Ein gut durchdachtes Ablagesystem ist für Unternehmen von existenzieller Bedeutung – denn ohne dieses kommt es schnell zu angesammelten Papierbergen, unübersichtlichen Aktenschränken und undurchschaubaren File-Verzeichnissen. Der Zeitaufwand für die Suche nach relevanten Dokumenten und der folgende Produktivitätsverlust sollte nicht unterschätzt werden. Denn die Unterlagen sollen nicht nur verstaut werden, sondern müssen bei Bedarf schnell zur Hand sein wie zum Beispiel Lohnzettel. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die Aktenpflege gelingt und Sie Unterlagen richtig anlegen.

Die Kernkompetenz der Büroorganisation

Ob im Sekretariat, an der Rezeption oder in der Buchhaltung: Damit im Büro alles glatt läuft und Zeit für die wichtigen Aufgaben und Pflichten übrig bleibt, kommt es neben einer angemessenen Büroausstattung und einer ergonomischen Büroeinrichtung vor allem auf die gute Büroorganisation an.

Die Grundlage für eine sinnvolle Dokumentenverwaltung bildet dabei die Systematik hinter dem System. Denn viele Köche verderben den Brei – oder im Büroalltag die Ablage – gerade dann, wenn jeder mit einer anderen Methode arbeitet. Ob Sie in Ihrem Unternehmen die Dokumente in Papierform organisieren oder ein modernes eDossier für die Geschäftsunterlagen verwenden, ist dabei egal.

Das Bausteinprinzip – Bezug zu verschiedenen Gruppen

Eine bewährte Methode ist das Bausteinprinzip, nach dem Sie die anfallenden Unterlagen sortieren. Bausteine Ihrer Ablage können dabei Bezugspersonen wie Kunden, Lieferanten, Banken und Versicherungen oder ein Gegenstand wie Produkte oder Dienstleistungen sein. Die Ablage kann sich auch an der Dokumentenart (Lieferscheine, Rechnungen, Protokolle) oder dem Dateiformat orientieren.

Natürlich kann auch ein einzelnes Projekt ein übergeordneter Baustein sein – im Projektordner verfahren Sie dann nach der gleichen Struktur und legen die Unterlagen nach dem gewählten Baustein ab. Nach welchen Bausteinen Sie sich richten sollten, variiert von Branche zu Branche. Probieren Sie möglicherweise verschiedene Herangehensweisen aus und entscheiden Sie sich für die sinnvollste und effektivste Methode.

Einheitliche Namen der Unterlagen erleichtern den Arbeitsalltag

Um bei der Recherche für relevante Informationen nicht lange aufgehalten zu werden, sollten die Dateinamen der Unterlagen stets gleich geschrieben werden. Auch hier ist es sinnvoll, sich auf ein Format zu einigen, wie etwa „Datum_Dokumentenname“. Achten Sie auf die gleiche Schreibweise des Datums, damit es bei der Filterung oder Sortierfunktionen nicht zu Fehlern kommt.

Der Dateiname muss nicht zwingend aus einem Wort bestehen. Viel wichtiger ist es, das sich auf einen Blick erkennen lässt, worum es sich handelt. Diese Arbeitsweise empfiehlt sich, da so ein Dokument nicht erst geöffnet werden muss, um den Inhalt zu überprüfen.

Absprache mit den Kollegen

Sprechen Sie die Logik Ihrer Ablage mit Ihren Kollegen ab. Auch die Stellvertretung sollte Bescheid wissen, damit bei Personalausfällen direkt weitergearbeitet werden kann. Zusammen können Sie ein System aufbauen, bei dem jeder schnell alles findet, unabhängig davon, ob in elektronischer oder Papierform. Bei einer Kombination von beiden Ablagearten sollten die Strukturen der physischen und digitalen Ablage übereinstimmen.

Tipps für die einfache E-Mail-Ablage

Ordner, die häufig benutzt werden, können mit einer vorstehenden Nummerierung versehen werden. Sie stehen daher immer an erster Stelle und müssen nicht durch Scrollen gefunden werden. Legen Sie nicht zu viele Unterordner an, dadurch wird der Baum zu lang und das einfache Verschieben von Dokumenten wird erschwert. Erfahrungsgemäß sollte es nicht mehr als fünf Unterordner geben.

Zudem ist es ratsam, im Voraus zu überlegen, ob eine Ablage im E-Mail-Programm überhaupt sinnvoll ist oder Sie lieber auf ein gemeinsames Laufwerk zugreifen. Mit Verknüpfungen kann jeder Mitarbeiter seine relevanten Daten nach Belieben ablegen, ohne die Originalstruktur zu verändern.

Umstellung auf ein neues System – machen Sie einen Schnitt

Wenn Sie sich im Unternehmen für eine neue Ablagemethode entschieden haben, sollten Sie einen Strich ziehen und keine alten Daten in die neue Struktur übernehmen – dies ist besonders aufwändig und kostet viel Zeit. Sie wissen schließlich, dass die alten Unterlagen noch nach dem alten System gepflegt wurden. Mit der Zeit werden Sie die älteren Unterlagen immer seltener brauchen – der Zugriff wird daher auch immer weniger notwendig. Nach einigen Monaten hat sich alles eingespielt und Sie haben sich an die neue Ablage ohne großen Aufwand gewöhnt.

Optimaler Zeitpunkt für einen Umstieg auf ein professionelles System

Wenn Sie sich ohnehin für eine Umstellung der Ablagestruktur im Unternehmen entschieden haben, ist dies der perfekte Zeitpunkt um über die Einführung eines professionellen Dokumentenverwaltungsprogramms nachzudenken. So kann Ihr Betrieb von den Vorzügen der Software profitieren und eine einheitliche Informationsbasis geschaffen werden, die auch in der Vergangenheit isolierte Ablagen, wie das häufig genutzte E-Mail-Fach integrieren. Jegliche Dossier- und Schriftgutverwaltungen können allen Abteilung einfach zugänglich gemacht werden und ältere Papierdokumente falls nötig in das neue System übertragen werden.

Die Aktenpflege bietet viele Optimierungspotenziale für Unternehmen. Mit einer sinnvollen Systematik und einer Absprache mit den Kollegen wird das Papierchaos schnell beseitigt. Eine digitale Lösung ist bei der Aktenpflege besonders hilfreich. So bleibt wieder mehr Zeit für das Kerngeschäft!