Effizienz im Büro: Was leistet Scrum wirklich?

In diesen Tagen scheint der Wunsch nach effizienter Arbeit im Büro immer mehr in den Vordergrund zu rücken. In diesem Zuge spielt vor allem die Scrum Technik eine wichtige Rolle, welche einzelne Arbeitsprozesse anschaulicher machen soll. Doch was leistet dieser Weg wirklich und wie ist es im Büro möglich, von den Einflüssen zu profitieren?

Stärkung der Zusammenarbeit

Magnettafel mit Notizen

© Leonid – Fotolia.com

Besonders unter der Voraussetzung, dass Projekte und Arbeiten im Team erledigt werden, spielt Scrum eine wichtige Rolle. Das System ist darauf ausgelegt, alle Arbeitsprozesse transparent zu machen. Bauen einzelne Schritte aufeinander auf, so ist zu jeder Zeit klar, ob bereits an die Vorleistung eines anderen angeknüpft werden kann. So lassen sich Lücken und Leerläufe im Alltag im Büro verhindern, was die Effizienz deutlich steigern kann.

Wichtig ist bei Scrum vor allem der transparente Zugriff auf die aktuelle Darstellung. Die Mehrzahl der Büros, welche die Technik in die Arbeit integrieren, greift dabei auf eine Schautafel zurück. Mit Magneten können die einzelnen Kärtchen samt Notierungen dort verschoben werden. Angebote sind etwa unter Magnet – Shop.net zu finden. Darüber hinaus ist es inzwischen möglich, die Datei digital in den Verteiler zu stellen, sodass alle Mitglieder des Teams Zugriff darauf haben. Dieser Weg hat ebenfalls seine Vorteile, bringt allerdings höhere laufende Kosten mit sich.

Anpassbare Struktur

Ein wesentlicher Mehrwert von Scrum ist, dass mit dem Einsatz zahlreiche Meetings überflüssig werden. Ohnehin handelt es sich hierbei nicht um die beliebteste Beschäftigung unter den Mitarbeitern. Wird die Technik zum Einsatz gebracht, so können die im Meeting so mühsam erörterten Fragen grafisch dargestellt werden. Da wir dazu in der Lage sind, grafisch aufbereitete visuelle Informationen um ein Vielfaches schneller aufzunehmen, verkürzt sich auf diese Weise der gesamte Prozess. Daraus ergibt sich wiederum die hohe Erwartung, die viele Unternehmen an die Technik haben.

Gleichsam handelt es sich bei Scrum nicht um eine festgesetzte Struktur, die so in ihrer Form nicht verändert werden könnte. Jedes Unternehmen und jedes Büro hat die Möglichkeit, auf dem Chart neue Spalten einzufügen, um die Darstellung dem eigenen Arbeitsprozess anzupassen. Hier ist es möglich, die Angestellten mit in das Thema einzubeziehen und ihre Vorschläge einfließen zu lassen. Dieser Umstand trägt dazu bei, dass das System gleich von einer sehr viel größeren Masse getragen und unterstützt wird.

Tool muss getragen werden

Genau diese Unterstützung ist sogleich eine der zentralen Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit ein effizienter Einsatz der Technik möglich ist. Sobald auch nur ein Teil der Belegschaft nicht dazu bereit ist, sich auf einen solchen Weg einzulassen, ist es kaum mehr möglich, weiterhin Erfolge zu erzielen. Stattdessen ist die Unterstützung des Systems von allen Seiten notwendig, um es tatsächlich zu einem Meilenstein des eigenen Erfolgs zu machen. Auch ohne die Garantie, dass dieser Ansatz erfolgreich in die Tat umgesetzt werden kann, bietet sich doch der Anlass, optimistisch auf dieses Angebot zu schauen. Es hält in jedem Fall die Gelegenheit bereit, Arbeitsprozesse im Unternehmen zu verbessern und zu einem höheren Maß an Effizienz zu kommen. Dieses schlägt sich wiederum in der Wirtschaftlichkeit nieder und kann so auf lange Sicht seinen finanziellen Nutzen für die Firma entfalten.

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