Ein wichtiger Aspekt der Projektplanung ist das Zeitmanagement. Denn nur mit einem festgelegten zeitlichen Rahmen können Ressourcen entsprechend verteilt werden. Auch gelten für viele Projekte Deadlines, um sorgsam und bedacht mit festgelegten Budgets umzugehen. Wir möchten Ihnen in diesem Artikel zeigen, wie sie das Zeitmanagement ihre Projekte erfolgreich meistern und Strategien entwickeln, um die Performance zu steigern.

Wichtige Fragen am Anfang beantworten

Für ein erfolgreiches Zeitmanagement muss der zeitliche Rahmen festgelegt werden. Das kann allerdings nur gelingen, wenn vorher andere Fragen beantwortet wurden. Von vielen unterschätzt ist beispielsweise die Frage nach dem Warum. Wieso sollte das Projekt abgeschlossen werden? Was soll damit erreicht werden? Was ist das größere Ziel, dass damit in Verbindung steht?
Die meisten Projekte scheitern nämlich nicht am zeitlichen Rahmen, sondern weil nicht die richtigen Prioritäten gesetzt werden. Somit wird Zeit verschwendet und das Projekt kann nicht im festgelegten zeitlichen Rahmen zum Erfolg geführt werden. Wer aber weiß, was genau das konkrete Endergebnis sein soll und die Motivation für dieses Feuer festlegt, setzt in der Regel auch automatisch die richtigen Prioritäten.
Nachdem die Prioritäten entschieden wurden, ist es auch viel einfacher, den zeitlichen Rahmen zu bestimmen. Beispielsweise können dann Aufgabenbereiche festgelegt und in zeitliche Abstände gelegt werden.

Effektiv arbeiten

Effektiv zu arbeiten, bedeutet, an den richtigen Aufgaben mit den richtigen Leuten zu arbeiten. Wer das Endergebnis bzw. seine Vision im Auge behält, kann einfacher festlegen, welche Aufgaben tatsächlich wichtig sind und welche nur reine Ablenkung vom eigentlichen Ziel darstellen.
Effektives Arbeiten setzt aber auch voraus, dass jeglicher Perfektionismus abgelegt wird. Denn dieser kostet wertvolle Zeit und lässt Mitarbeiter und Projektleiter dazu verleiten, sich in kleinen und unwichtigen Details zu verlieren. Manchmal kann es besser sein, zwei Schritte vor und einen zurückzumachen, anstatt zu Perfektionist sich zu denken und gar keinen Schritt zu wagen.

Effektiv organisieren

Besonders bei größeren Projekten spielt die Organisationsstruktur eine große Rolle. Damit das Optimale aus allen Ressourcen herausgeholt werden kann, ist eine klare Organisation unabdingbar. Dies ermöglicht auch eine reibungsfreie Kommunikation, die letztlich wichtig ist, damit alle Räder ineinandergreifen.

Dabei können einige Tools wie Plantafel hilfreich sein. Sowohl die klassische Varianten an der Wandtafel mit Post-Its, als auch Online-Plantafeln können funktionieren. Letztere haben allerdings den Vorteil, dass sie effektiveres Arbeiten ermöglichen. Denn Online-Plantafeln sind auf einer Cloud immer und überall verfügbar, sodass alle Mitarbeiter darauf zugreifen können.
Außerdem gibt es häufig weitere Funktionen, die das Projektmanagement erleichtern und automatisieren können.

Ablenkungen vermeiden

Besondere Feinde des Zeitmanagements sind Ablenkungen. Zahlreiche Studien haben in der Vergangenheit gezeigt, dass der Mensch unproduktiver arbeitet, wenn er Multitasking betreibt. Effektiver ist es, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und diese zum Abschluss zu bringen.
Leider gibt es Ablenkungsfaktoren heutzutage nur zu genüge. Beispielsweise sind Smartphones und das Internet große Hindernisse für ein effektives Zeitmanagement. Doch auch die Kommunikation im Team selbst kann zum Ablenkungsfaktor werden.

Aus diesem Grund sollte ein zeitlicher Rahmen zum Kommunizieren festgelegt werden. Um unnötige Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu vermeiden, sollten Rollen und Aufgabenbereiche klar definiert werden. Außerdem gilt es, Befugnisse und Ansprechpartner im vornherein zu bestimmen und tägliche oder wöchentliche Zeitraum festzulegen, in dem Kommunikation möglich ist.

Ressourcenpool planen

Jeder Mitarbeiter hat in der Regel andere Stärken, die er zur Geltung bringen kann. Es ist Aufgabe des Projektmanagers, Fertigkeiten und Kenntnisse von Mitarbeitern einzuschätzen und entsprechend Aufgaben zu verteilen. Nur auf diese Weise kann eine effektive Arbeitsweise stattfinden, um das Projekt im zeitlich festgelegten Rahmen abzuschließen.