus, ein eventueller Eskalationsstatus bei kritischen Projekten, Projektfortschritte, geschätzter und tatsächlicher Zeitaufwand und einiges mehr. Ein Projekt kann im Team bearbeitet werden, oder auch durch einzelne Mitarbeiter, es kann vorgemerkt werden zur Verrechnung oder nicht, ebenso wie zur rein internen Kalkulation dienen.

Jedes Projekt ist anders, auch wird der Stundensatz des Gesellen meist anders angesetzt als der des Meisters. Xpert-Timer bietet für all diese Eventualitäten weitreichende Optionen: es lassen sich unterschiedliche Abrechnungssätze ansetzen, ebenso können Abrechnungseinheiten festgelegt werden und man kann definieren, wie angebrochene Minuten berechnet werden sollen. Unternehmen können auch Preislisten anlegen, was Abrechnungen zeitlich vereinfacht und Prozesse vereinheitlicht. Selbstverständlich kann ein Projekt auch nach Pauschalpreis abgerechnet werden.

Zur Feinsteuerung erlaubt Xpert-Timer auch Unterprojekte, was Teilabrechnungen vereinfacht, zudem natürlich Projekte strukturiert.

Das Projektmodul erlaubt einen guten und schnellen Überblick über erfasste Zeiten und ermöglicht auch eine Visualisierung. Unternehmen können so jederzeit einsehen wie viel Zeit bisher für ein Projekt verwendet, was auf die beteiligten Mitarbeiter entfällt und wie sich die Zeitaufwendungen zu den geplanten Zeitaufwendungen verhalten. Unternehmen können so auch rechtzeitig reagieren, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft und ebenso können natürlich auch sehr präzise Rechnungen erstellt werden.

Xpert-Timer enthält an dieser Stelle sehr viele Feinsteuerungsoptionen, um gewählte Verfahren sehr individuell je nach Anforderung zu steuern. Erwähnenswert ist auch, dass auch weitere Projektleistungen im Prozess berücksichtigt werden können, die nicht der Zeiterfassung unterliegen, z. B. Materialkosten, Service-Gebühren etc., sodass man hier wirklich inklusive hinterlegter Dokumente, Adressen, Aufgaben etc. unter einem Dach und auf einem Blick hat.

Erfassung von Zeiten

Die Erfassung der Zeiten erfolgt optional über eine einfach zu nutzende Toolbar, die u. a. einen Start/Stop und Pausemodus anbietet, genauso wie die Auswahl eines Projektes und mehr. Die Zeiterfassung kann dabei auch ohne Starten des Hauptprogramms genutzt werden, dieses muss also nicht ständig im Hintergrund laufen. Selbstverständlich können die Zeiterfassungsfunktionen aber auch direkt im Programm gesteuert werden.

Die so erfassten Zeiten werden automatisch dem jeweils gewählten Projekt / Unterprojekt zugeordnet. Standardmäßig wird der Mitarbeiter über die Windows-Anmeldung erkannt, alternativ kann aber auch ein Anmeldedialog genutzt werden. Dies empfiehlt sich, wenn mehrere Mitarbeiter den jeweiligen Rechner nutzen. Da Programm übernimmt automatisch die Berechnung von Preise auf Basis der jeweils gewählten Einstellung.

Einmal erfasste Zeitstempel können dabei nachbearbeitet werden, sei es um eine vergessene Pause nachzutragen oder sei es um das Abrechnungsverfahren für diesen Zeitstempel anzupassen. Dank seiner große Flexibilität erlaubt es, das Programm auch unproblematisch Zeitstempel zu erfassen, die nur der internen Kalkulation oder der Statistik dienen. Bei den erfassten Zeitstempeln können natürlich nicht nur die Zeiten erfasst werden, sondern der Tätigkeit kann auch eine Beschreibung zugeordnet werden (Support, Telefon, Entwicklung etc.). Hier, wie auch an vielen anderen Stellen erleichtern frei definierbare Kategorie-Listen ein einheitliches Konzept, welches von allen Mitarbeitern verwendet werden kann.

