Rechnungen, Buchungsbelege und andere geschäftliche Unterlagen müssen Unternehmen über längere Zeit aufbewahren. Bei einer digitalen Buchhaltung stellt sich deshalb nicht nur die Frage, wie ein Beleg erfasst wird, sondern auch, wie er anschließend ordnungsgemäß archiviert wird.
Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
Dazu gehören unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe und Buchungsbelege. Auch andere Unterlagen können relevant sein, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Wie lange müssen Buchungsbelege aufbewahrt werden?
Für Buchungsbelege gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Andere Unterlagen können zehn oder sechs Jahre aufbewahrungspflichtig sein, abhängig von der jeweiligen Dokumentenart.
Die konkreten Fristen ergeben sich unter anderem aus § 147 AO.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Rechnungen gilt nach § 14b UStG grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Kann ich Papierbelege einfach einscannen?
Eine digitale Archivierung kann grundsätzlich Teil einer ordnungsgemäßen elektronischen Buchführung sein. Entscheidend ist aber nicht einfach nur, dass ein Dokument eingescannt wurde.
Die Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung ergeben sich unter anderem aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form, den sogenannten GoBD.
Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD zuletzt 2025 aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen angepasst.
Was ändert sich bei E-Rechnungen?
Bei einer strukturierten E-Rechnung spielt die elektronische Form selbst eine wichtige Rolle. Das Bundesfinanzministerium stellt in den aktualisierten GoBD unter anderem klar, dass bei bestimmten strukturierten Datensätzen wie E-Rechnungen die inhaltliche Übereinstimmung maßgeblich ist.
Für E-Rechnungen kann es ausreichen, den strukturierten Teil entsprechend den Anforderungen aufzubewahren.
Warum ist eine digitale Belegverwaltung sinnvoll?
Eine digitale Belegverwaltung hat einen ganz praktischen Vorteil: Rechnungen und Belege lassen sich schneller wiederfinden.
Statt Ordner zu durchsuchen, kann nach Lieferanten, Beträgen, Zeiträumen oder anderen Informationen gesucht werden. Je nach Software können Belege außerdem direkt mit Buchungen oder Banktransaktionen verknüpft werden.
Was sollte eine digitale Buchhaltung können?
- Belege digital erfassen
- Belege langfristig archivieren
- Rechnungsdaten automatisch auslesen
- Belege Buchungen zuordnen
- Suchfunktionen bereitstellen
- E-Rechnungen verarbeiten
- Daten für den Steuerberater exportieren
sevdesk bietet beispielsweise eine digitale Belegerfassung und Funktionen zur Zusammenarbeit mit Steuerberatern.
Mein Fazit
Digitale Buchhaltung bedeutet nicht einfach, Papierbelege durch PDF-Dateien zu ersetzen. Entscheidend ist ein nachvollziehbarer Prozess von der Erfassung über die Zuordnung bis zur langfristigen Aufbewahrung.
Gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen kann eine strukturierte digitale Belegverwaltung dabei helfen, die laufende Buchhaltung übersichtlicher zu machen.
Welche Funktionen eine solche Lösung konkret bieten kann, zeigt unser sevdesk Überblick.
Hinweis: Die Aufbewahrungspflichten können abhängig vom Dokument und vom konkreten Sachverhalt unterschiedlich sein. Dieser Artikel stellt keine steuerliche Beratung dar.