Gruppierungs- und Filterfunktionen nach Status, Projekttyp ermöglichen eine hilfreiche Strukturierung bei zunehmenden Daten.

xPert-Timer Zeiterfassung Auswertung

XPert-Timer bietet umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, dies sowohl nach zeitlichen als auch nach inhaltlichen Kriterien und sowohl grafisch als auch in Textform, sodass jederzeit ein vollständiger Überblick über die erfassten Summen und damit verbunden finanzielle Daten gegeben ist, sodass Entscheidungsträger auch die Gewinn- und Verlustsituation im Blick haben.

Zusammenführung und Faktura

Xpert-Timer Zeiterfassung Faktura

Xpert-Timer ermöglicht es Fixdaten und erfasste Zeitaufwendungen zusammenzuführen. Es bietet hierzu über die eingebaute Faktura nicht nur die Möglichkeit der Rechnungserstellung, sondern auch ebenso ein Mahnwesen Dazu können auch Angebote erstellt werden. Hier können dann auch die Erfahrungswerte aus zuvor erfassten Projekten und damit verbunden Zeitaufwendungen genutzt werden. Dies ist auch ein Grund, warum es sich lohnt die Zeiterfassung konsequent zu nutzen, auch für rein interne Kalkulationen, denn umso genauer Angebote verfasst werden, umso geringer ein eventuelles finanzielles Risiko einer Fehlkalkulation.

Auch interessant:

XPert-Timer bietet bereits viel in im Stammprogramm, es gibt aber auch noch kostenpflichtige Zusatzmodule wie ein Outlook Modul. Interessant dürfte für Mitarbeiter im Außeneinsatz auch ein App-Lösung für Android-Tablet PCs/Smartphones sein. Diese erlaubt die mobile Erfassung unterwegs mit natürlich Synchronisationsmöglichkeit mit der Hauptdatenbank, was aber nicht Gegenstand des Tests war.

Selbstverständlich unterstützt das Programm auch die Konfiguration unterschiedlicher Nutzungsrechte für Mitarbeiter einzustellen, da nicht alle Informationen für jeden einsehbar sein müssen.

Generell bietet XPert-Tomer eine Fülle von Einstellungs- und Anpassungsmöglichkeiten, sodass eine starke Individualisierung auf die jeweiligen Anforderungen im Unternehmen möglich ist.

Fazit Xpert-Timer:

Zeiterfassung ist ein wichtiges Thema, wann immer es um Kostenvoranschläge und Rechnungsstellung geht. Es ist sogar ein zentrales Thema, denn gerade ungenaue Kostenvoranschläge / Angebote können sich unter Umständen erheblich auf die finanzielle Situation eines Unternehmens auswirken. Eine gut geführte Zeiterfassung ist aber auch eine wesentliche Voraussetzung für viele interne Prozesse, etwa um die Effizienz vieler Geschäftsprozesse bestimmen zu können.

Mit Xpert-Timer hat man nach meiner Meinung ein ausgezeichnetes Tool zur Hand, Zeiterfassung und Projektmanagement zu einem Erfolgswerkzeug für das eigene Unternehmen zu machen. Das Programm hat zwar sicherlich eine gewisse Lernkurve, deckt aber dafür eben die Anforderungen an eine professionelle Zeiterfassungssoftware auch exzellent ab. Der Funktionsumfang und die Flexibilität der Software sind beeindruckend, sodass in einem Artikel dieser auch gar nicht umfassend beschrieben werden konnte. Dies bleibt dann Folgeartikel vorbehalten.

Interessenten haben auch die Möglichkeit einer kostenlose Demo-Version vor einer Lizenzierung zu nutzen, denn natürlich sind Erwartungen und Anforderungen unterschiedlich. Aber Xpert-Timer sollte auf jeden Fall mehr als nur einen Blick gegönnt werden.

Mehr Infos zu Xpert-Timer, auch zur Lizenzierung bzw. Bezug einer Testversion, findet man hier beim Hersteller

Eine Übersicht der neuen Funktionen in Version 6.1 habe ich in diesem Artikel zusammengestellt.

Hinweis: Von der Firma Xpert-Timer Software wurde mir eine kostenlose Test-Lizenz auf meine Anfrage für diesen Test zur Verfügung gestellt. Daran waren aber keinerlei Vorgaben an diesen Artikel gebunden. Der Artikel enthält daher nur meine Erfahrungen und meine Meinung.

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